NRW:2010-03-28 - Protokoll Arbeitsgruppe Verwaltung

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Eckdaten

Was:      AG Verwaltung NRW
Ort:      NRW Mumble Server
Datum:    28.03.2010
Uhrzeit:  20:00 bis __:__


Anwesend

Abwesend

entschuldigt

unentschuldigt

  • keine

Aufnahme von Neumitgliedern

  • keine

Austritte von Mitgliedern

  • keine

Besprechung der letzten Protokolle

Berichte der UG's

UG Finanzen

  • Mahnwesen 2009
  • Liste mit Adressdaten für Mitgliedsausweise


UG Verwaltung

UG Organisationseinheiten

  • keine besonderen Vorkommnisse
  • wir benötigen öfter die Informationen über eingegangene Mitgliedsbeiträge - aktuelle Situation ist nicht tragbar, aktuelle Liste ist ein Monat alt
  • Bessere Möglichkeit zur Abfrage von Mitgliedsdaten dazu die Überlegung Zugang zu CIVICRM für die UG Orga anzufragen

Handlungsfähigkeit der AG Verwaltung

  • Sprecher Treten zurück.
  • Jochen stellt sich in Abwesenheit für die Wahl zum UG Verwaltungssprecher zur Verfügung
  • Wichtige Personen sind durch z.b. Krankheit oder dergleichen des öfteren nicht erreichbar.
  • Entscheidungen müssen mehrfach vertagt werden, da kleinigkeiten fehlen und Protokolle nicht zur Kenntniss genommen werden
  • Aufgaben die in 5 min. erledigt sind, dauern schon über 3 Wochen und müssen wieder vertagt werden
  • Mitgliedsdaten sind massiv unvollständig, zum Teil weil diese nicht in CIVICRM eingepflegt wurden, hier sollte es mehr Möglichkeiten geben Mitgliedsdaten zu erfassen, z.B. nur schreibenden Zugriff auf CIVICRM
  • Ich sehe dort derzeit eine Massive bedrohung, das wir überhaupt noch Handlungsfähig sind. Die derzeitige Mitarbeit innerhalb der AG ist bei einigen mehr als rar. Ich stelle mir die Frage, ob diese teilweise überhaupt noch Mitglieder sein wollen. Die Einfache Teilnahme an der Sitzung ist keine Mitarbeit, sondern auch die Übernahme von Aufgaben und dergleichen. Einige Mitglieder machen sich lediglich die Arbeit und "Verteilen" Tickets. Keine selbst beantwortet und dergleichen. Wir sollten dringend überlegen ob die AG Verwaltung in der derzeitigen Fassung so Handlungsfähig ist, den ich bezweifel das derzeit sehr stark. --Dennis103 17:50, 28. Mär. 2010 (CEST)
  • Prozessabläufe, Arbeitsabläufe werden unnötig verkompliziert, das Ticket System ist nicht ausgereift und erzeugt unnötige Mehrarbeit.

Zusammengehörige Tickets auch eines Themenbereiches (z.B. Namenskorrektur, Crewansprechpartner, Austritte, Mitgliedsanträge) sollten direkt gebündelt werden und die Aufgabenverteilung insbesondere der Mitglieder mit Zugang zu CIVICRM sollten klar geregelt werden. Dadurch können auch keine Tickets mehr liegen bleiben.

  • Abgleich der Bezahlt Listen und der Mitgliederlisten und Anträge sind zwingend erforderlich, Jochen würde sich dafür zur Verfügung stellen.
  • Es sollten Aufgaben klar herausgearbeitet werden und den Mitgliedern zugewiesen werden
  • Bei Häufung von liegen gebliebener Arbeit sollte dies über die Mailingliste direkt kommuniziert werden, damit sich die AG Mitglieder die nicht so oft den RT nutzen erfahren, was sie noch bearbeiten müssen/können.
  • Vorlagen und Informationen sollten zentral erfasst werden und auch Beispieltexte der UGs (z.B. Finanzen) den anderen UGs zur Verfügung gestellt werden.
  • Unnötige Seiten sollten aus der Wiki entfernt werden
  • Zugriff für normale Parteimitglieder auf CIVICRM sollte mit dem Vorstand diskutiert werden

Beitragsminderung

  • Formular hat Uli erstellt, einige "Bugs" müssen noch gefixed werden. Dieses ist nun als PDF im Wiki unter http://wiki.piratenpartei.de/images/c/c9/Beitragsminderung.pdf
    • Ralf Gloerfeld, Richard Kees muss in Ralf Glörfeld, Richard Klees geändert werden.
  • Alle im Tracker zurückgestellten Tickets müssen beantwortet und mit dem PDF Versehen werden.
    • Uli möchte diese Aufgabe übernehmen, Wann?
  • Vorlage ist erstellt. Wer übernimmt den Versand und Protokolliert? Abgleich mit Bezahlten Liste LPT. http://piratenpad.de/EBu63lVNoA
  • HowTo Wiki
  • Anpassen Mitglied Werden Seite
  • Vertagt auf kommende Sitzung, aber mit Lösungen. Rücksprache mit Uli ist erforderlich.

SSL Zertifikat für Verwaltungsplattform

  • SSL Zertifikat geschütztes Portal zur Mitgliedsanmeldung wird in Kürze live gehen
  • Aktueller Stand unbekannt.


Schatzmeistersprechstunde

Schatzmeister Sprechstunde

  • Aufgrund der Zeitlichen Änderung der Vorstandssitzung bis auf weiteres verschoben. Mumble raum ist ja leider auch noch nicht da.

Vereinsverwaltungssoftware

  • Ich wurde von den Kassenprüfern angesprochen auf mögliche Probleme und Ecken der Software, sodass ich das entsprechend Prüfen werde. Die Software wurde somit nicht gekauft.

Umgang mit KVs und Piratenbüros

  • Mitgliederliste KV Münster
  • Zwei zusätzliche Queues für Soest und Dortmund müssen noch angelegt werden (RT)
  • Es muss noch geklärt werden welche Mitglieder in die Queues müssen.
  • Sind die Queues mitlerweile Angelegt?
  • Mitgliederliste von Münster fehlt auf Arnds Server, sodass kein Abgleich mit der Bezahlten liste erfolgen kann, wie bei KV Soest auch schon.

Mahnwesen 2009

  • Liste von 2009 ist erstellt. Es sind 995 Mahnungen zu verschicken.
  • Da der alte Schatzmeister nicht an der Besprechung teilgenommen hat konnten offene Fragen nicht geklärt wurden weswegen dies vertagt werden muss
  • Erstellung Liste Eintrittsdatum / Mitgliedsbeitrag
  • ca. 1000 Piraten müssen über vorgefertigte Standardantworten abgearbeitet werden
  • Alle aus der AG Verwaltung brauchen Zugriff auf die RT Buchhaltungs Queue -> wurde das erledigt?
  • Welche Standard Fragen werden aufkommen? -> Bitte im Pad Formulieren
    • Wieviel muss ich bezahlen?
    • Wieso wurde der Beitrag nicht abgebucht?
    • Ich will kein Mitglied mehr sein und auch nichts mehr bezahlen.
    • Kann ich Rückwirkend eine Beitragsminderung beantragen?
    • Ich habe schon bezahlt!

Unvollständige Einträge im CiviCRM

  • Bei meiner Suche nach Mitgliedern sind mir bei vielen Mitgliedern Fehler aufgefallen. Dort fehlen teilweise die PLZ, teilweise aber auch die komplette Anschrift und dergleichen. Bitte dringend einen Export vom Civi Machen und entsprechend eine Liste erstellen, wo etwas fehlt, sodass die Arbeit aufgeteilt werden kann. Einige Tickets dazu habe ich erstellt, aber nach 1 Stunde erst bei Buchstabe B war dies zu extrem. --Dennis103 17:05, 27. Mär. 2010 (CET)
  • Wie können solche Fehler Passieren?
  • Wie können wir für Abhilfe sorgen?

Probleme Mitgliedsanträge und Lastschriftformular

  • Fast Täglich erreichen mich Mails an den RT wieso wir keine Lastschrift gezogen haben. Ganz einfach, wir haben keine Formulare.
    • Wieso?
    • Wie kann das passieren?
    • Wie können wir für Abhilfe sogen?
  • Jörg findet Täglich neue Mitglieder die nicht eingepflegt sind.
    • Wieso?
    • Wie kann das passieren?
    • Wie können wir für Abhilfe sogen?

Probleme erreichbarkeit Arndts Server

  • Aufgrund von mehreren Ausfällen und der damit Verbundenen Handlungsunfähigkeit, müssen wir drigend für Abhilfe sorgen.
    • Vserver bei der Technik?
    • Einzelner Root Server?
    • Sonstige Ideen?

Nächster Termin

Was:      AG Verwaltung NRW
Ort:      Raum AG Verwaltung - Mumble
Datum:    __.04.2010
Uhrzeit:  20:00

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