MV:Persoenlicher Bericht Verwaltungstreffen 2014.1

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Persönlicher Bericht vom Verwaltungstreffen 2014.1 in Forchheim

Hi,

Es ist teuer und anstrengend, aber es ist ein sehr lohnenswertes Treffen. Wenn es irgendwie möglich ist, sollte immer jemand aus MV teilnehmen.

Was ist das Verwaltungstreffen? Hier kommen aus "allen" Landesverbanden die GenSeks und die Schatzmeister zusammen. Diese beraten über

  • mögliche Lösungen aktueller Probleme in der Verwaltung
  • mögliche Weiterentwicklungen in der Verwaltung
  • mögliche Maßnahmen zur Erhöhung der Einnahmen der Partei
  • die Verteilung des Geldes innerhalb der Partei.

Außerdem lernen sich die Verwalter untereinander kennen (ich kann jetzt den Stimmen in Mumble ein Gesicht zuordnen).

Meine persönliche Einschätzung ist, dass dieses nicht offizielle Gremium einen überragenden, wenn auch unausgesprochenen Einfluss auf die Partei hat.

Zum aktuellen Treffen:

Freitagsabend waren schon überraschend viele Piraten da. Es war eine gute Stimmung und ich konnte die ersten Leute kennen lernen. Im Laufe des Abends holte Irmgard (Bundesbuchhaltung) zwei riesen Stapel Zuwendungsbescheinigungen vom Bund raus. Diese wurden durch sie und Stefan (Bundes-Schatzi) unterschrieben und wie natürlich vom Rest der anwesenden Verwalter gefaltet und eingetütet. So waren innerhalb von 2 Stunden über tausend Zuwendungsbescheinigungen vom Bund versandfertig.

Am Samstag und am Sonntagvormittag war der offizielle Teil der Veranstaltung.

Die folgende Liste gibt stichpunktartig meine Notizen wider.

1. Nächstes Verwaltungstreffen ist am 11.10.2014 bis 12.10.2014 in Hannover.

2. Der SEPA-Einzug ist in Arbeit. Es wird ein größeres Update von Sage Officeline und CRM geben.

3. Für die Hausbanken muss die IBAN manuell eingetragen werden. (ToDo)

4. Nach dem Update braucht auch jeder LV-Schatzi einen CRM-Zugang. SQL-Abfragen gehen, dann nur noch in CRM.

5. Rücklastschriftgebühren des zentralen Beitragskonto werden erstmal nicht weitergereicht. Kündigungen von Einzugsermächtigungen auch über schatzmeister (at) piratenpartei (punkt) de mitteilen.

6. Emailadresse des Schatzmeisters (generisch) in die Gliederung in Sage eintragen (ToDo).

7. Nächster Lastschrift-Einzugstermin ist der 14.03.2014.

8. Leute sollten über die Möglichkeit des Lastschriftverfahrens informiert werden. (ToDo)

9. Buchungen für Rechenschaftsberichte sind für die LVs ok, KVs müssen dringend nachgeholt werden. (ToDo)

10. Änderung der Aufteilung der Mitgliedsbeiträge zwischen Gliederungsebenen? Sinnvolle Änderungen sind erst möglich, wenn eine Aufstellung vorliegt "Wer soll was zahlen". Diese Aufstellung wird durch den Bund im Laufe des Jahres erstellt.

11. Break-Even-Point wann die Fixkosten gedeckt sind und Geld für die politische Arbeit ausgegeben werden kann sollte ermittelt werden. (ToDo) Mittagspause

12. Kontroverse Diskussion über eine Erhöhung des Mitgliedsbeitrags. Hier fehlt eine Analyse der möglichen Auswirkungen. Meinungsbild mehrheitlich dagegen.

13. Schatzi Bayern (Klaus, Geldpirat) stellt sein Online-Tool vor, mit dem jedes Mitglied seinen Bezahlstatus abfragen kann.

14. NRW hat auch ein Online-Tool für die Mitgliederverwaltung (cool, aber Schattensystem zu Sage).

15. Gero (NRW) übernimmt die Weiterentwicklung der Tools aus Bayern und NRW für den bundesweiten Einsatz mit sauberer Anbindung an Sage.

16. Zentrale Anlaufstelle könnte "pirateninfo.de" sein. Ansprechpartner für MV benennen. (ToDo)

17. Baden-Württemberg stellt ein Jython-Script vor. Das Script übersetzt Wiki Einträge zu Ansprechpartnern in eine hierarchisch gruppierte Ansicht für eine Webpage. Interessant für pirateninfo.de.

18. Gründung einer SG-Ordnungsmaßnahme sinnvoll? Rechtsbelehrung / -beratung für PAVs, KV-Auflösung, etc.. Eigene Landesschiedsrichter sollten nicht den Vorstand beraten. Idee: Die Schiedsrichter anderer Landesverbände könnten jeweils beraten. Schiedsrichter anderer Landesverbände ansprechen. (ToDo)

19. SelfService Portal - Gordon (LV Berlin) kümmert sich. Piraten Formulare sollen gesammelt und im einheitlichen Format (als embedded openoffice pdf) angeboten werden.

20. Konsequenter Einsatz von generischen Emailadressen notwendig (vorstand@, mitglieder@, schatzmeister@). Generische Emailadressen des LV und der KVs ins "15er-Pad" eintragen und in Sage verwenden. (ToDo)

21. BEO-Verifizierung ist auch im Landesverband möglich. Es gibt ein HowTo.

22. Satzungsänderungsanträge zur Lösung von Widersprüchen in der Satzung in Bezug auf die Mitgliederverwaltung werden für den nächsten BPT erarbeitet.

23. Mails an die Verwaltungsliste sollen mit einem Tag versehen werden. "S:" für Schatzi-Zeug und "G:" für GenSek-Zeug. Braucht der Landesverband eine eigene Verwaltungsliste? (ToDo)

24. Gordon (LV Berlin) stellt ihr Verwaltungssystem für Dokumente vor. Alle Arten von Dokumente werden zentral, elektronisch gespeichert und können mit Metadaten versehen werden. Baden-Württemberg nutzt es auch. 50 Euro pro Lizenz. Wenn man die Lizenzen auf den Bund laufen lasst, würden 20 Lizenzen später locker für die gesamte Partei reichen. Der Bund könnte/wollte bis jetzt nicht die Verantwortung für die Datenverfügbarkeit übernehmen. Der LV Berlin würde uns helfen und hosten, bis der Bund es übernehmen kann. (Persönliche Anmerkung: Für mich ist es ein must-have auch für unseren Landesverband)

25. Der PShop läuft bald wieder. Er wird betreut durch Gordon.

26. Kontroverse Diskussion über einen Antrag der SG-Fundraising an den BuVo zum Einsatz von "Software as a Service" zum Fundraising. Das Verwaltungstreffen spricht keine Empfehlung an den BuVo aus. (Persönliche Anmerkung: Ich bin froh, dass es so ausging. Wenn hier das Verwaltungstreffen eine Empfehlung ausgesprochen hätte, wäre dies für mich ein Missbrauch der impliziten Macht dieses Gremiums gewesen.)

Offizieller Samstagsteil zu Ende (der inoffizielle abendliche Austausch ist aus meiner Sicht dennoch ein wesentlicher Bestandteil dieses Treffens). Sonntags geht es getrennt nach Schatzis und GenSeks weiter.

27. Schatzmeister-Handbuch was fehlt?

28. Es wird an der Veröffentlichung von Zahlen gearbeitet. Ausgaben für LGS, die IT und die Parteitage, sowie die Einnahmen sollen für alle Landesverbände zentral veröffentlicht werden.

29. Unteranderem hierfür gibt es folgende Zielsetzung zur Aktualität der Buchungen in Sage. Die LVs sollte wochenaktuell gebucht sein. Die KVs sollten monatsaktuell gebucht sein.

30. Mitgliedsbeiträge die KVs einnehmen, sollen komplett auf das zentrale Beitragskonto überweisen werden.

31. Es ist eine Saldenbestätigung der Gliederungen untereinander sinnvoll. Eine Auswertung der D-Konten (Kontoauszug) soll an Irmgard geschickt werden. (ToDo)

Pause (Ich habe mich mit den Verwaltern aus Hamburg unterhalten. Hamburg hat nur sehr geringe Mittel für den Wahlkampf. Ich berichtete, dass sich unserer Landesverband nicht gegen Zuschüsse an andere Landesverbände ausgesprochen hat. Ich empfahl, einfach mal einen Antrag für einen Zuschuss für Hamburg an uns zustellen.)

32. Es gibt ein offizielles Formular als Beleg für Zuschüsse zwischen Gliederungen. Dieses Formular sollte genutzt werden. (ToDo)

33. Um die Auflösung von KVs zu vereinfachen kann an den geplanten Satzungsänderungsanträgen mitgearbeitet werden. (ToDo)

34. Soll eine Verwaltungsgebühr für Gliederung eingeführt werden? Bayern hat sowas in der Art.

35. Fünf Stunden für jede Gliederung sind kostenlos, bei der Bundesbuchhaltung.

36. Lastschrifteinzug bei Erstbeiträgen ist möglich. Voraussetzung ist das Vorliegen einer Einzugsermächtigung (im Original). Wenn dann das Mitglied auf nicht schwebend gesetzt wird, wird beim nächsten Lauf der Beitrag eingezogen.

37. LV Berlin ermöglicht monatlichen Beitragseinzug. Gordon hat erforderliche Tools. (ToDo)

38. Auch wenn rechtlich möglich ist, wird weiterhin auf Inkasso / Mahnverfahren bei ausgetretenen Mitgliedern verzichtet.

39. Kartenzahlung auf Versammlungen. Gordon stellt das System (I-zettel) des LV Berlin vor. Ein kleines Gerät (hat die Größe einer Zigarettenschachtel) verbindet sich via Bluetooth mit einem Handy. Auf dem Handy ist eine App. In der App wird das Konto eingestellt, auf das das Geld überwiesen werden soll. Funktioniert jetzt auch mit PIN. Die Kosten sind einmalig 99,00 Euro für das Gerät und 0,95% für jede Transaktion. Das System funktioniert gut.

40. Elektronische Zuwendungsbescheinigung. NRW macht es und xpac (NRW) berichtet wie man es macht.

41. Zahlungsläufe direkt aus Sage zu generieren ist möglich. Aktuell ist es noch zu umständlich. Nach dem Sage Update soll es einfacher werden.

Ende

So, ein tolles Treffen ist zu Ende. Die Arbeitsatmosphäre war genial. Ich hoffe, ich habe unseren kleinen, aber feinen Landesverband würdig vertreten. Ab nach Hause und einen Bericht schreiben ; )

Gruß, MartinB _

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