NRW:Rhein-Erft-Kreis/Vorstand/Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Vorstandes der Piratenpartei Rhein-Erft

§1 Allgemeines

(1) Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen, den Organisationseinheiten und den Mitgliedern der Partei zum Wohle selbiger vertrauensvoll zusammen.
(2) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen.
(3) Sollte ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben zeitweise nicht nachkommen können, so bestimmt (sofern kein Vertreter in §13 benannt) es einen Vertreter aus dem Vorstand. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung berechtigt und verpflichtet.

§2 Verwaltung der Mitgliedsdaten, deren Zugriff und Sicherung

(1) Die Mitgliederdaten der Mitglieder des Kreisverbandes werden in einer zentralen Datenbank gepflegt.
(2) Der Zugriff auf die Mitgliederdaten ist grundsätzlich an die Abgabe einer Datenschutzverpflichtung sowie die Teilnahme an einer entsprechenden Datenschutzbelehrung gebunden.
(3) Zugriffsberechtigt sind grundsätzlich die Vorstandsmitglieder, die die Daten regelmäßig zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Der Vorstand und der Generalsekretär können per Beschluss weiteren Personen Zugriff auf die Mitgliederdaten gewähren; dieser Zugriff kann auf ausgewählte Daten beschränkt werden. Die Kassenprüfer erhalten insoweit Zugriffsberechtigungen oder Datenauszüge, als dies zum Zwecke der Prüfung erforderlich ist. Die Überprüfung der Zugangsberechtigung obliegt dem Generalsekretär.
(4) Jeder Zugriffsberichtigte ist dazu verpflichtet, seine Zugangsdaten und die Mitgliederdaten mindestens im Sinne der EU-DSGVO zu schützen. Dies umfasst insbesondere, dass entsprechende Dateien nicht unverschlüsselt gespeichert oder übertragen werden dürfen.
(5) Richtlinien der Beauftragten für den Datenschutz des Kreisverbandes sowie aller vorgeordneten Gliederungen sind, sofern vorhanden, zu beachten.
(6) Nicht mehr benötigte Daten sind unverzüglich vollständig zu löschen.
(7) Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht zugriffsberechtigte Personen oder Stellen ist untersagt.

§3 Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder

(1) Jedes Vorstandsmitglied ist im Rahmen seiner Zuständigkeiten und der zugehörigen Budgets alleine zu Entscheidungen berechtigt. Je nach Schwere der Entscheidung ist es angehalten, sich vorher mit dem Rest des Vorstands zu beraten oder einen Vorstandsbeschluss herbeizuführen.
(2) Bei Überlappung der Zuständigkeiten entscheiden die betroffenen Vorstandsmitglieder gemeinsam.
(3) Dem Schatzmeister obliegt die Zuständigkeit für Finanzangelegenheiten, insbesondere die Buch- und Kontenführung, die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, die Vorbereitung des Rechenschaftsberichtes sowie das Spendenwesen. Für die Eröffnung und Auflösung von Konten ist ein Vorstandsbeschluss notwendig.
(4) Verfügungsberechtigt über die Konten ist in erster Linie der Schatzmeister. Der Vorstand bestimmt per Beschluss weitere Vorstandsmitglieder, die einzeln oder gemeinschaftlich verfügungsberechtigt sind. Werden Verfügungen durch ein anderes Vorstandsmitglied als den Schatzmeister vorgenommen, ist dies dem Vorstand unverzüglich anzuzeigen.
(5) Die Zuständigkeiten im Einzelnen werden in § 13 geregelt.

§4 Einladung zu Vorstandssitzungen

(1) In der Sitzung wird der Termin für die nächste Sitzung festgelegt. Der Vorstand kann per Beschluss Termine für mehrere Sitzungen oder eine Regelung, nach der sich regelmäßig Termine ergeben, festlegen.
(2) Die Veröffentlichung des vorläufigen Protokolls mit dem nächsten Termin im Redmine ist Einladung im Sinne der Satzung.
(3) Wird kein Termin beschlossen oder kann der beschlossene Termin nicht wahrgenommen werden, so wird in der Regel mit einer Frist von 7 Tagen per E-Mail eingeladen; die Nachricht muss in diesem Fall explizit an die Organisations- und Info-Mailinglisten des Kreisverbandes sowie an die gemeinsame Adresse des Vorstandes gerichtet sein.
(4) Das zuständige Vorstandsmitglied soll im Fall des Abs. 3 in der Regel in Abstimmung mit den anderen Mitgliedern des Vorstandes einen Termin festlegen und dazu einladen.
(5) Sobald ein Termin feststeht, ist er zusammen mit einer vorläufigen Tagesordnung zu veröffentlichen, damit Eingaben zu den behandelten Themen möglich sind.

§5 Leitung, Protokollführung und Ablauf der Vorstandssitzungen

(1) Versammlungsleiter ist grundsätzlich der Versammlungsleiter der letzten Sitzung des Vorstandes. Wurde noch kein Versammlungsleiter gewählt, ist der Versammlungsleiter der letzten Sitzung nicht anwesend oder wird dies von einem Vorstandsmitglied beantragt, bestimmt der Vorstand mit einfacher Mehrheit den Versammlungsleiter aus den anwesenden Vorstandsmitgliedern.
(2) Der Versammlungsleiter bestimmt den Protokollführer, sofern kein Vorstandsmitglied eine Wahl durch den Vorstand beantragt.
(3) Der Vorstand kann im Laufe einer Sitzung den Versammlungsleiter oder den Protokollführer neu bestimmen, falls dies erforderlich wird.
(4) Über den Verlauf der Vorstandsitzungen wird ein Sitzungsprotokoll angefertigt.
(5) Das Protokoll muss

• Beginn,
• Ort,
• anwesende Vorstandsmitglieder,
• entschuldigt und unentschuldigt abwesende Vorstandsmitglieder,
• Versammlungsleitung
• Protokollführer,
• Beschlussfähigkeit,
• Tagesordnung,
• die seit der letzten Sitzung getätigten Umlaufbeschlüsse,
• Anträge,
• Beschlüsse,
• bei der Abstimmung über Anträge das Abstimmungsergebnisse mit Nennung des jeweiligen Abstimmungsverhaltens der anwesenden Vorstandsmitglieder,
• Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes,
• bei Festlegung den Termin und Ort der nächsten Sitzung und
• Ende der Sitzung

enthalten. Ferner können Stellungnahmen protokolliert werden.
(6) Das Protokoll ist auf der Redmine-Instanz des Vorstandes zu veröffentlichen.
(7) Zu Beginn jeder Sitzung ist das Protokoll der letzten Sitzung zu bestätigen und vorher, falls notwendig, zu ändern.
(8) Es werden grundsätzlich nur die Themen behandelt, die mindestens sechs Stunden vor Beginn der Sitzung dem zuständigen Vorstandsmitglied mitgeteilt wurden. Unter dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ können beliebige Themen besprochen werden, die Behandlungszeit pro Thema ist in diesem Fall grundsätzlich auf 10 Minuten beschränkt.
(9) Es werden grundsätzlich nur die Anträge behandelt, die dem Vorstand mindestens 18 Stunden vor Beginn der Sitzung vollständig vorlagen.
(10) Abweichungen von Abs. 6 und Abs. 7 werden mit der absoluten Mehrheit aller Vorstandsmitglieder beschlossen. Dies soll nur in Fällen besonderer Eilbedürftigkeit erfolgen.
(11) Beschlüsse sind ausschließlich auf entsprechenden Antrag unter dem Tagesordnungspunkt „Anträge an den Vorstand“ oder als Umlaufbeschluss nach den Maßgaben des § 10 zu fassen.

§6 Öffentlichkeit der Vorstandssitzungen und deren Ausschluss

(1) Vorstandssitzungen finden in der Regel öffentlich statt.
(2) Auf Beschluss einer einfachen Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder kann ein Teil der Sitzung nichtöffentlich abgehalten werden. Der Antrag ist öffentlich schriftlich zu begründen und zu protokollieren.
(3) Datenschutzrechtlich relevante Themen sind grundsätzlich in einem nichtöffentlichen Teil zu behandeln.
(4) Die Teilnahme an einem nichtöffentlichen Teil einer Vorstandssitzung kann einzelnen Personen, die nicht Mitglied des Vorstandes sind, durch Beschluss des Vorstandes im nichtöffentlichen Teil erlaubt werden. Die Teilnahme kann an die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung gebunden werden.

§7 Abstimmungen

(1) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist.
(2) Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Vorstandes. Falls keine anderen Regelungen Vorrang haben, fasst der Vorstand seine Beschlüsse mit der einfachen Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder.
(3) Änderungen an dieser Geschäftsordnung werden mit der Zweidrittelmehrheit der Stimmen aller Vorstandsmitglieder beschlossen.

§8 Virtuelle und fernmündliche Vorstandssitzungen

(1) Virtuelle Vorstandssitzungen können mit geeigneter frei und offen zugänglicher Software durchgeführt werden.

§9 Anträge an den Vorstand

(1) Anträge, die an den Vorstand gerichtet werden, sind zeitnah zu behandeln.
(2) Jeder Antrag benötigt einen Antragsteller und einen vollständigen, endgültigen Antragstext. Sofern möglich soll die für die Umsetzung zuständige Person oder Stelle benannt werden.
(3) Der Antrag ist per E-Mail oder Post an die entsprechende Adresse des Vorstandes zu richten und in die Redmine-Instanz des Vorstandes zu stellen.
(4) Antragsberechtigt sind jedes Mitglied und jede Organisationseinheit des Kreisverbandes sowie jedes Organ der Piratenpartei Deutschland und ihrer Gebietsverbände. Anträge anderer Personen und Vereinigungen können zugelassen werden. Ein solcher Antrag gilt als zugelassen, falls kein Vorstandsmitglied Einwand dagegen erhebt. Erhebt ein Vorstandsmitglied Einwand, gilt der Antrag als zugelassen, wenn ein anderes Vorstandsmitglied dies wünscht.
(5) Jeder Antrag erhält eine eindeutige Antragsnummer. Diese setzt sich zusammen aus der derzeitigen Wahlperiode des Vorstandes sowie einer innerhalb der Wahlperiode fortlaufenden Nummer.
(6) Einzelbeschlüsse der Vorstandsmitglieder bzw. Anträge auf solche erhalten eine eindeutige Beschluss- bzw. Antragsnummer. Diese setzt sich zusammen aus der derzeitigen Wahlperiode des Vorstandes, dem Kürzel „E“ sowie einer innerhalb der Wahlperiode fortlaufenden Nummer.
(7) Jedes Vorstandsmitglied hat die Möglichkeit, schriftlich eine persönliche Erklärung zu seinem Abstimmungsverhalten abzugeben, die in das Protokoll der Vorstandssitzung aufgenommen und in der Beschlussdokumentation veröffentlicht wird.

§10 Umlaufbeschlüsse

(1) Der Vorstand kann Entscheidungen durch Umlaufbeschlüsse treffen.
(2) Umlaufbeschlüsse können schriftlich, per elektronisch signierter E-Mail oder in der Redmine-Instanz des Vorstandes getroffen werden. Sofern möglich sollen Umlaufbeschlüsse in der Redmine-Instanz getroffen werden.
(3) Die Abstimmung als Umlaufbeschluss erfolgt auf Verlangen des Antragstellers oder eines Vorstandsmitgliedes. Der Antrag darf nicht als Umlaufbeschluss abgestimmt werden, sondern ist auf der nächsten Sitzung abzustimmen, wenn dies von mindestens drei Vorstandsmitgliedern verlangt wird.
(4) Die Vorstandsmitglieder sind auf Umlaufbeschlüsse zu Beginn der Abstimmung hinzuweisen. Eine Einstellung des Antrags in den entsprechenden Bereich der Redmine-Instanz ist Hinweis an alle Mitglieder.
(5) Die Mitglieder des Kreisverbandes sollen zu Beginn der Abstimmung auf Umlaufbeschlüsse hingewiesen werden.
(6) Umlaufbeschlüsse werden mit einer einfachen Mehrheit der Stimmen des Vorstandes gefasst, sofern keine anderweitigen Regelungen bestehen.
(7) Die Abstimmung zu einem Umlaufbeschluss ist mindestens so lange möglich, wie sich das Beschlussergebnis durch eine beliebige Kombination des Abstimmungsverhalten der Vorstandsmitglieder, die noch nicht abgestimmt haben, ändern kann. Ist die Abstimmung zu einem Umlaufbeschluss zu Beginn der nächsten Vorstandssitzung nicht abgeschlossen, wird der Antrag in der Sitzung behandelt. Zuvor abgegebene Stimmen verfallen in diesem Fall.
(8) Umlaufbeschlüsse sind im Protokoll der nächsten Vorstandssitzung zu veröffentlichen. Bis zur Veröffentlichung haben Vorstandsmitglieder, die noch nicht abgestimmt haben, die Möglichkeit, ihr Abstimmungsverhalten zu Protokoll zu geben.
(9) Änderungen der Geschäftsordnung per Umlaufbeschluss sind unzulässig.

§11 Redmine

(1) Der Kreisverband betreibt eine Redmine-Instanz.
(2) Alle Vorstandsmitglieder und Beauftragte des Vorstandes erhalten einen Account in der Redmine-Instanz.
(3) Alle Anträge an den Vorstand und alle Einzelbeschlüsse von Vorstandsmitgliedern sind in der Redmine-Instanz zu dokumentieren. Bei nichtöffentlich behandelten Anträgen wird die öffentliche Dokumentation auf folgende Daten beschränkt: Antragsstatus (neu, vertagt, in Abstimmung, nichtöffentlich abgeschlossen), Antragsnummer, Behandlung als Umlaufbeschluss (Ja / Nein), RT-Referenzen, Antragsdatum, Beschlussdatum, Referenzen zu verbundenen Anträgen (insbesondere zugehörige Anträge auf nichtöffentliche Sitzungsteile).
(4) Die Abstimmungsergebnisse zu den Anträgen sowie das Abstimmungsverhalten der einzelnen Vorstandsmitglieder sind in der Redmine-Instanz zu dokumentieren.
(5) Die Vorstandsmitglieder und die Beauftragten sind gehalten, die Redmine-Instanz zur Dokumentation ihrer Projekte zu verwenden.

§12 Tätigkeitsbericht

(1) Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, einen Tätigkeitsbericht anzufertigen und diesen auf der Internetpräsenz des Vorstandes verfügbar und aktuell zu halten.
(2) Der Tätigkeitsbericht umfasst die Tätigkeit des jeweiligen Vorstandsmitgliedes im Rahmen der ihm zugewiesenen Kompetenzen und der Kompetenzen, die es in Vertretung anderer Vorstandsmitglieder wahrnimmt.
(3) Jedes Vorstandsmitglied hat den Umfang seines Tätigkeitsberichts in angemessener Weise zu begrenzen.
(4) Die Tätigkeitsberichte werden zum nächsten Kreisparteitag zu einem gemeinsamen Vorstandsbericht zusammengefügt.

§13 Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder

Die Tätigkeitsbereiche der Vorstandsmitglieder sind:

• Marius Hövel, 1. Vorsitzender
  • Vertretung der Partei nach Außen / Öffentlichkeitsarbeit
  • Vernetzung der Ortsgruppen
  • Vernetzung der Fraktionen
  • Mitgliederwerbung (in Zusammenarbeit mit den Ortsgruppen)

• Alessa Flohe, Politische Geschäftsführerin, 2. Vorsitzende
  • Unterstützt und Vertritt den 1. Vorsitzenden bei seinen Aufgaben
  • Organisation der politischen Willensbildung und der innerparteilichen Bildung

• Mike Kühnapfel, Generalsekretär
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen
  • Pflege von Redmine
  • Administration der technischen Infrastruktur des Kreisverbandes
  • Mitgliederbetreuung und -verwaltung

• Stella Tuchscherer, Schatzmeisterin
  • Buchhaltung
  • Kontoführung
  • Erstellen eines Finanzberichtes
  • Erstellung und Kontrolle des Finanzplans

• Jannis Milios
  • Unterstützt den 1. Vorsitzenden und die politische Geschäftsführerin bei ihren Aufgaben

• Marcel Cremer
  • Unterstützt und vertritt den Generalsekretär bei seinen Aufgaben

• Harry Hupp
  • Unterstützt und vertritt die politische Geschäftsführerin bei ihren Aufgaben

• Bianka Milios
  • Unterstützt und vertritt die Schatzmeisterin bei ihren Aufgaben

Alle Vorstandsmitglieder sind gemeinsam verantwortlich für die Betreuung, Aktivierung und Gewinnung von Mitgliedern.

§14 Schlussbestimmungen

• Die Vorschriften der § 5 Abs. 8 S. 1 und Abs. 9 finden bei der konstituierenden Sitzung des Vorstandes keine Anwendung.
• Diese Geschäftsordnung tritt unmittelbar nach der Beschlussfassung über sie in Kraft und gilt mit Ausnahme des §13 auch nach Ende der Wahlperiode des Vorstandes fort, bis der Vorstand sich eine neue Geschäftsordnung gibt.
• Der Vorstand ist angehalten, zu Beginn seiner Wahlperiode unter Berücksichtigung von Erfahrungen aus der vorhergenden Wahlperiode diese Geschäftsordnung zu überarbeiten. Insbesondere §13 ist zu Beginn der Wahlperiode neu zu fassen.