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Organisationssoftware Landesverband Baden-Württemberg

Wahlkampfvorbereitung ist ein stressiges Geschäft - viele Anfragen erreichen den Landesvorstand, viele davon sind nicht so schnell beantwortet und bedürfen einer internen Abstimmung.

Derzeit arbeiten wir dafür mit OTRS – leider hat OTRS einige Nachteile … und die Anfragenmenge hat sie uns mehr als deutlich aufgezeigt. Wir würden daher gerne auf eine andere Lösung umstellen - ob das jetzt eine OTRS-Anpassung oder Erweiterung mit neuen Modulen ist oder eine vollständig neue Lösung ist nicht so wichtig. Wir bevorzugen bei dieser Umstellung OpenSource-Software, würden aber auch eine proprietäre Lösung akzeptieren, wenn es nicht anders geht, eine bezahlte Lösung ist durchaus denkbar.

Die Umstellung ist langfristig angelegt - wir wollen vor Allem unseren Nachfolgern die Arbeit erleichtern und langfristig die Organisation des Landesverbandes auf eine bessere Ebene heben. Auch gehen wir nicht davon aus, dass die Umstellung in einem Schritt (oder nächste Woche) erledigt werden kann.

Im Folgenden findet ihr eine erste Liste der Anforderungen an den Funktionsumfang der Gesamtlösung. Eine Lieferung in Teilen bzw. kontinuierliche Einführung ist möglich. Wenn jemand Ideen und Vorschläge hat oder eine Firma kennt, an die wir uns wenden könnten - her mit den Vorschlägen!

Ein PDF der Anforderungen folgt ;)

FAQ Organisationssoftware

Anforderungen Kommunikations- und Kollaborationssoftware

Allgemeines

Die Software muss als Client-/Serverlösung konzipiert sein. Die Serverkomponenten müssen dabei auf einem Server der Piratenpartei installiert werden können, eine Verwendung von Fremdservern kommt aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht in Frage. Sämtliche Serverkomponenten müssen unter Linux lauffähig sein.

Der Client-Zugriff muss mit Webbrowsern ohne Flashunterstützung über verschlüsselte Verbindungen (https) möglich sein, mindestens die Browser Firefox und Safari müssen unterstützt werden. Das System muss dabei auch über schmalbandige Internetverbindungen wie UMTS nutzbar sein.

Auch die Administration des Systems muss weitgehend über ein Webinterface möglich sein. Das System muss Backup-fähig sein (d.h. Dokumente, Anfragen, etc können einfach gesichert und wiederhergestellt werden).

Zur Lizenzierung sind sowohl Verträge mit einmaligen Kosten als auch laufende Kosten möglich. Eine Lizenzierung nach der Zahl der aktiven Benutzer ist möglich, aber für unsere Zwecke nicht ideal.

Das System muss ausreichend skalieren um mit einigen hundert Anfragen am Tag und entsprechend vielen Notizen, sowie auf Dauer mit hundert Benutzern umgehen zu können. Ideal wäre es, wenn das System clusterfähig ist und ausreichend skaliert um auf Dauer für die gesamte Bundespartei verwendet zu werden.

Relevant ist bei allen Punkten vor allem die Usability des Systems. Eine lange Schulung für Benutzer ist nicht möglich, idealerweise sollte das System intuitiv bedienbar sein. Mehrsprachigkeit ist optional, eine deutsche Menüführung, Dokumentation und Hilfe allerdings Pflicht.

Benutzer- und Gruppenverwaltung

Benutzer müssen in Gruppen (bsp. Landesvorstand, Bezirksvorstand Karlsruhe, Wahlkampfmanager, Designgruppe, etc) eingeteilt werden können. Benutzer müssen dabei Mitglied in mehreren Gruppen sein können. Die Zugriffsrechte auf beispielsweise Dokumente oder Anfragen sind unterteilt nach Gruppen. Eine Beschränkung der Benutzerzahl pro Gruppe oder der Gesamtzahl an Gruppen ist bislang nicht vorgesehen.

Benutzer müssen ohne Probleme aus Gruppen ausgetragen werden können - sie verlieren dann die Zugriffsrechte, ihre Notizen etc müssen aber der Gruppe erhalten bleiben! Das Löschen von Benutzern ist nicht vorgesehen, Benutzer müssen aber inaktiviert werden können, alternativ reicht es wenn ihnen alle Zugriffsrechte entzogen werden können.

Anfragen

Die einzelnen Vorstände und Arbeitsgruppen erhalten relativ viele Anfragen (primär via E-Mail, ein Web-Interface zum Eintragen neuer Anfragen als Kunde wäre sinnvoll). Die Anfragen werden zum Teil direkt beantwortet, zum Teil wird erst eine interne Abstimmung oder Diskussion dazu erfordert. Diese Anfragen müssen verwaltet werden. Bisher wird hierzu ein klassisches Trouble-Ticket-System verwendet, das aber bzgl. Übersichtlichkeit an seine Grenzen stößt.

Dazu ist es notwendig, dass die betroffenen Mitglieder über neue Anfragen oder Änderungen der Anfrage informiert werden. Sie müssen zudem (gruppensichtbare) Notizen hinzufügen können. Eine Erinnerungsfunktion wird ebenfalls benötigt. Aufgaben müssen priorisiert und mit Kategorien versehen werden können. Ein Teil der Kategorien muss dabei über Regeln (bsp. TO-Adresse der Mail) automatisch gesetzt werden können.

Anfragen müssen mit Aufgaben oder Kalendereinträgen verknüpft oder als solche behandelt werden können. Idealerweise können die Anfragen dabei wahlweise der ganzen Gruppe oder einzelnen Benutzern zugeordnet werden.

Jeder Benutzer muss eine Übersichts-Seite haben, auf der aktuelle Anfragen gelistet sind und vermerkt ist, ob gegebenenfalls Abstimmungen offen sind oder ob neue Notizen zur Anfrage hinzugefügt wurden. Auch eine Liste der letzten Änderungen/Aktivitäten im Gesamtsystem wäre sinnvoll. Eine statistische Auswertung (Anzahl der Anfragen pro Zeitrahmen, durchschnittliche Bearbeitungsdauer, etc) und/oder eine Funktion zum Export von Anfragenlisten werden benötigt. Ebenso wird eine Funktion benötigt um komplette Einzelanfragen exportieren zu können.

Weiterhin muss es möglich sein, Dokumente zu der Anfrage hinzuzufügen.

Anfragen müssen zudem an andere Gruppen weitergegeben werden können (bsp. eine Delegation einer Anfrage durch den Vorstand an eine Arbeitsgruppe) oder von mehreren Gruppen gleichzeitig betrachtet werden.

Eingehende Nachfragen zu einer Anfrage (bsp. Antworten des Kunden auf ausgehende Mails) müssen automatisch mit einer Anfrage kombiniert werden.

Weder die Anzahl der Anfragen noch die Anzahl der Notizen pro Anfrage sollten dabei beschränkt werden. Anfragen müssen dauerhaft archiviert werden. Beispielsweise sollten Benutzer Anfragen zwar als erledigt markieren können, sie dürfen sie aber nicht löschen. Entsprechendes gilt für Notizen, etc

Abstimmungen

Es muss möglich sein zu Anfragen Abstimmungen hinzuzufügen. Benutzer müssen dabei die Möglichkeit haben Anfragen nach Abstimmungen zu filtern (Anfragen mit Abstimmungen, Abstimmungen an denen ich noch nicht teilgenommen habe, etc), auf der Übersichtsseite jedes Benutzers sollten die Abstimmungen aufgeführt werden, an denen der Benutzer noch nicht teilgenommen hat. Idealerweise kann für jede Abstimmung definiert werden, welche Benutzergruppen Zugriff darauf haben. Zudem wäre es gut, wenn Gruppenspezifisch Regeln für die Annahme oder Ablehnung von Beschlüssen getroffen werden können.

Mails

Die Benutzer müssen E-Mails über das Webinterface verwalten können. Idealerweise sollten Mails globalisiert (d.h. an andere Benutzer oder Gruppen weitergegeben) werden können. Die Übernahme von Mail-Anhängen in die Dokumenteverwaltung muss möglich sein. Idealerweise beherrscht das System den Zugriff auf (optional mehrere) IMAP-Konten und erkennt, wenn über ein Mail-Programm Antworten auf eine Anfrage geschickt werden und integriert diese in die Anfrage. Die Mail-Verwaltung muss dabei den rechtlichen Rahmenbedingungen zur Behandlung von geschäftlichen E-Mails entsprechen. Zudem müssen Benutzer Signaturen einstellen können.

Mail-Verteiler - Optional

Optional sehr sinnvoll wäre die Integration eines Mail-Verteilers zum Versand von Pressemitteilungen. Relevant ist dabei, dass die Liste der Zielpersonen nach Benutzergruppe gefiltert werden kann (beispielsweise verschickt der Bezirksvorstand Karlsruhe an eine kleinere Liste als der Landesvorstand) und dass im Mailtext Platzhalter (beispielsweise Name, Anrede oder Ähnliches) verwendet werden können.

Dokumenteverwaltung

Es muss eine Dokumentenverwaltung integriert sein. Dokumente müssen revisioniert und mit Notizen versehen werden können, ideal wäre eine Behandlung ähnlich wie Anfragen. Zugriff als Webordner oÄ wäre sinnvoll, ist aber keine Pflicht.

Kundenverwaltung

Das System muss eine Kunden- und Adressbuchverwaltung bieten. Zugriff hierauf muss mindestens lesend, besser bidirektional über Standardprotokolle möglich sein. Die verfügbaren Felder müssen dabei im Web-Interface bearbeitet werden können (bsp. hinzufügen neuer Felder).

Kalender

Benutzer und Gruppen müssen jeweils eigene Öffentliche und Nicht-Öffentliche Kalender führen können. Der Zugriff auf die Kalender muss bidirektional über die Standardprotokolle möglich sein. Benutzer müssen die Möglichkeit haben Termine zu- oder abzusagen, Notizen hinzuzufügen und die Termine mit Anfragen oder Kunden zu verknüpfen. Eine konfigurierbare Erinnerungsfunktion wäre sinnvoll. Benutzer müssen zudem die Möglichkeit haben, anderen Benutzern Termine vorzuschlagen oder als unbestätigte Termine in den öffentlichen Kalender einzutragen.

Aufgabenverwaltung

Benutzer und Gruppen müssen Aufgabenlisten führen können. Benutzer müssen die Möglichkeit haben Notizen hinzuzufügen und die Aufgaben mit Anfragen oder Kunden zu verknüpfen. Eine konfigurierbare Erinnerungsfunktion wäre sinnvoll, Aufgaben müssen mit Terminen (Deadlines) verknüpft werden können.

Telefonintegration - Optional

Schön wäre eine Integration mit Telefonie-Anwendungen ('Unified Communications') Angedacht ist hierbei, dass das System eingehende Anrufe (beispielsweise über eine SIP-Integration) erkennt und protokolliert und gegebenenfalls mit Kunden verknüpft. Zudem wäre es gut, wenn das System Verbindungen aufbauen und vermitteln könnte. Eine Faxintegration wäre ebenfalls sinnvoll.

Mobiler Zugriff - Optional

Zugriff auf das Web-Interface sollte idealerweise auch von mobilen Geräten möglich sein. Hierfür optimierte Clients oder Web-Oberflächen wären daher sinnvoll.

Ressourcenverwaltung - Optional

Eine optionale Ressourcenverwaltung wäre auf Dauer schön, muss aber nicht von Anfang an zur Verfügung stehen.

Integration mit Etherpad - Optional

Eine Integration mit einem kollaborativen Texteditor, bevorzugt Etherpad, wäre wünschenswert. Die Integration kann auch über das Einbinden externer Server erfolgen.

Integration einer externen Kundendatenbank - Optional

In Zukunft wäre es wünschenswert eine externe Personendatenbank als Kundendatenbank integrieren zu können.

Skriptfähigkeit bzw. Erweiterbarkeit - Optional

Eine einfache Erweiterbarkeit der Software beispielsweise durch Skripte oder das einfache Einbinden externer Webseiten wäre wünschenswert.

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