Schatzmeister/Wirtschaftsprüfer

2011

Die Abschlussbesprechung mit dem Wirtschaftsprüfer für den Rechenschaftsbericht 2011 fand am 08.02.2013 in Hamburg statt. Von Piratenseite waren unser Buchhalter, die Landesschatzmeister aus Thüringen und Schleswig-Holstein sowie die Bundesschatzmeisterin der Piratenpartei anwesend.

Folgende Punkte wurden besprochen:

Verträge

Bei Verträgen ist darauf zu achten, dass auch die Vorstandsmitglieder der Gliederung unterschreiben, die in dem Vertrag eingesetzt sind. Es ist unglücklich, wenn der Vertrag für einen Kreisverband ausgestellt ist, aber die Vorstände des Landesverbandes unterschreiben.

Eigenbelege

Die Anzahl der Eigenbelege muss dringend reduziert werden. Ausserdem müssen Eigenbelege mindestens alle Angaben enthalten, wie in diesem Formular vorgesehen: Datei:Formular Eigenbeleg.pdf

Empfehlung

Wenn keine Originalbelege eingereicht werden, sollte der Schatzmeister die Erstattung der Kosten um 10% kürzen, damit sich alle ernsthaft bemühen, den Originalbeleg einzureichen. Wird der Betrag für eine Ausgabe an ein Mitglied überwiesen, ist zusätzlich zum Beleg ein Ausgabeformular hinzuzufügen: Datei:Formular- Bestätigung von Auslagen.pdf Ohne dieses Formular sollte keine Ausgabe erstattet werden. (Entfällt bei Barauszahlung)

Zahlungsziele

Diese sollten dringend eingehalten werden, damit keine Mahngebühren oder Gerichtskosten anfallen.

Kasse

Die Barkasse jeder Gliederung muss mindestens einmal jährlich aufgenommen werden. Die Aufnahme muss protokolliert und unterzeichnet werden. Das kann mit Hilfe dieses Formulars erfolgen: Datei:Kassenaufnahmeprotokoll.ods Das Protokoll der Kassenaufnahme ist an den Wirtschaftsprüfer weiterzuleiten, wenn die Gliederung direkt vom Wirtschaftsprüfer geprüft wird.

Das Kassenbuch muss unterschrieben werden.

Wenn es mehrere Kassen gibt, muss es für jede Kasse ein Kassenbuch geführt werden und der Bestand muss für jede Kasse stimmen. Ansonsten muss der Differenzbetrag zum Buchsaldo gebucht werden.

Bankkonto

Die Zeichnungsberchtigten der Bankkonten müssen regelmäßig überprüft werden. Ausgeschiedene Vorstandsmitglieder sind zu löschen, sofern sie keinen Zugang mehr haben sollen.

Zuwendungslisten

Die Zuwendungslisten pro Gliederung sollen in einem einheitlichen Aufbau eingereicht werden:

• Name
• Vorname
• Adresse
• Zuwendungsbetrag

Der Zuwendungsbetrag in einer Teilgliederung ist der Betrag, der dieser Gliederung für dieses Mitglied lt. Satzung zusteht.

Empfehlung

Satzungsänderungen zur Beitragsaufteilung sollten immer zum Beginn eines neuen Kalenderjahres erfolgen. Denn eine andere Aufteilung mitten im Kalenderjahr ist äußerst mühsam und zeitaufwendig beim Verbuchen.

Sofern das Kind in den Brunnen gefallen ist und eine rückwirkende Verbuchung nicht mehr möglich ist, empfehle ich einen Vorstandsbeschluss zu erwirken, der eine andere Vorgehensweise ermöglicht. Beispielsweise kann die Zuordnung pro Mitglied in Sage so bleiben wie gehabt und der Landesverband beschliesst, der Untergliederung einen Zuschuss zu geben. Dann ist die Untergliederung finanziell gleichgestellt, wie die Satzung es vorsieht, aber der Schatzmeister ist nicht gefordert, diesen Betrag pro Mitglied auszuweisen. Denn es kommt immer auf das Ergebnis an. Ein derartiger Vorstandsbeschluss ist beim Wirtschaftsprüfer mit einzureichen.

2012

Der Belegeversand nach Hamburg entfällt ab 2012.

Der Wirtschaftsprüfer wird einen reinen Lesezugriff auf Sage erhalten. Bei Durchblick der Konten wird er diverse Buchungen rauspicken und speziell für diese Buchungen die Belege anfordern. Die Zusendung per .pdf ist ausreichend.

Unser Buchhalter ist beauftragt, die Eröffnungsbuchungen 2012 von datev nach Sage einzugeben bzw. zu kontrollieren. Bitte setzt Euch direkt mit ihm in Verbindung, wenn Ihr hier Unterstützung benötigt.

Um weiterhin eine Kontrolle über die Buchungsqualität der Gliederungen zu ermöglichen, wird unser Buchhalter beauftragt, regelmäßig die Buchungen der Gliederungen in Sage zu prüfen. Er ist derjenige, der sich derzeit am besten auskennt, was wo anfällt. Ausserdem ist er beauftragt die zeitnahe Buchung zu kontrollieren und den Bundesschatzmeister zu informieren, wenn ihm hier Versäumnisse auffallen, damit wir rechtzeitig eingreifen können.

Empfehlung

2013 ist Bundestagswahljahr. Niemand wird ab dem Sommer Zeit haben, sich um Buchungen aus 2012 zu kümmern. Bitte beachtet dringend die satzungsgemäßen Fristen: Satzung#.C2.A7_2_Rechenschaftsbericht_Bundesverband

§ 1 Zuständigkeit

Dem Schatzmeister obliegen die Verwaltung der Finanzen und die Führung der Bücher.

A. RECHENSCHAFTSBERICHT

§ 2 Rechenschaftsbericht Bundesverband

Der Bundesschatzmeister sorgt für die fristgerechte Vorlage des Rechenschaftsberichts gemäß dem sechsten Abschnitt des Parteiengesetzes bei dem Präsidenten des Deutschen Bundestages. Zu diesem Zweck legen die Schatzmeister der Landesverbände ihm bis spätestens zum 31. Mai eines jeden Jahres die Rechenschaftsberichte der Länderverbände vor.

§ 3 Rechenschaftsbericht Landesverband

Die Untergliederungen legen ihren Landesverbänden jährlich bis zum 31. März Rechenschaft über ihr Vermögen, ihre Einnahmen und ihre Ausgaben nach Maßgabe der Bestimmungen des § 24 Parteiengesetz ab.

Solltet Ihr diese Fristen nicht einhalten können, so informiert bitte unaufgefordert Eure übergeordnete Gliederung sowie den Bundesschatzmeister.

wirtschaftlicher Gechäftsbetrieb

Hier habe ich eine nochmalige Prüfung beantragt, ob unsere Annahme richtig ist, dass Umsätze über wirtschaftliche Betätigung und Zentraleinkauf bei der staatlichen Parteieinfinanzierung doppelt zählen und eine Anfrage beim Deutschen Bundestag angeregt. Sobald mir hier neue Erkenntnisse vorliegen, werde ich berichten.

Der wGB sowie unser PShop werden bereits im März 2013 vom Wirtschaftsprüfer vorab geprüft werden, damit wir hier zeitnah sicher sind, alles richtig zu beachten.