Landesverband Baden-Württemberg/Protokolle/Schatzmeistertreffen Januar 2010
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Protokoll Treffen der Schatzmeister 22.01.2010
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Protokoll in Arbeit
Dies ist kein offizielles oder fertiges Protokoll, es wird derzeit noch bearbeitet.
Protokoll in Arbeit
Virtuelles Treffen der Schatzmeister der Bezirksverbände Stuttgart und Tübingen mit dem Landesschatzmeister am 22.01.2010.
Tagesordnung
- Rechenschaftsbericht 2009
- Stand Kontenöffnung
- Status CiviCRM-Zugriff in den BzVs
- Übergabe Bezahldaten an die BzVs
- Handling Zahlungserinnerungen und Lastschriften
- Buchführung
Teilnehmer
Protokoll
Rechenschaftsbericht 2009
- Vom LV vorgestreckte Saalmieten und erst im Jahr 2010 an die BzV überwiesene Beitragsanteile können nicht in den Rechenschaftsbericht 2009 eingehen.
- Ein Paket mit Formularen und Regeln des Bundesschatzmeisters wird per Mail an untergeordnete Gliederungen weitergeleitet.
- Der Rechenschaftsbericht wird nach §23 und §24 des ParteienG und den obigen Vorgaben des Bundesschatzmeisters erstellt und soll Ende Januar fertig sein.
- Zuerst erstellen die KV's ihre Rechenschaftsberichte, lassen sie von den jeweiligen Kassenprüfern prüfen und geben sie an die BzV's weiter. Diese erstellen ihre Berichte, lassen sie prüfen und geben sie an den LV weiter.
- Orca organisiert ein Muster aus dem Rechenschaftsbericht von 2008
Stand Kontenöffnung
- Tübinger Konto ist eröffnet, Zugangsdaten aber noch nicht erhalten. Beitragsanteile sollen erst überwiesen werden, wenn die Zugangsdaten da sind.
- Dave hat am 1.2. einen Termin bei der Bank, wartet aber derzeit noch auf diverse Unterlagen die im BZV-Stuttgart-Vorstand kursieren wg. Unterschriften
Status CiviCRM-Zugriff in den BzVs
- Tübingen und Stuttgart haben Zugriff auf das CiviCRM
Übergabe Bezahldaten an die BzVs
- Orca speichert Bezahldaten (welches Mitglied hat bereits den Beitrag bezahl) nicht im CiviCRM, sondern in einer externen ASCII-Datei. Auszüge aus dieser Datei sollen demnächst verschlüsselt an die BzV's geschickt werden.
Handling Zahlungserinnerungen und Lastschriften
- Wird momentan von Orca gemacht und soll bald an die BzV übergeben werden.
- Momentanes Vorgehen: 2 Erinnerungsmails im Abstand von einem Monat. Eine finale 3. Mahnung mit einem Monat Frist. Die dritte Mahnung wird bei Neumitgliedern per Mail versendet, bei Mitgliedern die früher bereits einmal einen Beitrag bezahlt haben, per Einwurfeinschreiben.
- Laird_Dave plädiert für anderes Vorgehen um Mitgliedern mehr Gelegenheit zur gütlichen Einigung zu geben (so kann sich hinterher niemand beschweren): 3 Mahnungen per E-Mail, 3 per Post. Jeweils 2 Wochen Frist, nach der letzten Mahnung wird das säumige Mitglied aus den Datenbanken gelöscht. Vorteil: Längere Frist, so können "Schlamper" doch noch bezahlen. Meistens reichen die E-Mails aus und man kann sich bei 3 Mahnungen per Post, die nach den E-Mails kommen, das teurere Einwurfeinschreiben sparen und einen normalen Brief verschicken.
- Die Bezahlquote ist bisher schlecht.
- Laird_Dave plant für Stuttgart eventuell ab 2011 Beiträge per Lastschrift einzuziehen, steht dem Lastschriftverfahren aber aufgrund der Risken eher wenig positiv gegenüber.
- Kommentar von Laird_Dave als Zusatz zum Protokoll:
- Bei Lastschriften, die nicht bezahlt werden / nicht bezahlt werden können, trägt die Partei die Kosten für die Rückbuchung
- Jeder Kontodatensatz ist ein potenzielles Risiko, gerade wir als Datenschutzpartei sollten nicht unbedingt Kontodaten unserer Mitglieder speichern wenn es sich vermeiden lässt
- Lastschriften verursachen Aufwand für den Schatzmeister. Die Mitglieder haben den Aufwand einmal, der Schatzmeister im schlimmsten Fall in Höhe der Mitgliederzahl. Das Zuordnen und Verbuchen ist schon schlimm genug, belastet uns bitte nicht auch noch damit, die Buchungen erst auszulösen.
- Kommentar von Laird_Dave als Zusatz zum Protokoll:
Buchführung
- Orca nutzt bisher bis nur eine Buchungsdatei, einen Beleg-und Auszugsordner und eine spreadsheet-Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (OpenOffice)
- Laird_Dave hat ein Template für GnuCash vorbereitet, dass die Buchungskontovorgaben des Bundesschatzmeisters unterstützt.
Nächstes Treffen
Es soll ein weiteres Treffen bei Orca (Stuttgart Vaihingen) am 31.1.2010 um 14:00 geben. Zu diesem Treffen werden auch die Kreisschatzmeister des BZV Tübingen eingeladen (BZV Stuttgart hat keine Kreisverbände.)
