CiviCRM

 CiviCRM ist ein frei verfügbares e-CRM für das Customer Relationship Management gemeinnütziger Nichtregierungsorganisationen. CiviCRM steht seit 2005 als Open Source zur Verfügung

Alles auf civicrm.org

Regeln und Rollen

Es gibt folgende Rollen in der Mitgliederverwaltung:

Admins

Admins sind für die Verwaltung der Infrastruktur von CiviCRM zuständig. Ihnen obliegt damit insbesondere die Erstellung von Accounts für Zugangsberechtigte. Die Admins werden vom Hausherren (Bundesvorstand) bestellt. Die Admins verpflichten sich den eigentlichen Datenbestand nur auf Anfrage von Berechtigten zu manipulieren oder wenn es die Erhaltung der Infrastruktur gebietet (z.B. bei Neukonzeptionierung der Gruppenstruktur)

User

Ein normaler User. Ihm können Berechtigungen zur Manipulation von Daten mittels CiviCRM-Gruppen zugewiesen werden. Er kann alle Mitgliedsdaten auf die er Zugriffsrecht hat einsehen und manipulieren. Ausnahme bildet die Manipulation Mitgliedsbeitragseingängen, diese bedürfen der Rolle Finance.

Finance

Eine Erweiterung der User-Rolle zur Manipulation von Mitgliedsbeitragseingängen.

Gruppenadministratoren (CiviCRM-Gruppe)

(z.B. "LV Bayern - Admins"): Haben Einsicht und Mainpulationsrechte der Gruppe der sie zugeordnet sind, sowie aller Untergruppen.

Schatzmeister (CiviCRM-Gruppe)

erlaubt das Einsehen und Manipulieren von Bankverbindungen von Kontakten auf die (durch Gruppenadministratorrolle) Zugriff besteht

Desweiteren gelten die üblichen Regeln des Datenschutzes. Insbesondere ist jeder User dazu verpflichtet, seinen Zugang zum Server und zu CiviCRM nach bestem Wissen und Gewissen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Liste der aktuellen Zugriffsberechtigten

Genaue Angabe der Rolle folgt

Admins

• Sebastian Mohr: Technischer Admin
• Andreas Popp: CiviCRM Chef-Admin

Datenschutzbeauftragter

• Werner Hülsmann (beratend und kontrollierend)

Bundesebene

• Hauke Kruppa, Generalsekretär
• Sebastian Schäfer, Schatzmeister
• Andreas Popp, Schatzmeister-Gehilfe

Bayern

• B.pwned, Generalsekretär
• Sabrina Weider, Generalsekretärin Unterfranken

Baden-Württemberg

• Thomas Laubel, Generalsekretär

Berlin

• Martin Riesner, Generalsekretär

Hessen

• Judith Seipel-Rotter, Generalsekretär
• Knut Bäntsch, Schatzmeister - Nicht Bestätigt!!
• Stellvertretender Vorsitzender (wenn er das mal hinbekommt :-)

Niedersachsen

• Arne Ludwig, Stellv. Vorsitzender

Nordrhein-Westfalen

• Arndt Heuvel, Generalsekretär

Rheinland-Pfalz

• Heiko Müller, Generalsekretär
• Ansgar Veltens, Schatzmeister

Sachsen

• Andre Stüwe, Generalsekretär
• Thomas Krohn, Schatzmeister

Schleswig-Holstein

• Klaus Petersdorf, st. Vorsitzender

Sachsen-Anhalt

• Martin Müller, Generalsekretär

FAQ

Wie erhalten Gliederungen unterhalb des Landesverbandes Zugriff auf die Mitgliederdaten?

Bisher gibt es Zugriff bis auf Bezirksebene. Für tiefer gehende Zugriffe eignet sich das System aktuell nicht. Wir müssen entweder auf entsprechende Updates abwartend oder auf lange Sicht auf ein neues System umsteigen.

Wie sieht die Backup-Strategie der Datenbank aus?

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Wie funktioniert ein Restore bei zB einem Headcrash? Haben wir Ersatzhardware?

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Wer ist der Ansprechpartner, wenn das CiviCRM Probleme macht? Wie sind die Reaktionszeiten? (Wieviele Stunden/Tage vor einer Versammlung muss man Listen für die Akkreditierung exportieren, um im Problemfall garantiert die Liste bis zur Veranstaltung zu erhalten?)

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Was bedeuten all die Felder? Manche sind redundant und andere schreiben kein Format vor!

Hierfür gibt es eine noch nicht vollständige Liste. Redundant sind z.B.

• das Geschlecht (Anrede und Demographics->Gender). Pflichtfeld ist keines von beiden.
• das Bundesland (Wahlgliederung->Bundesland, Address->State und Groups->LV). Dringend benötigt werden die Angaben in der Wahlgliederung und die Zuweisung zur richtigen Gruppe. Jeder User darf nur Mitglieder bearbeiten, die in Gruppen seiner Gliederung oder darunter liegender sind.

• Ist nicht ganz richtig. Die Zuweisung in Gruppen erfolgt über die Gruppen. Die Wahlgliederung wird benötigt wenn man zur Aufstellung von Wahlvorschlägen einladen will. Sie ist deshalb am Erstwohnsitz zu orientieren.

Wo kann ich speichern, wann der Neupirat der Piratenpartei (zuletzt) beigetreten ist?

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Woran sieht, insbesondere ein User der nicht der Gruppe Finance angehört, bis wann ein Mitglied bezahlt hat? (Akkreditierung)

In der Datenmaske zu einem Mitglied auf dem Reiter Memberships steht Mitgliedschaft "Start Date", "End Date" und "Status" (stimmberechtigt oder auch nicht)

Schön, aber wie exportiere ich diese Daten für alle 1200 Mitglieder einer Gruppe, damit ich schnell Akkreditieren kann.

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Gruppe Bayern? Oberbayern? München? Alle drei?

Mitglieder müssen immer der niedrigsten Gliederung - und nur dieser - zugewiesen werden. Nur so hat ein Gensek auf dieser untersten Gliederung auch Zugriff auf das Mitglied. Genseks übergeordneter Gebietskörperschaften haben automatisch auch Zugriff.

Was bedeutet der Tag "Admin Aux Tag"?

Nur für administrative Zwecke benötigt.

Was bedeutet der Tag "Ex-Parteimitglied"? Sollten wir Austreter nicht einfach löschen? Schließlich halten wir ja die Datensparsamkeit hoch!

Von Lw geraten: Wir bereinigen unsere Datenbestände regelmäßig. Aus vereinsrechtlichen/buchhalterischen Gründen müssen wir Ex-Mitglieder noch x Monate in unserer Datenbank führen.

Was, wenn ein Mitglied auf Löschung seiner Daten besteht?

Die Rechtslage schreibt vor, dass wir aus steuerrechtlichen Gründen diese Daten 10 Jahre aufheben müssen. Ist nicht toll, aber wir könnens nicht ändern. Gespeichert werden müssen neben den identifizierenden Merkmalen (also Name und Adresse) vor allem die Dauer der Zugehörigkeit und die Zahlungen.

Was bedeutet der Tag "Has Membership Card"?

Geraten: Dieser Tag wird gesetzt, wenn der Mitgliedsausweis gedruckt wird. Je nach Weg der Zustellung kann es noch dauern, bis er das Mitglied auch tatsächlich erreicht.

Was bedeutet der Tag "Parteimitglied"?

Mit vorliegen eines unterschriebenen Mitgliedsantrag bzw. in Bayern mit Eingang des PDFs kann dieses Tag gesetzt werden. In Bayern gilt dies vorbehaltlich eines Zahlungseingangs innerhalb von zwei Wochen.

Was bedeutet der Tag "ToDo"?

Damit können Bearbeiter Mitglieder markieren, die importiert wurden und noch weiter bearbeitet werden müssen (z.B. Begrüßungsmail schreiben)

Was bedeutet die Gruppe Umzugspool?

Im Umzugspool sind Mitglieder die für alle Genseks sichtbar sind. Hiermit können Mitglieder von einem LV in einen anderen LV verschoben werden.

Häh? Datenschutz? Gibt's dafür nicht den Bundesgensek?

Ja, aus Datenschutzgründen bitte getimed umziehen! Nicht einfach reinschmeißen und liegen lassen!

Ja, das ist nur eine Übergangslösung bis uns was besseres einfällt. CiviCRM erlaubt leider nicht, Mitglieder in Gruppen zu verschieben, in denen man kein Leserecht hat.

Was bedeutet der Tag "User Contact"?

Nur für administrative Zwecke benötigt.

Wieso kann ich dem Mitglied, das ich eben eingetragen habe keine Mail schicken (Your Individual contact record has been saved. You do not have the necessary permission to view this contact.)?

Wenn man vergisst, ein neues Mitglied einer Untergliederung (Gruppe) zuzuordnen, auf die man Zugriff hat, so benötigt man einen Gensek, der auf alle Mitglieder Zugriff hat um die fehlende Gruppeneinteilung vorzunehmen. Ein mögliches Vorgehen dieses Admins oder BundesGenseks wäre, alle Mitglieder ohne Gruppe in die jeweils richtige Gruppe zu verschieben und dem jeweiligen GenSek per Task zur weiteren Bearbeitung zu markieren.

Wie kann vor dem Versenden einer Mail eine Vorschau angezeigt werden? (Die Tokens enthalten zum Teil berechnete Werte, die man ohne Vorschau nicht einsehen kann. Selbst nach dem Versenden einer Mail sieht man in der gespeicherten Form nur die Makro-Namen und nicht das, was an deren Stelle gesetzt wurde.)

Eine Testmail an sich selbst schicken ;)

Wie finde ich einen Piraten nach Mitgliedernummer?

Mit "Find Contacts" -> "Search Builder" nach "(Individual) (External Identifier) (=)" suchen.

Wie funktioniert der Mitgliederimport?

In Bayern, so.