NRW:Münster/Kreisverband/Vorstand/Geschäftsordnung

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Geschäftsordnung vom Vorstand des Kreisverbandes Münster

Inhaltsverzeichnis 1 Verwaltung der Mitgliedsdaten, deren Zugriff und Sicherung 2 Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder 3 Form und Umfang des Tätigkeitsberichts 4 Vorstandssitzungen 4.1 Einladung zu Vorstandssitzungen 4.2 Leitung der Vorstandssitzungen 4.3 Öffentlichkeit und deren Ausschluss 4.4 Anträge zu einer Vorstandssitzung 4.5 Abstimmungen 4.6 Dokumentation der Sitzungen & Beurkundung von Beschlüssen des Vorstandes

Verwaltung der Mitgliedsdaten, deren Zugriff und Sicherung

Der Zugriff auf die Mitgliederdaten ist grundsätzlich an die Abgabe einer Datenschutzerklärung gebunden. Die Mitgliederdaten der Piraten werden in einer zentralen Datenbank gepflegt. Zugriffsrecht auf die Mitgliederdaten des Kreisverbands Münster haben alle Mitglieder des Kreisvorstands. Der Kreisvorstand kann per Beschluss weiteren Piraten Zugriff auf die Mitgliederdaten gewähren, dieser Zugriff kann auf ausgewählte Daten beschränkt werden. Jeder Zugriffsberichtigte ist dazu verpflichtet seine Zugangsdaten und die Mitgliederdaten nach bestem Wissen und Gewissen zu schützen. Dies umfasst insbesondere, dass entsprechende Dateien nicht unverschlüsselt gespeichert werden dürfen. Nicht mehr benötigte Daten sind unverzüglich vollständig zu löschen. Eine Weitergabe von Mitgliederdaten an nicht Zugriffsberechtigte ist untersagt. Die Einweisung in den Gebrauch der Datenbank erfolgt in Absprache mit dem Landesvorstand NRW.

Aufgaben und Kompetenzen der Vorstandsmitglieder

1. Ein Vorsitzender und ein Beisitzer sind für die Mitgliederverwaltung zuständig.
2. Ein Vorsitzender und der Schatzpirat sind für die Finanzverwaltung zuständig. Dem Schatzmeister obliegt insbesondere die Zuständigkeit für die Buch- und Kontoführung, die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, die Steuerrechtsfrage, die laufenden Meldungen an Finanzamt & anderen Behörden, die Vorbereitung des Rechenschaftsberichts, sowie das Spendenwesen.
3. Die Aufgaben aus den Punkten 1 und 2 sollen möglichst vier verschiedene Personen übernehmen.
4. Den beiden Vorsitzenden obliegt die Leitung und Koordination gegenüber dem Landesverband und den anderen Kreisverbänden, die Einberufung von Mitgliederversammlungen und die Vorbereitung von Wahlen.
5. Soweit kein Pressepirat benannt wurde sind beide Vorsitzende und ein Beisitzer für die Presse zuständig.
6. Jedes Vorstandsmitglied darf in begründeten Fällen die Aufgaben eines anderen Vorstandsmitglied wahrnehmen und ist dafür rechenschaftspflichtig.

Form und Umfang des Tätigkeitsberichts

1. Jedes Vorstandsmitglied gibt bei den Vorstandssitzungen seinen Tätigkeitsbericht seit dem letzten Tätigkeitsbericht zu Protokoll.

Vorstandssitzungen

Einladung zu Vorstandssitzungen

Zu Vorstandssitzungen wird in der Regel mit einer Frist von 3 Tagen per E-Mail eingeladen, die Nachricht muss explizit an die einzelnen Vorstandsmitgliedern und an die Münsteraner Mailinglist gerichtet sein. Jedes Vorstandsmitglied hat ein Einladungsrecht. Virtuelle Vorstandssitzungen können per Mumble-Sitzung durchgeführt werden. Sobald ein Termin feststeht, wird er zusammen mit einer vorläufigen Tagesordnung veröffentlicht, damit Eingaben zu den behandelten Themen möglich sind. Die endgültige Tagesordnung wird spätestens vor Beginn der Sitzung aufgestellt.

Leitung der Vorstandssitzungen

Der Vorstand bestimmt zu Beginn einer jeden Sitzung den Sitzungsleiter.

Öffentlichkeit und deren Ausschluss

Der Vorstand tagt allgemein öffentlich. Begründet kann auf Antrag einer Mehrheit der anwesenden Vorstandsmitglieder die Mitgliederöffentlichkeit hergestellt werden. Ein Mitspracherecht haben Mitglieder nur durch Aufforderung eines Vorstandsmitgliedes, die Entsandten der Piraten Hochschulgruppen und der jungen Piraten haben immer Anwesenheits- und Rederecht in den Sitzungen des Vorstands. Auf Wunsch eines Vorstandsmitgliedes erfordert die Teilnahme an der Sitzung die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung.

Anträge zu einer Vorstandssitzung

Anträge zu einer Vorstandssitzung des Kreisvorstandes können an den Kreisvorstand gerichtet werden und werden möglichst auf der nächsten Sitzung behandelt. Jeder Antrag benötigt einen Antragsteller (keine Nicknames), und einen vollständigen, endgültigen Antragstext (keine Links, auch nicht zu anderen Wikiseiten). Der Antrag ist per Mail an info@piratenpartei-muenster.de zu richten oder auf der dafür vorgesehenen Wiki-Seite einzutragen. Des Weiteren können jederzeit Anregungen -auch von Nicht-Mitgliedern- an den Vorstand gerichtet werden, der Vorstand nimmt sie dann zur Kenntniss. Antragsberechtigt sind Piraten aus dem Kreisverband Münster, die Kreisvorstandsmitglieder und die Vorstände Münsteraner Ortsverbände.

Abstimmungen

Stimmberechtigt sind nur Mitglieder des Kreisvorstandes. Falls keine anderen Regeln Vorrang haben, gilt die einfache Mehrheit der Vorstandsmitglieder.

Dokumentation der Sitzungen & Beurkundung von Beschlüssen des Vorstandes

Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird ein Protokoll angefertigt. Das Protokoll muß Anträge, Beschlüsse, Abstimmungsgerbnisse, Stellungnahmen sowie Schwerpunkte des Sitzungsverlaufes enthalten. Zu Beginn der Sitzung wird aus den Anwesenden ein Protokollant bestimmt. Das Protokoll wird den Sitzungsteilnehmern vor Veröffentlichung zur Durchsicht zugestellt. Das Protokoll ist von mindestens eines weiteren Vorstandsmitglieds gegenzuzeichnen. Das Protokoll ist bis spätestens zur nächsten Vorstandssitzung zu veröffentlichen. Papierkopien der Protokolldokumente sind im Piratenbüro vorzuhalten, diese Dokumente sind bis zum Jahresabschluss von allen Vorstandsmitgliedern zu akzeptieren indem sie es unterschreiben.