BE:Marzahn-Hellersdorf/BVV/Protokolle/Sitzung/2011-12-19

Vorwarnung zum Audio-Mitschnitt: viel Getippe, viel Orga, wenig zu hören

Fraktionssitzung

• Termin: 19.12.2011 ab 19:35 Uhr
• Ort: Rathaus Marzahn, Raum 304
• Anwesende: Steffen, Marcel, Steven, Volker, Micha
• Gäste: Julia

Formalia

• Anwesenheit -> check
• letztes Protokoll -> check
• Post von/zum BVV-Büro
  • Einladung SPD
  • Weihnachtskarten
• Antrag zur Änderung der Fraktionssatzung §11(1)
  • Approval-Voting
  • Marcel: Sondersitzungen werden grundsätzlich in Textform vom Vorstand mit einer Frist von 24 Stunden einberufen. Der Empfang der Einladung muss einstimmig per Mail oder Twitter durch alle Fraktionsmitglieder bestätigt werden. Erfolgt keine einstimmige Bestätigung der Einladung, ist eine schriftliche Einladung erforderlich.
    • 3 Stimmen dafür
  • Steffen: Sondersitzungen werden grundsätzlich zufällig und ohne weiteren Zweck zweimal monatlich einberufen. Der Fraktionsvorsitzende würfelt dazu bei der letzten regulären Fraktionssitzung des Vormonats die beiden Termine für den nächsten Monat mit 5 Würfeln mit sechs Seiten zur Abdeckung von 30 Tagen des Monats mit den Augenpaaren der Würfel aus.
    • 1 Stimme dafür
  • Abstimmung über Antrag A (Marcel)
    • 3+1 bockige Stimme dafür, der Änderungsantrag ist angenommen

Berichte

• 15.12.: Landesgesundheitskonferenz -> Steven
• Fraktionsseite (Volker):
  • Audio-Protokoll-Seite jetzt weitgehend im WP-Design. Einfach MP3/OGG ins Verzeichnis, erstellt automatisch passend formatierte Liste
  • über den Jahreswechsel: neuer Anlauf eigener VServer. Dann auch mit Upload-Zugang und eigenen Pads

Termine

• 10.1.2012 Ausschuss-Konstituierung: Haupt, Gesundheit, Wirtschaft
• 11.1.2012 Ausschuss-Konstituierung: Rechnungsprüfung, Verkehr, Umwelt (Marcel vertritt Volker)
• 12.1.2012 Ausschuss-Konstituierung: Gleichstellung, Schule, Weiterbildung
• 13.1.2012 ab 18:00 Neujahrsempfang der SPD
• 16.1.2012 Neujahrsempfang Eastgate (Lobbytreffen)
• 18.1.2012 Ausschuss-Konstituierung: Integration, Jugendhilfe

Fraktionsassistenz

• Todo (jeweils erledigt):
  • Zugang PC
  • Zugang Büro, Bevollmächtigungen (Postfächer, Postannahme extern, haushalterisch relevante Ausgaben bis XX €, ...)
  • Datenschutzerklärung
  • Definition Aufgabenbereich
    • Abholung der Post
    • Bürgersprechstunde (regelmäßige Termine noch festzulegen)
    • BVV-Vorbereitung (genau Definition noch zu erarbeiten)
  • Login Fraktionsportal -> Marcel, check
  • EMail-Adresse & Postfach -> check

• Arbeitszeiten / -tage / Sprechzeiten
  • Teilnahme an Fraktionssitzungen (erste Stunde)
    • Montag 14:00-20:00
    • Mittwoch 9:00-15:00 (inkl. 2h Sprechzeit)
    • Freitag 12:00-16:00 (mit Sprechzeit)
• regelmäßige Aufgaben
  • Fraktionspostfach
    • Posteingang sichten und ordnen
    • Newsletter durchsehen
  • Tracking von Anfragen, Drucksachen, ...

• einmalige Aufgaben ab Januar
  • Vorstellung auf der Fraktions-ML + bei den anderen Fraktionen
  • Archivstrukturen überlegen und aufbauen
  • gucken was noch so im Büro fehlt
  • Fraktionswebsite erweitern
    • eigene Seiten pro Fraktionsmitglied + Steckbrief (Vorschlag machen was da drauf soll)
    • Seite für Anträge ausbauen, je ein Post pro Antrag mit Antragstext und aktuellem Status des Antrags
    • Ankündigungen für Fraktionssitzungen und "richtige" Blogposts trennen
  • vorläufiges Aufgaben- und Kompetenzschreiben

Versicherungen

• Fraktionäre: prüfen, ob unsere Privathaftpflicht Ehrenamt mit abdeckt!
• Versicherungen: lohnen nicht
• Ausschlussklauseln nutzen, um privaten Versicherungsschutz zu nutzen
• deswegen Zettel an Bürotür: Betreten auf eigene Gefahr, keine Haftung für Mitgebrachtes

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