Archiv:2011/IT/Geschäftsordnung

Geschäftsordnung für die BundesIT der Piraten

Art.01 Die Beauftragten

Der Bundesvorstand hat drei Personen beauftragt, die IT nach außen hin zu vertreten:

• Thorsten "bmstettin" Fröse
• Rüdiger "rpr" Pretzlaff
• Jan Marten "jamasi" Simons

Die drei Beauftragten repräsentieren die BundesIT nach außen und bilden die Schnittstelle zum Bundesvorstand. Sie sind Teil des Core-Teams.

Art. 02 Beschlussfassung

Anträge für Beschlüsse können immer gestellt werden, es gibt keine Vorlaufzeit für die Sitzung. Jedes Mitglied der BundesIT hat das Recht, seine Meinung zu äußern.

Beschlüsse werden generell in der 14-täglichen Sitzung diskutiert und abgestimmt. Alternativ gibt es ein Umlaufverfahren, bei dem jedes zuständige Mitglied drei Tage Zeit hat seine Stimme abzugeben.

Es gilt dabei eine einfache Mehrheit der anwesenden Mitglieder bei Sitzungen, im Umlaufbeschluss reicht es, wenn 66% der berechtigten Mitglieder abstimmen.

Angelegenheiten, die den normalen Betrieb betreffen, werden durch das Coreteam mit einfacher Mehrheit der Anwesenden gefällt. Die Entscheidungen bezüglich des Tagesgeschäfts werden von den Administratoren der Dienste getroffen.

Allgemeine Beschlüsse

Alle Mitarbeiter in der BundesIT haben einfaches Stimmrecht. Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit bestimmt.

Beschlüsse, die die IT-Infrastruktur grundlegend betreffen

Alle Mitarbeiter des Core-/Systembetrieb-Teams der BundesIT haben einfaches Stimmrecht. Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit bestimmt.

Beschlüsse, die Applikationen betreffen

Alle Mitarbeiter des Coreteam und des betreffenden Applikations-Teams der BundesIT haben einfaches Stimmrecht. Entscheidungen werden mit einfacher Mehrheit gefällt.

Art. 03 Vetorecht

Die Beauftragten haben bei Entscheidungen ein Vetorecht innerhalb von sieben Tagen.

Art. 04 Einbringen von neuen Administratoren für Applikationen oder Core

Ein neuer Administrator kann sich über den Supportdesk bei der BundesIT melden oder kann von einem der Administratoren vorgeschlagen werden. Dieser muss sich dann in einer der folgenden Sitzungen vorstellen. Die Mitglieder der BundesIT (der jeweiligen Applikation und das Core-Teams) führen dann einen Beschluss zur Aufnahme durch. Jedem Neu-Mitglied wird ein Mentor zugewiesen, der ihm bei den Aufgaben anfänglich helfen soll.

Die Vergabe von Rechten und Zuständigkeiten erfolgt auf Antrag in der regelmäßigen Sitzung. In dringenden Fällen können Rechte temporär durch die Beauftragten erteilt werden bis zur nächsten regulären Sitzung.

Das zuständige Bundesvorstandsmitglied hat bei Beschluss eines neuen Admins ein Vetorecht. Dieses kann er innerhalb von sieben Tagen nach Zustellung des Beschlusses äußern. Nach dieser Frist kann von einem Verzicht auf das Veto-Recht ausgegangen werden.

Art. 05 Einbringen von neuen Diensten

Das zuständige Bundesvorstandsmitglied kann beschließen, die IT mit einem neuen Dienst zu beauftragen. Hierfür ist eine Vorabprüfung notwendig, ob die BundesIT den Dienst bereitstellen kann und unter welchen Konditionen - Budget, Personal, Wissen. Erst wenn dies geprüft ist kann die BundesIT den Dienst ankündigen und bereitstellen.

Sofern die Ressourcen dafür ausreichen kann die BundesIT neue Dienste testweise aufsetzen und dem Bundesvorstand zur Beauftragung vorschlagen.

Art. 06 Anwesenheits- und Beteiligungspflicht von BundesIT-Mitgliedern

Mitglieder der BundesIT, die zwei Monate in Folge unentschuldigt nicht an Telkos teilgenommen oder sich anderweitig beteiligt haben, werden aus der BundesIT ausgeschlossen sowie deren Zugriffsrechte entzogen, da dies als Desinteresse und Austrittswunsch gewertet wird.

Art. 07 Kommunikation innerhalb der BundesIT

Sitzungen

Die BundesIT hat alle 14 Tage eine formelle Sitzung. Diese Sitzung findet in einer Telefonkonferenz statt. In dieser Sitzung werden Anträge abgearbeitet, Beschlüsse gefasst und offene Punkte und der aktuelle Status aller Applikationen und Systeme besprochen. Administratoren sollten an den regelmäßigen Sitzungen (Telefonkonferenz) teilnehmen oder - wenn sie an den Terminen verhindert sind - sich über Mailingliste oder Jabber abmelden.

In den anderen Wochen findet jeweils eine Arbeitstelko statt, diese wird zum gemeinsamen Abarbeiten offener Punkte genutzt.

Über die Sitzungen wird jeweils ein gemeinsames Protokoll bzw. bei den Arbeitstelkos zumindest eine Anwesenheitsliste geführt.

Mailingliste und Jabber-Channel

Der kurzfristige Austausch findet meist im Jabber-Channel statt, so dass eine Anwesenheit dort sinnvoll ist. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Kommunikation dort flüchtig und für Abwesende nicht nachlesbar ist. Aus diesem Grund sind zwischen den Telkos alle wichtigen Informationen auf die Mailingliste zu senden. Da auch ein Überblick über die Tätigkeiten der übrigen Teams wichtig ist, ist das regelmäßige Mitlesen dort notwendig sowie eine rege Beteiligung erwünscht.

Art. 08 Aufgabenverteilung

Die Mitglieder der BundesIT sind einem oder mehreren Bereichen zugeordnet; dies wird auf der Team-Seite im Wiki veröffentlicht. Auch das Core-Team wird auf den Wiki-Seiten genannt. Die Verteilung der Personen wird in einer Sitzung bestimmt oder diskutiert.

Das Coreteam besteht aus Piraten, die sich über lange Zeit durch Arbeitseinsatz und Zuverlässigkeit hervorgetan haben. Aufnahmen in das Coreteam erfolgen ausschließlich durch Vorschlag und Beschluss des Coreteams.

Art. 09 Informationen an die Interessierten

Die IT hat mehrere Kommunikationswege, um Interessierte mit Informationen zu versorgen. Regulär wird dafür die Wikiseite IT und für Notfälle der Twitter-Account "BundesIT" genutzt. Informationen über Ausfälle, Wartungen usw. werden im Wiki unter IT/Info veröffentlicht. Der Status der Server und der Serverdienste kann unter IT/Nagios und IT/Munin eingesehen werden.

Art. 10 Kundenkommunikation

1. Kommunikation mit dem Kunden findet grundsätzlich über OTRS statt. Dies dient der Dokumentation der Vorgänge, aus diesem Grund sind andere Formen der Kommunikation zu vermeiden und als Ticket anzulegen bzw. eine Notiz im entsprechenden Ticket zu hinterlegen.
2. Wer in Telko oder Techtalk ausfallend wird, wird des Raumes verwiesen/gesperrt.

kurzer Dienstweg

Der kurze Dienstweg ist dem Bundesvorstand vorbehalten, Ausnahmen können erfolgen, wenn der normale Dienstweg (OTRS) gestört ist. Die Eröffnung eines Tickets wird auch beim kurzen Dienstweg gefordert, um Anforderungen zu dokumentieren.

Art. 11 Form und Umfang des Tätigkeitsberichts

Die Beauftragten werden jährlich im Vorfeld des ersten Bundesparteitags eines Jahres einen Tätigkeitsbericht erstellen und parteiweit veröffentlichen. Dieser sollte umfassen:

• Tätigkeiten seit dem letzten Tätigkeitsbericht
• Finanzbericht (Ausgaben, Budgetplanung für die nächsten zwölf Monate)
• Planungen der nächsten 18 Monate

Außerdem sollte generell dargestellt werden:

• Die Dienste, die die IT bereitstellt
• Die Dienstleistungen außerhalb der direkt zu sehenden Dienste

Art. 12 Inkrafttreten und sonstige Regelungen

Die Geschäftsordnung tritt nach Abstimmung und Bekanntgabe sofort in Kraft. Änderungen an dieser Geschäftsordnung bedürfen einer 2/3-Mehrheit der anwesenden IT-Mitglieder und müssen im Protokoll festgehalten werden.