Verwaltungstreffen/2012-10-20 - Protokoll Verwaltungstreffen

Dies ist ein Protokoll und sollte nicht mehr verändert werden. Kleine Veränderungen wie Rechtschreibfehler, Layout-Anpassungen, etc. können natürlich weiterhin durchgeführt werden. Dieses Protokoll ist nicht maßgeblich, da es nicht unterschrieben ist. Hinweise auf Veränderung liefert die Versionsgeschichte.

 

• • • __Bundesverwaltungstreffen am 20.10.2012 und am 21.10.2012 in Frankfurt-Niederrad__**

• 20.10.2012

Beginn: 10:10 mit einer kurzen Vorstellungsrunde

• Zentraleinkauf / PShop (10:15-11:10)

 * Der Shop für den Zentraleinkauf ist im Testmodus bis Jahresende
 * Eigene Logos/Motive für T-Shirts sind technisch noch nicht möglich, ist aber in Arbeit
 * Erklärung Sammelbestellungen 6 Wochen Bestellzeit, Preise neu verhandeln aufgrund der Stückzahl
 * Geplant ist erste Auslieferung Ende November (im Allgemeinen 4 Wochen)
 * Anfangsbudget von 20.000 EUR, um Lager aufzubauen
 * Da im Testmodus/Aufbau läuft der Shop noch in einem langsamen Modus (Das Drumrum, nicht die Software ;-) )
 * Kennzahlen (aus [[1]] )
   * Registrierte Gliederungen: 141
   * Davon noch nicht eingeloggt: 14
   * Laufende Sammelbestellungen: ~10.000 EUR netto fällig Ende November 2012, ~ 7000  fällig Februar 2013
   * Verkauft bisher: ~7000 EUR (im Businessplan standen 15.000)
   * Für den Wahlkampf NDS wurde Ware für 29.500 EUR bestellt. Abwicklung über Zentraleinkauf. Handlingkosten 570 EUR (Davon sollen später Personalkosten bezahlt werden). Aber: In 2 Jahren Erlös durch höhere Parteienfinanzierung
 * Im Shop bestellen darf jede Gliederung mit registrierter Debitorennummer. Gruppen ohne Debitorennummer dürfen Bestellungen aufgeben, die müssen aber durch den zugehörigen LV genehmigt werden
 * Frage: Kann eine Gliederung auch 2 Logins bekommen? Antwort: Nein, der LV hat genau einen Login. Aber ein separater Account ohne Debitorennummer kann angelegt werden und Bestellungen aufgeben, die müssen aber einzeln vom LV bestätigt werden.
 * Wer Vorschläge für Produkte hat, einfach an den Shop schicken. Dauert aber lange, bis die online ist.
 * Ab Dez/Januar werden auch Pavillons, Beachflags u.ä. für Infostände angeboten
 * Wichtig: Prinzip "Negative Auktion": Je mehr Leute bestellen, desto niedriger sind die Preise. Wenn man kauft, kauft man also einen Maximalpreis. Kann noch günstiger werden.
 * Ab 5.11. startet der Shop auch für Privatpersonen ("Fan-Shop"), dann ist die Produktpalette auch für Nicht-Gliederungen sichtbar
 * Umsätze, die über den Zentraleinkauf laufen, erhöhen die Einnahmen aus der Parteienfinanzierung
 * Wir  haben ein Gutachten eines Wirtschaftsprüfers, das Anrechnung dieser Umsätze als rechtlich gültige Einnahmen im Sinne der  Parteienfinanzierung bestätigt. Gutachten wurde am 9.9.2012 14:38 von Swanhild über Verwaltungsliste verschickt.
 * Der Shop erfasst, welche Umsätze aus welchem Bundesland kommen. Diese Daten könnten verwendet werden, um Länder mit hohen Umsätzen bei der Ausschüttung der Parteienfinanzierung zu belohnen. Nur als Idee.
 * Die aktuelle Shop-Oberfläche für Sammelbestellungen wird noch einmal vorgeführt.
 * Frage: Kann man die Bestellungen während eines Bestellzyklus noch erhöhen? Antwort: Ja, klar, so viele Bestellungen wie gewünscht pro Bestellzyklus möglich, werden zusammengefasst
 * Umzug des PShop auf offizielle Piratenpartei-Domain ist geplant

• Wirtschaftliche Betätigung von Untergliederungen (11:30 - 12:25)

 * Silke Maaß aus Hannover und Tom vom PShop sind Beauftragte. Ansprechpartner zu erreichen unter: wgb@piratenpartei.de
 * Finanzordnung verbietet Untergliederungen wirtschaftliche Betätigung, aber nach Absprache mit dem Bund kann dies im Namen des Bundes erfolgen
 * Würden Untergliederungen Einnahmen aus wirtschaftlicher Betätigung über einer Schwelle (17.500 EUR) haben, würden Steuern anfallen, das soll auf unterer Gliederungsebene vermieden werden
 * Nach dem Modell muss sich nur der Bund mit dem Finanzamt rumschlagen
 * Frage: Was ist Geschäftsbetrieb? Antwort: Eintrittsgelder für Veranstaltungen, Verkauf von Merchandising, Verkauf von Speisen und Getränken
 * Es fallen auf die Umsätze, wenn sie über den Bund laufen, Umatzsteuer, an.
 * Frage: Kann man nicht die LVs beauftragen, damit nicht alles über eine Person laufen muss? Antwort: Möglich, wenn im LV ein Steuerberater/Bilanzbuchhalter vorhanden ist, der sich da auch richtig drum kümmern kann.
 * Auch bei Kalkulationen, so dass garantiert keine Gewinne generiert werden, gilt das als wirtschaftliche Betätigung
 * Infoblatt mit Details ist auf Anfrage unter wgb@piratenpartei.de anzufordern
 * Projekte müssen von der Gliederung vorher schon so durchkalkuliert werden, dass möglichst ein Gewinn entsteht. Ggf muss dazu ein Zuschuss der Gliederung mit einberechnet werden.
 * Kleinere Projekte, für die sich der Weg über den Bund nicht lohnt. am einfachsten über Privatperson laufen lassen. Diese trägt dann aber auch das Risiko
 * Frage: Braucht man da nicht hauptberufliche Person für den WGB? Antwort: Aktuell noch im Aufbau. Später müssen wir kucken, was wir uns leisten können. Eventuell die LVs mal nach Leuten Ausschau halten, die einen Teil der Arbeit übernehmen können.
 * Schwan macht Ausschreibung für weitere Helfer Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

• Stand Rechenschaftsbericht (12:30 - 12:50)

 * ESC hat mit Prüfug der Belege begonnen
 * Darlehen von Mitlgiedern an die Partei und von der Partei an Mitglieder müssen besser dokumentiert werden.
 * Es gibt jetzt im Wiki (bei Schatzmeister) für diesen Zweck geeignete Formulare (gingen auch über die Verwaltungsliste)
 * Ebenso jetzt Formulare für Zuschüsse von einer Gliederung an eine andere.
 * Ebenso Eigenbelege ausführlich ausstellen! Warum fehlt Beleg? Was für ein Gegenstand? -> Neues Formular verfügbar
 * Mitgliedsbeiträge müssen abgegrenzt werden (wenn sie in einem anderen Jahr eingehen als für das sie gedacht sind) auch Zuordnung für richtige Gliederung
 * Formular für Kassenaufnahmeprotokolle gibt es schon. Nutzen! (Regelmäßig Barkasse zählen und dokumentieren) (Auch an KVs weitersagen!)
   * [[2]] (am Besten: vor Parteitagen, bei Kassenprüfungen, zum Jahrenswechsel, usw,)
 * "Bevorstehende Mitglieder": Die GenSeks müssen einheitlichen Prozess definieren
 * Frühere Mitglieder haben zum Teil noch Zugriff auf Konten von Gliederungen. Bitte dagegen vorgehen. (Jaja, die GLS kapiert das nicht... ;-))
 * Welche Mitglieder führen wir im Rechenschaftsbericht auf? Alle oder nur mit Stimmberechtigung? -> Ab diesem Jahr nur stimmberechtigte Mitglieder
 * Unterlagen der Gliederungen jetzt vollständig vorhanden. Aber Rechenschaftsbericht aus BzV Unterfranken noch nicht im gewünschten Format.
 * Fertige Rechenschaftsberichte werden Mitte November per DHL an die Untergliederungen geschickt. Dorrt müssen Schatzmeister und Vorsitzende unterschreiben und zurückschicken.

• Angestellte / Mitarbeiter (12:50 - 12:55)

 * Wer Menschen anstellen möchte, es gibt jemanden im Bund, der die Gehaltsabrechnungen schon für Bund und Berlin macht und das gerne auch für andere LVs übernimmt (Lohnbuchhaltung)
 * Arbeitsschutz usw. in Geschäftsstellen beachten!

• Satzungantrag Verteilung Parteienfinanzierung (13:15 - 13:46)

 * Satzungsvorschlag vom Finanzrat: [[3]]
 * Ausgangslage: Parteienfinanzierung geht jetzt vor allem an die Länder, die Landtagswahlen hatten in den letzten Jahren. Wenig Geld landet beim Bund und bei den anderen Ländern. 
 * Deswegen Vorschlag für eine breitere Verteilung.
 * Länder, die Geld direkt aus der Parteienfinanzierung bekommen, zahlen 50% an den Bund. Die Hälfte der Mittel für den Finanzausgleich wird in 26 gleiche Teile aufgeteilt.  Hiervon erhält jeder Landesverband 1 Teil und der Bund behält 10 Teile Die andere Hälfte wird 50/50 nach Fläche und Einwohneranzahl der Bundesländer aufgeteilt. 
 * Nächste Sitzung Finanzrat 25. Oktober 21 Uhr im Mumble Brandenburg
 * Diskussion: Einige empfinden es als ungerecht, wenn Geld von oben an andere verteilt wird. Sähe lieber zinslose Darlehen zwischen Ländern
 * Meinung: Muss so ein kurzfristiger Fix in die Satzung geschrieben werden?
 * Meinung: Vorteil des aktuellen Antrags: Einfach und verständlich. Sollte nicht komplizierter und dadurch intransparenter werden
 * Meinung: LVs mit Landtagswahlen hatten auch Kosten für Wahlkampf. Beispiel: SH hat aktuell Kassenlage von ~3000 EUR, muss überbrücken bis Februar 2013
 * Meinung: Es soll kein "Griechenland-Effekt" entstehen. Durch Darlehen werden die "armen" LVs von den "reichen" abhängig
 * Meinung: Beim Bundestagswahlkampf muss dieser überall gut möglich sein, deswegen das Geld gleichmäßiger verteilen
 * Es wird ein Meinungsbild eingeholt: Etwas mehr als die Hälfte würde den Antrag unterstützen

Katja Dathe erlaubt sich, die Tabellen mit der Berechnung (auf Basis der Einnahmen 2010 & der Parteienfinanzierung 2011) hier abzulegen: [[4]]

• Mittagspause (13:46 - 15:00)

• Begrüßungsmails für Neumitglieder (15:00 - 15:45)

 * Nach Einführung von Sage CRM wird der Bund automatisiert Mails an Neumitglieder verschicken. Darin Mitgliedsnummer und Links auf Satzung und Grundsatzprogramm
 * LQFB-Code wird automatisiert verschickt
 * Frage: Wie läuft Rückkommunikation als Antwort auf automatische Mails? Antwort: Wird geprüft, ob es technisch möglich ist, eine gliederungssprezifische Replay-To Adresse einzusetzen?
 * Frage: Was ist mit Mitgliedern, die noch keine Mitglieder sind? "Bevorstehende Mitglieder" Antwort: Sage CRM wird "Interessenten" unterstützen
 * Frage: Können Gliederungen die Vorlagen für automatisch verschickte Mails selbst bearbeiten? Antwort: Nein
 * Frage: Entstehen nicht Datenschutzprobleme, wenn  LQFB-Zugänge einzeln verschickt werden? Antwort: Der DSB meint Nein
 * 

• Akkreditierung Bundesparteitag (15:45 - 16:05)

 * Es wird eine zentrale Akkreditierung geben
 * Stimmberechtigung soll anhand der Mitgliedsbeitragsbuchungen im Sage Office Line abgeleitet werden
 * Gliederungen müssen pflegen: Eintrittsdatum, OffeneBeiträgeBis2011, Erstbeitrag (bei Neumitgliedern 2012)
 * Neumitglieder, die noch nicht in SAGE sind - Liste mit Namen und offenem Betrag an PirSepterra (auf USB-Stick) auf dem BPT geben

• Einführung Sage CRM (Zwischendurch)

 * Einführung geplant für Mitte November
 * Anschließend geht auch der ID-Server online
 * Es wird ein eigenes Datenfeld pro Mitglied geben "Postadresse war nicht erreichbar"

• Kündigung Mitgliedschaft per E-Mail (16:30 - 16:35)

 * Kündigung per E-Mail ist möglich, wenn wir unsere Satzung ändern. Bundesgeneralsekretär wird Satzungsänderungsantrag stellen
 * Dann muss aber jede Kündigung per E-Mail an die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse angefragt und bestätigt werden.

• Beendigung der Mitgliedschaft bei Nichtzahlern (16:35 - 17:15)

 * Ziel: Karteileichen loswerden
 * Es gibt zwei separate Vorschläge: Vorschlag der Rechtsabteilung immer über PAV über Schiedsgericht, LQFB-Initiative mit "Streichung" aus der Mitgliederliste
 * Meinungsverschiedenheit, ob zwei Jahre Zahlungsverzug zu lange sind oder nicht 
 * Meinung: Verpflichtung, vorher ausreichend zu mahnen, muss als Recht des Mitglieds mit in die Satzung
 * Begriff "Mahnung" oder "Zahlungserinnerung" verwenden? Soll Zahlungserinnerung heißen. 
 * Frage: Sollen fehlende Beiträge nach Rauswurf weiter angemahnt werden? Mehrheitsmeinung: Nicht sinnvoll, Geld gibt es wahrscheinlich eh nicht und hinterlässt schlechten Eindruck
 * Kein Anwesender widerspricht dem Einbringen des Vorschlags der Rechtsabteilung beim BPT

• Bundeskiste (17:25 - 18:30)

 * Präsentation: Vorstellung der Bundeskiste . Anschließend Fragen / Diskussion
 * Frage: Was für Zwecke? Antwort: z.B. ständige Mitgliederversammlung, z.B. um Grundgesamtheiten verifizierter Mitglieder für Delegiationen oder ähnliches zu ermitteln
 * Frage: Wieso wird System jetzt geschaffen, ohne konkreten Zweck zu haben? Antwort: Konkrete Zwecke existieren schon in Berlin (Bezirksliquids, ständige Mitgliederversammlung) und MeckPomm (ständige Mitgliederversammlung), weitere werden hinzukommen
 * Frage: Ist das Versuch, unsaubere Daten in der Mitgliederverwaltung zu lösen? Das passiert durch Rauswurf bei Nichtzahlung in Zukunft. Bundeskiste löst das nicht, schafft aber Zweiklassengesellschaft Antwort: Zahlstatus reicht nicht als Verifizierung
 * Meinung: Verifizierung an sich ist schon Zweck
 * Frage: Datensicherheit auf gleichem Niveau wie bei Sage? (VPN, Prozesse) Antwort: Ja
 * Frage: Was ist mit Personen, die aus Gründen nicht zu einer Verifizierungsveranstaltung kommen können? Antwort: Es lassen sich Lösungen finden, z.B. Postident. Es ist weniger schlimm als beim realen Parteitag 
 * Frage: Mitglieder geben kein Geburtsdatum oder kein vollständiges an und ähnliches. Antwort: Technische Lösungen sind denkbar
 * Frage: Wieviel Manpower wird benötigt? Ist diese verfügbar? Antwort: Wird sich zeigen 
 * Frage: Verifizierungspirat könnte doch erfundene Daten verifizieren. Antwort: Verifizierung kann nur auf Verifizierungsveranstaltung durchgeführt werden. Diese werden inklusive Anzahl der Verifizierten veröffentlicht. Hohes Entdeckungsrisiko
 * Frage: Aufnahme in die Bundeskiste nur nach Opt-In? Antwort: Kann man drüber nachdenken
 * Meinung: Misstrauenskultur nicht gut. Antwort: Ist kein Misstrauen gegen die Menschen, sondern gegen die Datensätze

18:30 Ende Tag 1

• 21.10.2012 (GenSek-Teil)

Beginn Tag 2 10:11

• Vorstellung Stand Sage CRM (10:11 - 12:15)

 * Suchmaske jetzt auch mit Stichwortsuche und Möglichkeit zur Eingrenzung auf Gliederungen
 * Übersichtsseite für Mitglied mit Anzeige der wichtigen Daten
 * Frage: Erfassung der Staatsbürgerschaft? Nur "Deutsch / Nicht Deutsch"? Oder "Deutsch / EU / Sonstige"? Antwort: "DE / EU / Sonstige"
 * Frage: Was, wenn Land der EU beitritt? Antwort: Dann kann man alle "Sonstige" anschreiben und fragen, ob sie in $Land Staatsbürgerschaft haben.
 * Zuordnung Adresse zu Wahlkreisen wird kurzfristig nicht möglich sein. Bei Wahlkreisgrenzen durch Städte lieber die ganze Stadt einladen und in der Einladung erklären, wer stimmberechtigt ist. Wenn Hilfe bei Zuordnung Mitglied <> Wahlkreis benötigt wird, an Mark Huger oder NineBerry melden
 * Neues VIP-Feld für wichtige Mitglieder, Checkbox für Mandatsträger. Frage: Auch für kommunale Mandate? Antwort: Nur für Europa, Bundestag, Landtag Eventuell Typisierung nach Art/Ort des Mandats
 * Bankverbindung für Lastschrift? Kommt noch, Sync mit Office Line muss noch gemacht werden
 * Feld für Ende Zeitraum Beitragsminderung fehlt noch
 * Wunsch: Kommentarfeld für die landesspezifischen Refcodes
 * Wunsch: Mehr Felder zur freien Verwendung
 * Kommunikationspräferenzen: Kann nicht mehr vom GenSek eingestellt werden, läuft komplett über die immer laufende LimeSurvey-Umfrage. Es wird eine einfache Möglichkeit geben, einem Mitglied den korrekten Link für seine LimeSurvey-Umfrage zuzuschicken.
 * Umzugspool wird es anfangs noch geben. Wird aber später durch Automatismus ersetzt, bei dem direkt eine neue Zielgliederung (LV) eingegeben wird und die Ziel-Gliederung wird dann benachrichtigt.
 * Es können pro Mitglied mehrere Adressen erfasst werden, wir wollen aber nur eine erfassen
 * Wie wird mit Interessenten umgegangen? Wichtig: Schatzmeister muss auch schon buchen können, bevor das Mitglied Mitglied ist. Idee: Interessenten werden auch in Office Line schon erfasst und bekommen auch schon eine Mitgliedsnummer, aber den Status „bevorstehend“. So kann dem Mitglied dann auch bei der ersten Zahlungsaufforderung schon die zukünftige Mitgliedsnummer für die Überweisung mitgeteilt wird.
 * Massenimport für Neumitglieder und Massenänderungen an Bestandsmitgliedern aus Excel-Datei ist möglich. Wenn keine Mitgliedsnummer angegeben, wird der bestehende Datensatz geändert
 * Frage: Wird es parallel zum Produktivbetrieb eine Spielwiese geben? Antwort: Nein, bisher nicht geplant, wird aber geprüft
 * Wie wird mit Interessenten umgegangen? Wichtig: Schatzmeister muss auch schon buchen können, bevor das Mitglied Mitglied ist. Idee: Interessenten werden auch in Office Line schon erfasst und bekommen auch schon eine Mitgliedsnummer, aber den Status „bevorstehend“. So kann dem Mitglied dann auch bei der ersten Zahlungsaufforderung schon die zukünftige Mitgliedsnummer für die Überweisung mitgeteilt wird.
 * Für den Export und Massenmails gibt es vom Bund einheitliche Filter für alle Gliederungen
 * Frage: Wie kann man dann selbst nach Kriterien filtern für Versand von Mails? Antwort: Lösung aus Dortmund: Es gibt vier Felder MarkerLand, MarkerBezirk, MarkerKreis, MarkerOrt und vier dazu passende Berichte. Mitarbeiterverwalter kann alle Mitglieder in seinem Bereich exportieren, in Excel nach eigenen Kriterien filter und Marker setzen, dann zurück in SageCRM importieren und Mails verschicken.
 * Bei Massenmails können Platzhalter für konkrete Daten des Mitglieds eingesetzt werden. Bei Mails an einzelne Mitglieder geht das aktuell noch nicht, ist aber für Zukunft geplant.
 * Frage: Wohin gehen Bounces (Benachrichtigungen für nicht zustellbare Mails)? Antwort: An den Absender der Mails und das ist automatisch der eingeloggte Mitgliederverwalter.
 * Wunsch: Bericht aller Mitglieder ohne E-Mail-Adresse
 * Frage: Gibt es Platzhalter für „offenen Mitgliedsbeitrag“? Antwort: Ja, das Datenbankfeld ist jetzt auch schon in der Office Line sichtbar
 * Frage: Können Schatzmeister Stammdaten im Office Line ändern? Antwort: Können sie aktuell ändern, wird aber innerhalb von 24 Stunden wieder überschrieben
 * Frage: Gilt das auch für Sachen rund um Mitgliedsbeitrag (Höhe, Minderung, …) Antwort: Ja
 * Frage: Gibt es Schwarzliste abgelehnter Mitglieder? Antwort: Aus Datenschutzgründen nicht möglich
 * 
 * Bitte Umzugspool dringend leeren!

• Verbandswechsel / Umzugsproblematik (12:15-13:00)

 * TODO Protokollierung
 * Anfrage wird an Rechtsabteilung gestellt, was möglich ist

• Preise für SageCRM-Lizenzen (13:00 - 13:30)

 * Aktuell geschätzter Bedarf etwa 200 Lizenzen bundesweit: Preis pro Lizenz ~ 30-40 EUR

13:30 Ende Tag2 GenSek-Teil

• 21.10.2012 (Schatzmeister-Teil)

Reisekostenübernahme für finanz. Schwache Mitglieder

 * A von der Partei unabhängig eine Möglichkeit finden, z.Bsp. privat Kleinbus mieten und damit Anreise ermöglichen
 * B für entsprechende Mitglieder eine Beauftragung zu erteilen und damit Reisekosten erstatten zu können

Ablage

 * Herr Schölermann wird die Belege in Zukunft nicht mehr umsortieren, sofern die Beleg alphabetisch kreditorisch abgelegt sind
 *