Verwaltungssoftware

Aus Piratenwiki
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Einleitung

Unsere bisherige Mitgliederverwaltung im CiviCRM und unsere bisherige Excel-Buchführung wird dem gewachsenen Mitgliedervolumen nicht mehr gerecht und deshalb ab 2012 in eine professionelle Software von SAGE überführt. Der Umzug der Mitglieder wird zwischen dem 14.-22.1.2012 erfolgen. Die Vorträge aus der Buchführung werden manuell eingetragen. Ab dem 23.01.2012 wird die Mitgliederverwaltung und die Buchung über SAGE erfolgen.

Zugänge

Die Schatzmeister und Generalsekretäre aller Gliederungen erhalten auf Antrag einen Zugang zu SAGE. Der Antrag erfolgt mit Zusendung dieses ausgefüllten Formulars Datenblatt noch an swanhild.goetze at piraten-hh.de und später an schatzkiste -at- piratenpartei.de (noch kein OTRS eingerichtet)

Gleichzeitig mit diesem Antrag werden neue Gliederungen dann auch in der Software eingerichtet, so dass sie von den übergeordneten Gliederungen bebuch- und auswertbar sind.

Berechtigung

Berechtigt sind alle Schatzmeister und Generalsekretäre durch ihre Wahl auf einem ordnungsgemäßen Parteitag für die Dauer ihrer Amtszeit. Nach Ablauf der Amtszeit wird der Zugang abgeschaltet, sofern keine neue Berechtigung nachgewiesen wird.

Der Vorstand der Gliederung kann durch Geschäftsordnung oder Beschluss eine Berechtigung beschließen. Dieser Beschluss ist vorzulegen oder zu verlinken. Berechtigte benötigen einen pgp-Schlüssel, um ihre personalisierten Zugangsdaten für Sage zu erhalten.

Jeder Berechtigte erhält Zugang zu den Daten seiner Gliederung und seinen untergeordneten Gliederungen. Schatzmeister erhalten nur Zugang zu dem Teil der Mitgliederdaten, der für die ordnungsgemäße Buchführung zwingend erforderlich sind.

Gliederungen, die kein eigenes Bankkonto eröffnet haben, aber eine Barkasse führen, benötigen nur einen Kassenbuchclient. Die Daten aus diesem Kassenbuchclient können dann vom Schatzmeister der übergeordneten Gliederung importiert werden.

Key-User

Auf seiner Sitzung vom xx.xx.2012 hat der Bundesvorstand

als Key-User benannt. Diese Piraten haben einen Gesamtzugriff auf die Verwaltungssoftware und werden Euch bei allen Fragen unterstützen. Die Kommunikation erfolgt über die bereits bestehende Verwaltungsliste. Anmelden kann man sich hier: https://service.piratenpartei.de/listinfo/verwaltung

Bitte beachtet die Voraussetzung für die Abonnierung der ML, da ihr sonst nicht freigeschaltet werdet.

Lizenzen

Wir haben 15 Lizenzen erworben. Das bedeutet, dass 15 Piraten gleichzeitig in der Software arbeiten können. Bitte meldet Euch deshalb nach einer Sitzung zügig ordnungsgemäß ab, damit der nächste Pirat arbeiten kann. Wer sich nicht ordnungsgemäß abmeldet (beispielsweise nur das Fenster wegklickt oder seinen PC ausschaltet), bleibt als Nutzer in der Software und verhindert, dass einer der 15 Plätze frei wird.

Schulung

Die Schatzmeister werden umgehend von ihrem Landesschatzmeister oder einem der Key-User einen Schulungstermin angeboten bekommen.

Die Generalsekretäre werden in der KW 3 per Mumble geschult.

Fehlende Funktionalität

Einige Pad-Zeilen zum Mumble-Chat vom 9.2.2012

Stand Auflistung unten: 30.01.2012

Mitgliedsnummern

  • In Sage können derzeit Mitgliedsnummern mehrfach vergeben werden.
  • Neu erzeugte Mitgliedsnummern müssen manuell umgetragen werden (Cut'n'Paste geht nicht)
  • Eine automatische Generierung neuer Mitgliedsnummern beim Anlegen neuer Einträge ist wünschenswert.

Verlorene Einträge

  • Wird der jeweilige LV für ein Neumitglied nicht eingetragen, ist der Datensatz nach dem Speichern für den GenSek der Gliederung nicht mehr zugreifbar, da auf die Gliederung geprüft wird.

Massenimport bzw. Update

  • Massenimport von Mitgliedsdaten, ggf. mit automatischer Zuordnung neuer Mitgliedsnummern, ist derzeit nicht möglich.
  • Massenupdate bestehender Mitgliedsdaten ist derzeit nicht möglich

Datenexport

  • Datenexport für GenSeks ist derzeit noch nicht möglich

Bulk-Email-Versand

  • Emailversand an alle Mitglieder einer Untergliederung oder nach Suchkriterien ist derzeit nicht möglich

Felder

  • es gibt derzeit nur ein Feld Name. Getrennte Felder für Vorname und Nachname fehlen.
    • scheint gelöst: Hinter Name steht nur noch der Nachname, in dem Feld dadrunter der Vorname. NewJorg 08:20, 7. Feb. 2012 (CET)

FAQ

technische Fragen

fachliche Fragen

Fragen bitte auf der Diskussionsseite stellen, Lösungsabläufe dann bitte als eigenen Punkt in der FAQ anlegen.

Gliederungen

Verzeichnung der auf der Datenbank eingetragenen /Gliederungen Änderungen bitte mittels Datenblatt melden.

Einführung einer Buchhaltungssoftware

Die Zusammenstellung unseres Projektteams für die neue Verwaltungssoftware der Piratenpartei ist abgeschlossen. Die Teams und ihre Mitglieder findet Ihr am Ende dieses Textes.

Neben den unten aufgeführten Piraten sind auch noch andere Bewerbungen eingegangen, welche wir leider nicht alle berücksichtigen konnten. Unser Dank geht dennoch an alle, die sich für die Mitarbeit angeboten haben. Das Projektteam wird einzelne Aufgaben und anstehende Entscheidung auch nach außen tragen, so dass sich trotzdem jeder, der es möchte, ausreichend einbringen kann.

Wir beginnen gleich mit einem recht einfachen Thema: unser Kind braucht einen Namen. Wenn Ihr kreative Vorschläge habt, könnt Ihr diese bitte hier einbringen: http://piratenpad.de/Namenssuche

Wir wünschen uns allen ein erfolgreiches Projekt.

piratige Grüße

Wilm und Rene



Projektleitung

  • Wilm Schumacher - wilm.schumacher@piratenpartei.de (Technik, Migliederverwaltung)
  • Rene Brosig - rene.brosig@piratenpartei.de (Schatzmeisterei, Schulung)


Projektteam Verwaltungssoftware

Buchhaltung

  • Swanhild Goetze - swanhild.goetze at piraten-hh.de
  • Michael Seidel - mseidel-frankfurt at t-online.de
  • Andreas Goebel - andreas at piraten-potsdam.de

Mitgliederverwaltung

  • Stephan Urbach - stephan.urbach at piratenpartei.de
  • Sebastian Krone - bastian at piratenbb.de
  • Hendrik Stiefel - hendrik.stiefel at piraten-thueringen.de

Technik

  • Technik Thorsten Fröse - th.froese at it.piratenpartei.de
  • Borys Sobieski - mail at derborys.net
  • Jens Fricke - jens.fricke at piratenpartei-hessen.de

Admin

  • Michael Kiai - Michael.Kiai at mitglied.piratenpartei-bw.de
  • Holger Burbach - plexar at me.com
  • Ronald David Trzoska - pirat.ron at gmx.de

Zur Einführung brauchen wir von allen Gliederungen Angaben über die Verwaltungsarbeiten. Deshalb bitte das folgende Formular ausfüllen: Datei:Datenblatt Gliederung mit Verwaltungsabfrage.odt und an die im Formular angegebene Emailadresse senden.

Aktualisierung: Alle Gliederungen, die bis zum 29.12.2011 ihre Daten übersandt haben, sind in der Datenbank angelegt.



Begründung für die Einführung dieser Software

Unser derzeitiger kommissarischer Landesschatzmeister aus Bayern hat die Begründung für diese Software sehr ausführlich hier beschrieben: http://www.formspring.me/NetAndroid/q/237881494075354050?utm_medium=social&utm_source=twitter&utm_campaign=shareanswer&_sg=&_sk=

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