BY:Coburg/Vorstand/Geschäftsordnung

Dies ist die Arbeitsfassung der Geschäftsordnung! Die jeweils aktuelle Fassung findet sich auf http://piraten-coburg.de/vorstand/geschaftsordnung/

Änderungshistorie

§2a Delegierte Aufgaben

Hinzugefügt gem. Vorstandsbeschluss #12/2012 vom 26.06.2012

Geschäftsordnung des Vorstandes

Piratenpartei Deutschland Kreisverband Coburg

§1 - Vorstand

(1) Der Vorstand führt die Geschäfte des Kreisverbandes nach den gesetzlichen Vorschriften, der aktuellen Satzung, sowie dieser Geschäftsordnung. Er arbeitet mit den übrigen Organen und Mitgliedern der Partei zum Wohle der Partei vertrauensvoll zusammen.

(2) Jedes Vorstandsmitglied hat die Pflicht, den ihm übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen nachzukommen. Kann ein Vorstandsmitglied seinen Aufgaben nicht nachkommen, so bestimmt es einen Vertreter. In dringenden Fällen ist jedes Vorstandsmitglied zur Vertretung berechtigt und verpflichtet.

(3) Jedes Vorstandsmitglied fertigt über seine Tätigkeiten in seiner Amtszeit einen schriftlichen, im Umfang angemessenen, Bericht zur Veröffentlichung auf dem Kreisparteitag an. Der Bericht soll online geführt werden und von allen Mitgliedern einsehbar sein.

§2 - Aufgaben der Vorstandsmitglieder

(1) Vorsitzender: Der Vorsitzende koordiniert die Arbeit des Kreisverbandes. Er pflegt die Beziehungen zum Bezirksverband und den anderen Kreisverbänden. Der Vorsitzende vertritt die Piraten nach außen.

(2) Stellvertretender Vorsitzender: Der stellvertretende Vorsitzende hat die primäre Aufgabe, den Vorsitzenden in dessen Abwesenheit in all seinen Aufgaben zu vertreten. Er vertritt den Vorstand gegenüber den Mitgliedern. Er führt und beaufsichtigt die Kreisgeschäftsstelle. Ist keine physikalische Geschäftsstelle eingerichtet, organisiert er die postalische und telefonische Erreichbarkeit des Kreisverbands.

(3) Schatzmeister: Der Schatzmeister führt schriftliche Aufzeichnungen gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung über alle Vorgänge, die die Finanzen des Kreisverbands betreffen. Er ist allein berechtigt, Spenden für den Kreisverband anzunehmen. Der Kreisverband Coburg führt gemäß allgemeiner Kreisverbandssatzung keine eigene Kasse. Die Kontoführung verbleibt beim Bezirksverband Oberfranken. Der Schatzmeister ist daher für die Kommunikation und enge Zusammenarbeitarbeit mit dem Schatzmeister des Bezirksverbands Oberfranken verantwortlich.

(4) Generalsekretär: Der Generalsekretär führt das Mitgliederverzeichnis und wirbt um neue Mitglieder. Er repräsentiert die Partei nach innen und motiviert die Mitglieder des Kreisverbandes. Dazu organisiert er auch Veranstaltungen, die den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl der Mitglieder des Kreisverbands förden.

(5) Politischer Geschäftsführer: Der Politische Geschäftsführer gibt Impulse für Programmarbeit und politische Ausrichtung. Er pflegt Kontakte zu anderen Organisationen und organisiert Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Infostände, Webkampagnen etc.).

§2a - Delegierte Aufgaben

(1) Durch Beschluss des Vorstandes wird ein freiwilliges Mitglied des KV Coburg zum/zur Infostandverantwortlichen berufen. Seine Aufgaben sind

• die Koordination von Einsatz, Instandhaltung, Lagerung und Trassport des Infostandmobiliars,
• Aufstellung eines Inventars des Infostandes und Überprüfung der Vollzähligkeit nach jedem Einsatz und
• die Beschaffung von Auslegeware und Werbematerialien; hierfür wird ihr/ihm mit gesondertem Beschluss ein eigenes Budget übertragen.

Sie/Er ist befugt, ohne weiteren Beschluss des Vorstandes nach Absprache mit den Mitgliedern Infostände in der Stadt Coburg und den Gemeinden des Landkreises Coburg im Namen des Kreisverbands anzumelden oder dies weiter zu delegieren. Die Mitglieder des Vorstandes sind darüber rechtzeitig zu informieren. Die anfallenden Gebühren übernimmt der Kreisverband.

§3 - Vorstandssitzungen

(1) Der Vorsitzende lädt die Vorstandsmitglieder mit einer Frist von 5 Tagen persönlich per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung und des Tagungsortes zu den Vorstandssitzungen ein. Bei außerordentlichen Anlässen kann die Einberufung auch kurzfristiger erfolgen.

(2) Vorstandssitzungen finden persönlich oder fernmündlich statt. Die Vorstandssitzungen werden vom Vorsitzenden oder bei dessen Abwesenheit vom stellvertretenden Vorsitzenden geleitet.

(3) Vorstandssitzungen werden auf der Homepage des KV und zusätzlich mindestens über die Mailingliste mit Zeit, Ort und Tagesordnung angekündigt und dokumentiert.

§4 - Aufgabenverteilung

(1) Die Aufgabenverteilung im Vorstand kann durch den Vorstand frei vergeben werden.

(2) Bei im laufenden Jahr frei werdenden Positionen übernimmt ein anderes Vorstandsmitglied die Aufgaben des ausgefallenen Mitglieds.

(3) Der Vorstand kann einzelne Aufgaben (z.B. Verwaltung des Webauftritts, Durchführung von Infoständen) an Mitglieder des Kreisverbands verantwortlich deligieren.

§5 - Öffentlichkeit und deren Ausschluss

(1) Piraten dürfen an den Sitzungen des Kreisvorstandes teilzunehmen. Ein Rederecht erhalten sie nur durch Aufforderung eines Vorstandsmitglieds.

(2) Auf Wunsch eines Vorstandsmitglieds erfordert die Teilnahme an der Sitzung durch Mitglieder, die nicht dem Vorstand angehören, die Unterzeichnung einer Erklärung auf Verschwiegenheit.

(3) Auf Antrag eines Vorstandsmitglieds und Beschluss des Vorstands kann ein Teil der Sitzung nichtöffentlich abgehalten werden. Dieser Antrag muss begründet werden und soll nur in Ausnahmefällen angenommen werden.

(4) Gäste, die die Vorstandssitzung stören, können aus der Vorstandssitzung ausgeschlossen werden.

(5) Fernmündlich durchgeführten Sitzungen werden auf dem SIP-Server des LV Hessen abgehalten. Die Teilnahme gem. Abs. 1 wird Piraten durch Veröffentlichung der Stream-Adresse im Rahmen der Einladung ermöglicht.

§6 - Anträge

(1) Anträge an den Vorstand können gestellt werden

• vom Vorstand der Piratenpartei Deutschland sowie dessen Mitgliedern,
• von den Vorständen anderer Landesverbände der Piratenpartei Deutschland,
• von den Organen des Kreisverbands und dessen nachgeordneten Gebietsverbänden sowie
• von jedem Mitglied des Kreisverbandes Coburg einzeln.

(2) Anträge an den Vorstand können eingereicht werden durch

• E-Mail an den Vorstand oder
• persönlich oder in Beauftragung zu Beginn der Vorstandssitzung.

(3) Jeder Antrag bedarf eines Antragstellers und eines vollständigen endgültigen Antragstexts.

(4) Jeder an den Vorstand gestellte Antrag wird behandelt oder vertagt. Vertagte Anträge brauchen nicht erneut gestellt zu werden und werden in die nächste Tagesordnung übernommen.

(5) Anträge werden spätestens 21 Tage nach Antragstellung behandelt.

§7 - Beschlüsse

(1) Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist.

(2) Beschlüsse im Vorstand werden mit einfacher Mehrheit gefasst.

(3) Zur Abstimmung sind nur die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstands berechtigt. Eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.

(4) Gegenstand der Beratung und Abstimmung sind nur die in der Tagesordnung festgelegten Punkte. Wirksame Beschlüsse können nur über Gegenstände gefasst werden, die bereits bei der Einladung zur Versammlung mitgeteilt wurden.

(5) Angelegenheiten, die nicht in der Tagesordnung enthalten sind, werden zur Beschlussfassung nur zugelassen, wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen. Andernfalls können sie zur Beratung zugelassen werden, wenn die einfache Mehrheit der Vorstandsmitglieder zustimmt.

(6) Beschlüsse können auf einer Sitzung in offener – oder auf Wunsch eines Vorstandsmitgliedes – in geheimer Abstimmung getroffen werden.

§8 - Protokolle

(1) Über Vorstandssitzungen ist ein Sitzungsprotokoll zu fertigen. Das Protokoll muss umfassen: Datum und Uhrzeit der Versammlung, eine Namensliste der Teilnehmer, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die Tagesordnung, Anträge zur Tagesordnung, die Beschlüsse unter Angabe des Abstimmungsergebnisses. Auf Verlangen von Vorstandsmitgliedern müssen abgegebene Erklärungen in das Protokoll aufgenommen werden.

(2) Das Sitzungsprotokoll ist vom Versammlungsleiter zu unterzeichnen.

(3) Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls durch den Protokollführer innerhalb einer Woche nach der Vorstandssitzung zu übermitteln.

(4) Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollte bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.

(5) Das Protokoll ist in Papierform oder auf andere Weise revisionssicher zu archivieren. Eine Abschrift ist auf der Homepage des Kreisverbandes zu veröffentlichen.

§9 - Finanzielle Regelungen

(1) Ausgaben bis 5€, die keine laufenden Kosten verursachen, darf jedes Vorstandsmitglied eigenständig tätigen.

(2) Für Ausgaben zwischen 5€ und 50€ ist mindestens ein Umlaufbeschluss nötig.

(3) Ausgaben über 50€ können nur auf einer Vorstandssitzung - real oder fernmündlich - beschlossen werden.

(4) Ausgaben müssen dem Schatzmeister unmittelbar und unverzüglich mitgeteilt werden. Belege sind spätestens zur nächsten Vorstandssitzung vorzulegen.

(5) Auslagen werden nur nach Vorlage von Belegen erstattet.

(6) An den Bezirksverband weitergereichte Belege sind in Kopie aufzubewahren.

§10 - Mitgliederdaten

(1) Die primäre Verwaltung der Mitgliederdatenbank erfolgt durch den Bundesverband. Den unter §2 hierzu beauftragten Personen obliegt die Aufgabe, die Mitgliederdaten in dieser Datenbank zu pflegen.

(2) Jedes Vorstandsmitglied hat Zugriff auf die Mitgliederdaten, soweit seine Tätigkeit dies erfordert. Jeder, der Zugang zu den Mitgliederdaten hat, muss diese nach bestem Wissen und Gewissen schützen. Dies umfasst, dass Mitgliederdaten niemals unverschlüsselt gespeichert oder übertragen werden dürfen.

(3) Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht Zugriffsberechtigte Personen ist nur zulässig, wenn die Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind und dem Landesverband eine entsprechende Datenschutzerklärung vorliegt. Nicht mehr benötigte Daten sind unverzüglich und vollständig zu löschen.

§11 - Kommunikation

(1) Der Vorstand unterhält ein Postfach in Coburg. Dieses wird bei der Deutschen Post auf die Hausanschrift eines vom Vorstand per Beschluss zu bestimmenden Verantwortlichen für das Postfach beantragt. Die Kosten für das Postfach werden aus Mitteln des Kreisverbandes bestritten.

(2) Für das Postfach werden genau zwei Schlüssel beantragt. Einen behält der Verantwortlichen für das Postfach zur regelmäßigen Leerung, der andere wird von einem durch Beschluss des Vorstands bestimmten Vorstandsmitglied aufbewahrt.

(3) Der Verantwortliche für das Postfach leert dieses mindestens zweimal pro Woche. Er informiert den Vorstand über eingegangene Post und leitet diese bei Bedarf nach Absprache weiter.

(4) Gibt der Verantwortliche für das Postfach seine Aufgabe ab oder beendet er seine Mitgliedschaft in der Piratenpartei Deutschland, wird schnellstmöglich ein neuer per Vorstandsbeschluss bestimmt. Der Schlüssel ist in der Zwischenzeit an den Vorsitzenden zu übergeben. Die Änderung ist der Deutschen Post formlos unverzüglich durch den Vorstand bekannt zu geben.

(5) E-Mails, Briefe, Verträge und sonstige Kommunikation mit dem Vorstand sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln, wenn nichts anderes vereinbart ist.

(6) Für jedes Mitglied des Vorstands wird eine namensbezogene E-Mailadresse "<vorname>.<nachname>@piraten-coburg.de" bei der Bayern-IT beantragt.

(7) Die Adresse "vorstand@piraten-coburg.de" wird vom Vorsitzenden verwaltet. Mails an diese Adresse werden automatisch an alle Mitglieder des Vorstands zur Kenntnis weitergeleitet. Die Reaktion auf eingehende E-Mails erfolgt grundsätzlich vom Vorsitzenden oder wird von diesem delegiert.

(8) Die Mitglieder des Vorstands erzeugen für ihre Mail-Adressen zur sicheren Kommunikation und zu Zwecken der elektronischen Unterschrift jeweils einen PGP-Schlüssel. Die anderen Mitglieder des Vorstands signieren die Schlüssel jeweils gegenseitig nach einer persönlichen Prüfung der Fingerprints. Den Schlüssel für die Adresse "vorstand@piraten-coburg.de" erzeugt der Vorsitzende. Die Gültigkeit der Schlüssel für das Vorstandspostfach soll jeweils ein Jahr betragen.

§12 - Dokumentation und Archivierung

(1) Um die Arbeit des Vorstandes im Bedarfsfall zweifelsfrei nachvollziehbar zu machen, und um die Entwicklung des Kreisverbands für die Nachwelt zu dokumentieren, werden mindestens die Protokolle der Vorstandssitzungen und Kreisparteitage, die Aufzeichnungen des Schatzmeisters, die Berichte der Kassenprüfer und alle nach Gesetz oder Satzung zu dokumentierenden Vorgänge in Papierform oder in anderer Form revisionssicher archiviert.

(2) Bis zur Einrichtung einer Kreisgeschäftsstelle wird das Archiv vom Vorsitzenden aufbewahrt. Sobald ein neuer Vorsitzender das Amt übernimmt, sei es kommisarisch oder durch Wahl, ist ihm unverzüglich das Archiv zu übergeben.

(3) Alle archivierten Dokumente sind zusätzlich zur Papierform als Abschrift in elektronischer, maschinenlesbarer Form zentral zu speichern.

(4) Alle archivierten Dokumente, bei denen keine wichtigen Gründe entgegenstehen (z.B. Datenschutz), sind an geeigneter Stelle auf der Homepage zu veröffentlichen. Im Zweifel entscheidet der Vorstand.