CiviCRM/Memberships

Dies ist ein HowTo für Verwaltungspiraten, wie die Mitgliedsbeiträge in CiviCRM mit Hilfe von CiviMember erfasst werden.

Grundlagen zu Memberships

Memberships haben vier wichtige Attribute: Join Date, Start Date, End Date und Status. Der Status ist standardmäßig entweder "stimmberechtigt" oder "nicht stimmberechtigt" und wird automatisch berechnet. Ab Start Date ist man "stimmberechtigt" und nach End Date "nicht stimmberechtigt".

Es gibt weitere Status-Typen, wie z.B. "ausgetreten", die aber vom Verwaltungspiraten per "Status override" fest geschrieben werden müssen.

Memberships für Mitglieder, die seit dem 18.05.2008 Mitglied wurden

Seit dem 18.05.2008 werden die Mitgliedsbeiträge folgendermaßen erfasst: Der Mitgliedsbeitrag ist für jeden Monat inklusive des Eintrittsmonats bis Jahresende mit 2 € (ab dem 05.10.2008 3 €) zu berechnen, ab dann jeweils mit 36 € im Jahr.

Für diese Mitglieder gibt es den Membership-Typ "Pirat"

Erstellen einer passenden Membership für Neupiraten

Wenn nun ein Mitglied in die Partei eintritt wird der Contact angelegt. Sobald der Erstbeitrag eingeht, wird die Membership angelegt. Dazu geht ihr zuerst auf den Reiter "Changelog" und sucht das Eintrittsdatum raus, dann geht ihr auf "Memberships" und dort auf "New Membership". Darin legt ihr folgendes an:

• Membership Organization "Piratenpartei" mit dem Typ "Pirat"
• Source: Könnt ihr leer lassen. Ist suchbar.
• Join Date: Das Eintrittsdatum
• Start Date: Das Eintrittsdatum oder das Beitragseingangsdatum
• End Date: Leer lassen. Wird berechnet
• Status override: Leer lassen
• Record Membership Payment: Haken rein
  • Amount: Der tatsächlich überwiesene Mitgliedsbeitrag (inlusive freiw. Beitrag)
  • Recieve Date: Das Eingangsdatum
  • Contribution Type: Dort sollte "Mitgliedsbeitrag" voreingestellt sein sobald ihr oben "Pirat" auswählt. Achtet bitte darauf, dass ein Setzen des Membership Typs "Pirat" auch die Zahlungsdaten wieder zurücksetzt.
  • Recieved by: Je nachdem: Überweisung oder Cash
  • Transaction ID: Hier wird es interessant. Grundsätzlich könnt ihr eure Transaction ID frei wählen, sie muss nur eindeutig sein. Es empfiehlt sich folgender Schlüssel (Beispiel: "Konto-LV-BY:2009-08-31/4")
    • Eine Bezeichung des Eingangskontos (Im Beispiel, Konto des LV Bayern). Barzahlungen werden üblicherweise nur auf Versammlungen angenommen, hier könnte etwa ein Kürzel für die Versammlung stehen, oder das KFZ-Kennzeichen des Ortes an dem die Versammlung statt findet. Dies ist sehr hilfreich, da dadurch die Schatzmeister bei der Abrechnung sehen können, welcher Verband welche Beiträge derzeit hat (z.B. "Konto-BV" <-> "Konto-LV-BY")
    • Das Datum in ISO-Norm-Format und die fortlaufende Nummer der Buchung. Dies ermöglicht es den Eingang auf dem Kontoauszug leichter wiederzufinden.
• Send Confirmation Receipt: Wenn dort ein Haken drin ist, bekommt das Mitglied eine kurze Bestätigung. Dieser kann ein Text angehängt werden. Achtet bitte darauf, dass dort per default immer die letzte Nachricht drin steht, auch wenn die von einem anderen Verband ist.

Der Beitrag sollte dann auch im Reiter "Contributions" erscheinen.

Verlängern der Memebership

Im Contact erscheint auf "Memberships" die Option "Renew". Bei dieser kann man einen neuen Mitgliedsbeitrag eigeben, dann verlängert sich das End-Date um ein Jahr.

Alternative für neue Mitglieder

Um den Klickaufwand zu reduzieren gibt es eine Alternative zur Erstellung von Memberships. Neben dem Import von der Stammdaten können auch bereits Membership-Daten mit den Eckdaten (Join Date und Start Date, Membership Type, ...) anelegt werden. Damit hier nicht gleich auf "Stimmberechtigt" gesetzt wird, muss allerdings die "Status Override"-Funktion benutzt werden. Zu diesem Zweck gibt es den Status "bevorstehend".

Wenn der Beitrag nun eingeht spart man sich ein paar klicks (unter anderen auf das Changelog), editiert die Membership und muss nur den Haken aus "Status override" wegmachen und das Membership-Payment eintragen. Nachteil ist: Man kann beim Editieren die Transaction-ID aus irgendeinem Grund nicht eingeben, diese muss dann im Nachhinein unter "Contributions" nacheditiert werden.

Ihr könnt euch selbst entscheiden, welcher Weg euch weniger aufwendig ist.

Memberships für Mitglieder, die vor dem 18.05.2008 Mitglied wurden

Vor dem 18.05.2008 wurden die Mitgliedsbeiträge immer vom Eintrittsdatum rollierend im Jahresturnus berechnet. Ab dem Beitrag 2009 werden diese Mitglieder nach dem aktuellen Turnus abgerechnet.

Beispiel: Nehmen wir an, ein Person wurde zum 15.11.2007 Mitglied dann setzt sich die Beitragshistorie wie folgt zusammen:

• 20 € für 2007-11-15 - 2008-11-15
• 6 € für 2008-11-16 - 2008-12-31 (entsprechend 2 Euro pro Monat wenn vor BPT 2008.2)
• 36 € für 2009-01-01 - 2009-12-31

Anlegen von passenden Memberships

Für die Beiträge vor 2009

Für dieses Problem gibt es die Membership "Pirat (old)", diese berechnet ihr End-Date roullierend. Damit legt ihr um bei obigem Bespiel zu bleiben, eine Membership mit Join- und Start-Date 2007-11-15 an und gibt den erstein Beitrag ein. Danach wird solange "Renew" (also maixmal einmal ;)) benutzt bis man zur Ausgleichszahlung am Jahresnde 08 kommt. Hier trägt man dann die Ausgleichszahlung ein, benutzt aber Status Override mit dem Status "ausgelaufen", ab 01.01.2009 benutzt man dann den Typ "Pirat"

Für Beiträge ab 2009

Dies läuft im Endeffekt genauso ab wie bei Neutmitgliedern, nur dass dass "Join Date" auf das Eintrittsdatum gesetzt wird, das Start-Date auf den 2009-01-01 und das End Date manuell auf 2009-12-31 (sonst berechnet der das auf das Join-Date Jahr). Entsprechend sind 36€ Mitgliedsbeitrag fällig.