NRW:Köln/Kreisverband/Vorstand/Geschäftsordnung
Geschäftsordnung des Vorstandes der Piratenpartei Köln.
Letzte Änderung gemäß Vorstandsbeschluss vom 05.11.2018: Neufassung § 2 Absatz 1 Verwaltung der Mitgliedsdaten, deren Zugriff und Sicherung.
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den Vorschriften der Gesetze, der Satzung, sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen und Mitgliedern der Partei zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen.
Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Sollte ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben zeitweise nicht nachkommen können, so bestimmt es einen Vertreter. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung berechtigt und verpflichtet.
Jedes Vorstandsmitglied ist im Rahmen seiner Zuständigkeit allein zu Entscheidungen berechtigt. Je nach Schwere der Entscheidungen ist es angehalten sich vorher mit dem Rest des Vorstands zu beraten bzw. die Entscheidung gemeinsam zu treffen. Bei Überlappung der Kompetenzen entscheiden die betroffenen Vorstandsmitglieder gemeinsam.
Verwaltung der Mitgliedsdaten, deren Zugriff und Sicherung
Der Zugriff auf die Mitgliederdaten ist grundsätzlich an die Abgabe einer Datenschutzerklärung gebunden. Die Mitgliederdaten der Piraten werden in einer zentralen Datenbank (PRM) gepflegt. Zugriffsrecht auf die Mitgliederdaten des Kreisverbands Köln hat die durch den Vorstand beauftragte Person, die Teil des Vorstands sein sollte. Der Kreisvorstand kann per Beschluss weiteren Piraten Zugriff auf die Mitgliederdaten gewähren, dieser Zugriff kann auf ausgewählte Daten beschränkt werden.
Jeder Zugriffsberichtigte ist dazu verpflichtet seine Zugangsdaten und die Mitgliederdaten nach bestem Wissen und Gewissen zu schützen. Dies umfasst insbesondere, dass entsprechende Dateien nicht unverschlüsselt gespeichert werden dürfen. Nicht mehr benötigte Daten sind unverzüglich vollständig zu löschen. Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht Zugriffsberechtigte ist untersagt. Die Einweisung in den Gebrauch der Datenbank erfolgt in Absprache mit dem Landesvorstand NRW.
Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder
Den beiden Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination gegenüber dem Bundesverband, dem Landesverband und den anderen Kreisverbänden, die Einberufung von Mitgliederversammlungen und die Vorbereitung von Wahlen.
Schatzmeister: Dem Schatzmeister obliegt die Zuständigkeit für Finanzangelegenheiten, insbesondere die Buch- und Kontoführung, die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, die Vorbereitung des Rechenschaftsberichts, sowie das Spendenwesen. Für Eröffnung und Auflösung von Konten ist ein Vorstandsbeschluss notwendig.
Verfügungsberechtigt über die Konten ist in erster Linie der Schatzmeister. Zur Vertretung des Schatzmeisters ist der Vorsitzende ebenfalls einzelverfügungsberechtigt. Ist der Schatzmeister verhindert und hat den Vorsitzenden als Vertreter bestimmt so ist dies dem Vorstand anzuzeigen.
Vorstandssitzungen
Einladung zu Vorstandssitzungen
Zu Vorstandssitzungen wird in der Regel mit einer Frist von 3 Tagen per E-Mail eingeladen, die Nachricht muss explizit an die einzelnen Vorstandsmitgliedern und an die Kölner Mailingliste gerichtet sein. Jedes Vorstandsmitglied hat ein Einladungsrecht. Virtuelle Vorstandssitzungen können mit einer geeigneten Software (z.B. Mumble oder Jitsi) durchgeführt werden. Der Vorstand achtet bei der Auswahl auf Datensparsamkeit. Sobald ein Termin feststeht, wird er zusammen mit einer vorläufigen Tagesordnung veröffentlicht, damit Eingaben zu den behandelten Themen möglich sind. Die endgültige Tagesordnung wird spätestens vor Beginn der Sitzung aufgestellt.
Leitung und Protokollführung der Vorstandssitzungen
Der Vorstand bestimmt zu Beginn einer jeden Sitzung mehrheitlich den Sitzungsleiter aus den anwesenden Mitgliedern des Vorstands und den Protokollführer aus den anwesenden Piraten. Der Vorstand kann im Laufe einer Sitzung den Sitzungsleiter und den Protokollführer neu bestimmen, falls dies erforderlich wird.
Über den Verlauf der Vorstandsitzungen wird ein Protokoll angefertigt. Das Protokoll muss Anträge, Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse mit Nennung des jeweiligen Abstimmungsverhaltens der anwesenden Vorstandsmitglieder, Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes, Beginn, Ende, Beschlussfähigkeit, Tagesordungspunkte, Versammlungsleitung und Protokollführer, Ort, anwesende Vorstände, entschuldigt und unentschuldigt abwesenden Vorstände enthalten. Ferner können Stellungnahmen protokolliert werden.
Das Protokoll wird den Sitzungsteilnehmern vor Veröffentlichung zur Durchsicht per E-Mail zugestellt. Das Protokoll ist von mindestens eines weiteren Vorstandsmitglieds gegenzuzeichnen.
Öffentlichkeit und deren Ausschluss
Vorstandssitzungen finden in der Regel offen statt.
Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes kann der Vorstand mit einfacher Mehrheit beschließen, dass die Behandlung einzelner Tagesordnungspunkte unter Ausschluss der Öffentlichkeit erfolgt. Der wichtige Grund muss dem Vorstand zuvor benannt werden. Die Benennung des wichtigen Grundes erfolgt unter Ausschluss der Öffentlichkeit, wenn mindestens ein Vorstandsmitglied dies beantragt.
Die Teilnahme an einer Vorstandsitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit erfordert die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung. Die Anwesenheit in der Sitzung ist nur für die Dauer der Anhörung gestattet.
Anträge zu einer Vorstandssitzung
Anträge zu einer Vorstandssitzung des Kreisvorstandes können an den Kreisvorstand gerichtet werden und werden möglichst auf der nächsten Sitzung behandelt. Jeder Antrag benötigt einen Antragsteller (keine Nicknames), und einen vollständigen, endgültigen Antragstext (keine Links, auch nicht zu anderen Wikiseiten). Der Antrag ist per Mail an info@piratenpartei-koeln.de zu richten oder auf der dafür vorgesehenen Wiki-Seite einzutragen. Antragsberechtigt sind Piraten aus dem Kreisverband Köln.
Abstimmungen
Der Kreisvorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der amtierenden Mitglieder anwesend ist.
Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Kreisvorstandes. Falls keine anderen Regeln Vorrang haben, fasst der Vorstand seine Beschlüsse mit der einfachen Mehrheit der Vorstandsmitglieder.
Umlaufbeschlüsse
Der Kreisvorstand kann Entscheidungen auch durch Umlaufbeschlüsse mündlich, fernmündlich oder per E-Mail treffen, sofern dadurch die Geschäftsordnung nicht geändert wird oder schutzwürdige Daten wie Personendaten von Mitgliedern Gegenstand des Beschlusses sind und aus diesem Grund eine Diskussion in der offenen Vorstandssitzung nicht angebracht ist. Wird ein Antrag auf Entscheidung im Umlaufbeschluss gestellt, ist zugleich eine Frist zur Beschlussfassung zu setzen. Diese Frist soll nicht länger als 48 Stunden sein. Die Vorstandsmitglieder sind auf abzustimmende Umlaufbeschlüsse per E-Mail hinzuweisen.
Umlaufbeschlüsse werden mit einer Mehrheit von 2/3 der Stimmen gefasst, die innerhalb der so gesetzten Frist abgegeben werden, mindestens aber mit den Stimmen der Hälfte der Vorstandsmitglieder. Wenn einem Umlaufbeschluss vor Ablauf der gesetzten Frist mit mindestens 2/3 der Stimmen des Vorstandes zugestimmt wird, gilt er als beschlossen.
Umlaufbeschlüsse werden in der nächsten Vorstandssitzung veröffentlicht.
Arbeitskreise der Piratenpartei Köln
Arbeitskreise der Piratenpartei Köln können jederzeit mit einfacher Mehrheit durch den Vorstand der Piratenpartei Köln gegründet oder aufgelöst werden.
Arbeitskreise dienen der Diskussion und Erarbeitung von politischen Positionen und Aussagen der Piratenpartei Köln und somit zur innerparteilichen Willensbildung.
Sitzungen von Arbeitskreisen der Piratenpartei Köln werden protokolliert und die Protokolle werden zeitnah im Wiki der Piratenpartei veröffentlicht.
Tätigkeitsbericht
Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, einen Tätigkeitsbericht anzufertigen und diesen dem Kreisparteitag vorzustellen. Die Tätigkeitsberichte werden anschließend im Rahmen des Protokolls veröffentlicht. Nicht wiedergewählte Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, mit Beendigung Ihres Amtes alle im Rahmen ihrer Parteitätigkeit gesammelten Daten (Arbeitsergebnisse, Dokumente, Kontaktdaten – sofern vom Kontakt genehmigt -, offiziellen Schriftverkehr etc.) an ihren gewählten Nachfolger zu übergeben.
Der Tätigkeitsbericht umfasst die Tätigkeit des jeweiligen Vorstandsmitgliedes im Rahmen der ihm in dieser Geschäftsordnung zugewiesenen Kompetenzen und Vertretung anderer Vorstandsmitglieder. Optional kann der Tätigkeitsbericht weitere Tätigkeiten des Vorstandsmitglieds im Rahmen seiner Parteiarbeit enthalten.
Jedes Vorstandsmitglied hat den Umfang seines Tätigkeitsberichts in angemessener Weise zu begrenzen.
