AG SGB II.0/Kleine Anfrage: Einführung der eAkte im »JobCenter«

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Sachstand

Das Thema »Einführung der eAkte im ›JobCenter‹« soll nach den Wahlen des Jahres 2014 ab Ende September wieder aufgegriffen werden.

Hintergrund

Hintergrund der Anfrage ist die projektierte Einführung der »eAkte« (IT-Verfahren der Bundesagentur für Arbeit) in denjenigen »JobCentern«, bei denen es sich um gemeinsame Einrichtungen handelt.

Dieses Projekt ist nicht zu Verwechseln mit dem Projekt der Einführung des IT-Verfahrens ALLEGRO zur Leistungsberechnung (Nachfolger des IT-Verfahrens A2LL).

Aus Antworten, die auf diese Anfrage erteilt wurden, ergibt sich, dass im Frühjahr 2014 die Bundesagentur für Arbeit durch ein Rundschreiben bei »JobCentern« für die Teilnahme am »Pilotierungsprojekt« zur Einführung der eAkte geworben hat.

Vorgeschlagener Text der Anfrage

  • Hinweis: Der Umfang der Anfrage erscheint auf den ersten Blick ungewöhnlich groß, doch wurden vor dem Einsatz der Anfrage in Berlin, wohin sie zuerst übermittelt wurde, die Geschäftsordnungen aller 12 Berliner Bezirkverordnetenversammlungen daraufhin geprüft, ob dort konkrete oder sonstige Längenbeschränkungen für Kleine Anfragen verankert sind. Dies ist gegenwärtig in keiner dieser Geschäftsordnungen der Fall. Es wird jedoch nicht verkannt, dass solche Längenbeschränkungen in vielen anderen kommunalen Volksvertretungen gelten.

Übermittelt an kommunale Mandatsträger_innen über OpenAntrag.de:

Es wird höflich gebeten, folgende Schriftliche bzw. Kleine Anfrage einzubringen (sofern die Geschäftsordnung beide Mittel vorsieht, vorzugsweise als Schriftliche Anfrage):

»Betr.: SGB-II-Grundsicherungsträger # [Trägernummer] / ›JobCenter‹ [Gemeindename]

Für die vorliegende Anfrage nehme[n] [ich/wir] Bezug auf folgende Quellen zum Projekt ›eAkte‹ der Bundesagentur für Arbeit und zum zugrundeliegenden IT-Verfahren IBM FileNet P8:

[Ich/wir] gehe[n] davon aus, dass die Kenntnis der nachfolgend erfragten Sachverhalte unabdingbar für die sorgfältige sowie gegenüber dem kommunalen Gemeinwesen verantwortliche Erfüllung der übertragenen Aufgaben ist und deshalb von der örtlichen Einrichtungsleitung hierzu Auskunft gegeben werden kann, ohne an die Bundesagentur für Arbeit zu verweisen. Diese könnte ihrerseits auf die kommunalen Aspekte der erfragten Sachverhalte nicht eingehen.

Dies vorausgeschickt, frage[n] [ich/wir] die Verwaltung:

1 — Wann werden voraussichtlich oder wurden tatsächlich die ersten Papierakten abgeschlossen und in den mit FileNet P8 (›eAkte‹, Dokumenten-Management-System) gehaltenen Datenbestand übergeführt?

2 — Für welchen Zeitpunkt wird mit dem Abschluss der Digitalisierung des Papier-Aktenbestandes gerechnet?

3 — Wo verbleiben nach der Digitalisierung die bisherigen Papierakten?

4 — Für welchen Zeitpunkt ist die Vernichtung der digitalisierten Papierakten vorgesehen?

5 — Werden durch die oder wegen der Überführung des Papier-Aktenbestandes in den Aktenbestand des Dokumenten-Management-Systems die bisherigen Aufbewahrungsfristen für Papierakten außer Kraft gesetzt oder in sonstiger Weise geändert?

6 — Wie lange wurden personenbezogene Papierakten bisher aufbewahrt?

7 — Werden alle historischen, personenbezogenen Papierakten, die seit der Errichtung des eingangs bezeichneten SGB-II-Grundsicherungsträgers angelegt wurden, in das Dokumenten-Management-System übergeführt, oder nur Aktenbestände von der Gegenwart bis zurück zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit?

8 — Werden nur die Original-Aktenbände in das Dokumenten-Management-System übergeführt oder auch die Bände der Behelfsakten (Aktenkopien)?

9 — Werden alle Bände von Behelfsakten, die sachlich zu einer/einem leistungsbeziehenden Bürger_in bzw. einer Bedarfsgemeinschaft gehören, in das Dokumenten-Management-System übergeführt, also neben der ersten Kopie eines Aktenbandes auch möglicherweise existierende zweite oder weitere Kopien?

10 — Wie wird bei der Überführung der Papierakten in das Dokumenten-Management-System verfahren, wenn der Inhalt oder die Blattreihenfolge oder beides der Originalakten und der Behelfsakten (Aktenkopien) voneinander abweichen?

11 — Wie wird bei der Überführung der Papierakten in das Dokumenten-Management-System verfahren, wenn Haftnotizen oder andere angeheftete Papiere den darunter liegenden Inhalt eines Blattes abdecken?

12 — Werden auch personenbezogene Papierakten von Bürger_innen in das Dokumenten-Management-System übergeführt, die zum Zeitpunkt der Überführung keine Leistungen mehr beziehen?

13 — Werden für die Überführung in das Dokumenten-Management-System Aktenbände, die sich bei Gerichten befinden, vorübergehend zurückgeholt?

14 — Werden bei der Überführung in das Dokumenten-Management-System personenbezogene Aktenbestände der Bundesagentur für Arbeit und personenbezogene Aktenbeständen ihres kommunalen Vertragspartners im Vertrag über die Errichtung des eingangs bezeichneten SGB-II-Grundsicherungsträgers verschieden behandelt?

15 — Werden die Papierakten vor der Überführung in das Dokumenten-Management-System bereinigt?

15.a — Wenn ja: Durch wen und nach welchen Kriterien erfolgt dies und was geschieht mit Aktenbestandteilen, die im Zug einer Bereinigung aus den Papierakten entfernt werden? (Bitte verschriftlichte Kriterienliste zur Verfügung stellen.)

16 — In welcher Form soll Bürger_innen, die Einsicht in die sie betreffenden und in das Dokumenten-Management-System übergeführten Akten nach SGB X § 25 oder SGB X § 83 oder einem Informationsfreiheitsgesetz oder einer Informationsfreiheitssatzung beantragen, diese Einsicht gewährt werden?

17 — Sind hierfür gesonderte Bildschirmarbeitsplätze vorgesehen oder soll die Akteneinsicht am Platz der Sachbearbeiter_innen erfolgen?

18 — Ist während der Akteneinsicht die Begleitung der Bürger_innen durch eine_n Sachbearbeiter_in vorgesehen?

19 — Wen hat die eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsstelle als für den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems zuständigen behördliche_n Beauftragte_n für den Datenschutz benannt bzw. wem fällt diese Zuständigkeit innerbehördlich zu, wenn ein_e gesonderte_r Beauftragte_r für den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems nicht benannt wurde?

20 — Besteht Personalunion zwischen dieser/diesem Beauftragten für den Datenschutz und Mitarbeiter_innen der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹?

21 — Besteht Personalunion zwischen dieser/diesem Beauftragten für den Datenschutz und der Leitung der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹?

22 — Im Fall, dass es sich bei der/dem Beauftragten für Datenschutz um eine_n Mitarbeiter_in der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ handelt: Wie wird sichergestellt, dass bei Interessenkonflikten zwischen der Funktion der/des Beauftragten für den Datenschutz einerseits und der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ andererseits die Belange des Datenschutzes gegenüber der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ wirksam durchgesetzt werden?

23 — Wen empfiehlt der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger als Ansprechpartner_in in Fällen, in denen sich erweist, dass die Belange des Datenschutzes gegenüber der Rechtsabteilung bzw. der ›SGG-Stelle‹ nicht wirksam durchgesetzt werden?

24 — Wird der aus der Digitalisierung der Papierakten folgende elektronische Datenbestand beim Anbieter IBM gehalten oder im IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit oder lokalisiert in der Regionaldirektion der Bundesagentur für Arbeit oder beim eingangs bezeichneten SGB-II-Grundsicherungsträger?

24.a — Wenn ja: Bitte angeben, wo.

24.b — Wenn nein: Wo wird der elektronische Datenbestand des Dokumenten-Management-Systems gehalten?

25 — Wie wird sichergestellt, dass der elektronische Datenbestand des Dokumenten-Management-Systems das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland weder online noch auf Datenträgern verlässt, und zwar auch nicht im Wege von Safe-Harbour-Systemen im Sinne der europäischen Datenschutz-Richtlinie 95/46/EG?

26 — Kann nach der Digitalisierung der Papierakten dauerhaft nachvollzogen werden, welche Mitarbeiter_innen der Scan-Zentren der Deutschen Post oder deren Unterauftragsnehmer oder überhaupt anderer Unternehmen im Zug der Digitalisierung Zugang zu einer Papierakte hatten?

26.a — Wenn nicht: Warum wird dies für verzichtbar gehalten und aus welchen Gründen geht der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger davon aus, dass dadurch die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns nicht beeinträchtigt wird?

27 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Öffentlichkeit über die voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalte informiert?

27.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

27.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

28 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Öffentlichkeit an den Entscheidungen beteiligt, die den voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalten zugrunde liegen?

28.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

28.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

29 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Mitglieder der anfragenden Volksvertretung über die voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalte informiert?

29.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

29.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?

30 — Hat der eingangs bezeichnete SGB-II-Grundsicherungsträger die Mitglieder der anfragenden Volksvertretung an den Entscheidungen beteiligt, die den voranstehend unter Ziff. 1 bis Ziff. 26.a erfragten Sachverhalten zugrunde liegen?

30.a — Wenn ja: Wann und in welcher Form?

30.b — Wenn nicht: Warum wurde dies für verzichtbar gehalten?«

Antworten der öffentlichen Verwaltungen

Vorbemerkung

Die Anfrage wurde von mehreren piratischen Fraktionen bzw. Gruppen in den kommunalen Volksvertretungen übernommen.

Die nachfolgend dokumentierten Antworten sind genau zu lesen und mit Vorsicht zu genießen. Sie stellen keine abschließenden, unangreifbaren Standpunkte dar, sondern müssen kritisch betrachtet werden, um weitere Schritte zu planen.

Regionaldirektion Berlin-Brandenburg

Bezirksverordnetenversammlung Neukölln von Berlin

  • Das »JobCenter« Neukölln ist eine »gemeinsame Einrichtung« in Berliner Sonderkonstruktion.
  • Quelle: http://pirat.ly/82f58

Antwort des Bezirksamtes:

Sehr geehrter Herr [Bezirksverordneter],

das Bezirksamt beantwortet Ihre Kleine Anfrage wie folgt:

Da sich die erfragten Sachverhalte der Kenntis des Bezirksamtes entziehen, wurde für die Beantwortung der Fragen das Jobcenter Berlin Neukölln um Stellungnahme gebeten.

1. Allgemeine Ausführungen zur zeitlichen Umsetzungsplanung der Einführung der eAkte im Bereich SGBII

Zeitplan - Basisdienst eAkte (Ablösung der Papierakte im SGB II):

  • 2013/2014 Entwicklungsphase
  • 2015/2016 Pilotphase in (4-6 JC bundesweit/ Entscheidung)
  • 2015 ab Jahresmitte Entscheidung und Vorbereitung
  • 2016/2017 Flächenrollout und Betrieb bei positiver Entscheidung

Die Entscheidung über die Flächeneinführung der eAkte im SGBII-Bereich wird erst nach Abschluss der Pilotphase von 4-6 Jobcentern getroffen. Somit lässt sich zum heutigen Zeitpunkt eine Vielzahl der gestellten Fragen nicht konkret beantworten.

2. Beantwortung der vorliegenden Fragen

Die Fragen lassen sich zu thematischen Blöcken zusammenfassen und mit den bislang vorliegenden Erkenntnissen pauschal beantworten.

a. Überführung von Papierakten in das Dokument-Management-System (Fragen 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 15a)

Nach heutigem Kenntnisstand ist nicht vorgesehen, die Bestandsakten zu Digitalisieren und in das DMS zu überführen. Vielmehr ist ein Parallelbetrieb beider Systeme (Papier- und eAkte) vorgesehen, bis der jeweilige Papieraktenband abgeschlossen ist.

b. Aufbewahrungsfristen der Papierakten (Frage 5, 6)

Da die Papierakten nicht in das DMS-System überführt werden ergeben sich auch keine geänderten Aufbewahrungsfristen.

c. Regelungen zu Akteneinsicht und Datenschutz (Fragen 16 – 23)

Auf Grund der noch ausstehenden Entscheidung zur Flächeneinführung im SGBII-Bereich gibt es hierzu noch keine Regelungen.

d. Fragen zur konkreten Umsetzung - „Ort“ und Sicherheit der Datenhaltung, Information und Beteiligung der Öffentlichkeit (Fragen 24 – 30)

Auf Grund der noch ausstehenden Entscheidung zur Flächeneinführung (nach Abschluss der Pilotphase) lassen sich diese Fragen zum aktuellen Zeitpunkt nicht beantworten.

Mit freundlichen Grüßen

[Uz.]

Bezirksstadtrat

Regionaldirektion Niedersachsen/Bremen

Rat der Stadt Braunschweig

  • Das »JobCenter« der Stadt Braunschweig ist eine »gemeinsame Einrichtung«.
  • Quelle: http://pirat.ly/b35ee

25. März 2014

Kommunale Aspekte der Einführung der eAkte beim örtlichen SGB II-Grundsicherungsträger

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 28. Februar 2014 haben Sie um Mitteilung des Sachstands zu den nachfolgenden Fragen in Bezug auf die Einführung der eAkte durch die Bundesagentur für Arbeit beim Jobcenter Braunschweig gebeten.

1. Wurden oder werden bei der Bundesagentur für Arbeit/Jobcenter Braunschweig bereits die ersten Papierakten abgeschlossen und in den mit Wikipedia-logo.png FileNet P8 (eAkte Dokumenten-Management-System) gehaltenen Datenbestand überführt bzw. für welchen Zeitpunkt ist dies geplant und für welchen Zeitpunkt wird mit dem Abschluss der Digitalisierung des Papier-Aktenbestands gerechnet?

Der Stadt Braunschweig ist im Rahmen ihrer Trägerschaft des Wikipedia-logo.png SGB II bekannt, dass die Bundesagentur für Arbeit in Nürnberg (BA) auch für den Rechtskreis der Grundsicherung für Arbeitsuchende die Einführung der eAkte vorsehen möchte. Die Bundesagentur für Arbeit hat die eAkte jedoch bisher lediglich für die Bereiche der Arbeitsförderung nach dem Wikipedia-logo.png SGB III sowie der Wikipedia-logo.png Familienkasse in ihrem eigenen Verantwortungskreis umgesetzt.

Für den Rechtskreis des SGB II ist eine derartige Umsetzung bisher nicht erfolgt, weil noch die abschließende Einigung zwischen den Wikipedia-logo.png kommunalen Spitzenverbänden und der BA aussteht. Mit Schreiben vom 26. Februar 2014 hat die BA die freiwillige Teilnahme an einem Pilotierungsverfahren zur Einführung der eAkte gegenüber den gemeinsamen Einrichtungen beworben. Die BA hat hierbei darauf hingewiesen, dass dieser Teilnahme ein Beschluss der Trägerversammlung zu Grunde liegen muss. Das Jobcenter Braunschweig wird an diesem Pilotierungsverfahren jedoch nicht teilnehmen.

2. Wo wird der aus der Digitalisierung der Papierakten folgende elektronische Datenbestand des Dokumentenmanagementsystems gehalten?

Unter Hinweis auf die Beantwortung der Frage 1. kann hierzu derzeit keine Auskunft gegeben werden.

3. Wie wird sichergestellt, dass der elektronische Datenbestand des Dokumenten-Management-Systems das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland weder online noch auf Datenträgern verlässt, und zwar auch nicht im Wege von Wikipedia-logo.png Safe-Harbour-Systemen im Sinne der europäischen Wikipedia-logo.png Datenschutzrichtlinie 95/46/EG?

Auch hierzu verweise ich auf die Beantwortung der Frage 1. Auf Grund der Tatsache, dass bisher nicht bekannt ist ob und wie die eAkte für den Rechtskreis des SGB II eingeführt werden soll, kann hierzu zurzeit keine Auskunft gegeben werden.

mit freundlichen Grüßen

i. V.

[Uz]

Erster Stadtrat

Nachrichtlich an die Fraktionen:
CDU, SPD, Bündnis 90/Die Grünen, BIBS, DIE LINKE

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