HowTo Persönlicher Mitarbeiter

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Grundsätzliches

  • Arbeitsverhältnisse sind total individuell; insofern sind die folgenden Ausführungen nicht als obligatorisch zu betrachten; alles kann, nichts muss
  • je nach persönlicher Vereinbarung und Bundesland arbeiten persönliche Mitarbeiter entweder im Landtag oder von zu Hause aus
  • der Abgeordnete muss für sich klären, welche Nebenaufgaben ihn am meisten von seinen Kernaufgaben abhalten oder am lästigsten sind und diese entsprechend outsourcen
  • Abgeordneter und persönliche Mitarbeiter sind ein Team; in diesem Rahmen muss das Aufgabenfeld persönlicher Mitarbeiter sauber abgegrenzt werden und die Aufgabenverteilung vom Abgeordneten ausgehen
  • für persönliche Mitarbeiter gilt: Mitdenken, mitdenken, mitdenken; persönliche Mitarbeiter sind der Rückenfreihalter, die rechte Hand, die Arbeitserleichterung, das externe Gehirn des Abgeordneten
  • Anfangs bedarf es viel Abstimmung; man sollte immer bei allem nachfragen... und irgendwann ist man dann auf seinen Abgeordneten spezialisiert und kann die Dinge alle grundsätzlich selbst gut abschätzen
  • die Landesverfassung & Geschäftsordnung gelesen zu haben ist nachhaltig sehr hilfreich
  • Fraktionsgeschäftsstelle ist über fraktionsinterne Kommunikation hinaus quasi sowas wie der Router für persönliche Mitarbeiter
  • Man muss im Bilde sein, was in der Fraktion passiert (Mumble, Fraktionssitzung, pi pa po)
  • finanzielle Trennlinie zwischen Fraktion und Partei zieht sich knallhart durch den Berufsalltag durch (Vergleich: Kühlschrank mit beschrifteten Lebensmitteln ~ also, mal als Sinnbild von der Kleinlichkeit her)

Kommunikation

  • alle erdenklichen Wege
  • verläuft in beide Richtungen gleichermaßen
  • richtet sich nach persönlichen Vorlieben des Abgeordneten
  • konsequente Verwendung eines Ticketsystems ist empfehlenswert
  • bei Landtagsarbeit viel direkt real, von Angesicht zu Angesicht; bei Heimarbeit ist es umso empfehlenswerter auf ein Ticketsystem zu setzen
  • man sollte sich regelmäßig untereinander strukturiert abstimmen und gemeinsam kritisch seine Team-Arbeit bewerten (Bspw. 1 x / Monat Mumble-Treffen):
  • Wie stellt man sich das vor ?
  • Ist der Status quo gut ? Was ist gut oder schlecht ?
  • Wie kann man was besser machen ?
  • Was funktioniert ? Was funktionierte bislang nicht ?
  • Ticketsystem:
  • da werden u.a. informationen zu plenarsitzungen hochgeladen
  • Beispielablauf: Ticket: Schulklasse fragt an für Rundgang => hast du Lust, Abgeordnete ? => sie macht's => Zusage vermerken

Bearbeitung von Input

  • grundsätzlich immer meinungslos
  • Prozess: Aufnahme -> Sortierung/Filterung -> ggf. Weiterleitung -> weitere Verwertung wie beispielsweise Archivierung, Termin-Eintragungen, etc.
  • Filter: wichtig - unwichtig; wichtiges wird weitergeleitet, unwichtiges (auch thematisch Verfehltes und ggf. Veranstaltungen) wird anfangs nur in Abstimmung mit dem Abgeordneten und später dann eigenständig verworfen
  • Umgang mit Bürgeranfragen: Entweder durch Abgeordneten gebrieft die Meinung des Abgeordneten wiedergeben oder die Beantwortung dem Abgeordneten überlassen

Aufgaben

Aufgabenbereich eines pers.Mitarb. - allg.komplex1.JPG


Postgang erledigen

  • bei Heimarbeit erledigt entweder der zum Abgeordneten thematisch passende Fachreferent oder die Geschäftsstelle den Postgang
  • der Postgang steht mehrere Male am Tag an
  • Postgang heißt Post holen, öffnen, sortieren, an Abgeordneten weiterreichen und evtl. einscannen, abheften oder ggf. entsorgen
  • Post ist:
  • Veranstaltungen
  • Lobbyzeitschriften (viel)
  • Bürgerbriefe
  • Bücher
  • Drucksachen für Plenarsitzungen
  • Antworten auf Kleine Anfragen
  • Hauspost
  • Einladungen
  • Protokolle zu Ausschüssen

Telefonate entgegennehmen

  • bei Heimarbeit erledigt entweder der zum Abgeordneten thematisch passende Fachreferent oder die Geschäftsstelle die Entgegennahme von Telefonaten
  • man handelt praktisch wie ein menschlicher Anrufbeantworter
  • Namen, Kontakt-Informationen, und Anliegen der anfragenden Person werden notiert
  • öffentlichkeitsarbeitstechnisch herausgestellte Abgeordnete haben mehr Telefonate-Input

Terminkoordination über Kalender

  • der vollberechtigte Zugang zum Terminkalender ist wichtig für persönliche Mitarbeiter
  • man selbst trägt Termine ein; die Entscheidung darüber obliegt allerdings immer dem Abgeordneten; gegebenfalls muss dessen Entscheidung also vorweg eingeholt werden
  • Termin-Eintragung durchdacht vornehmen; d.h. unter Berücksichtigung von zeitlichen Spielräumen, Ruhephasen, Mittag, anstrengenden Terminen, Fahrtstrecke, gesundheitliche Verfassung des Abgeordneten, Wichtigkeit, etc.

Termine vereinbaren

  • per E-Mail, Telefon oder Fax
  • Anmeldungen versenden
  • Kalender-Eintrag
  • grundsätzlich ist der thematisch passende Fachreferent für Termine des Abgeordneten mit einzuplanen; gilt auch für Informationsfluss und Kalender

Veranstaltungen organisieren (Räume, Technik, Getränke, Namensschilder, Einladungen, usw.)

  • Einladungen versenden
  • Kalender-Eintrag
  • grundsätzlich ist der thematisch passende Fachreferent für Termine des Abgeordneten mit einzuplanen; gilt auch für Informationsfluss und Kalender
  • Veranstaltungen sind:
  • Parlamentarische Abende
  • Abendempfänge
  • Tage der offenen Tür
  • Treffen mit Bürgern
  • Treffen mit Lobbyisten
  • Pressevertretern
  • Beispielfälle:
  • Organisation möchte sich im Haus einfinden, um mit Abgeordneter zu sprechen => Fraktionsraum bei Fraktionsgeschäftsstelle reservieren für Tag X, Uhrzeit Y - Z, mit Getränken: Kaffee, Wasser... geg.f. Ausstattung (IT)
  • Abgeordnete möchte Veranstaltung im Landtag einberufen: Raumreservierung über Fraktionsgeschäftsstelle, die mit der Haus-Geschäftsstelle/Fragestelle des Landtags jenes Anliegen abklärt. Dazu wird ein Raumantrag offline ausgefüllt samt Datum, Ort, Anliegen, welche Technik - und weil alles offline, eigentlich keine Dokumentation über Ticketsystem... zumindest aus sich selbst heraus in einem Landtag ohne Outsourcing...

Nachrichtenspiegel verwerten (nur intern erhältlich)

  • lesen, relevante Passagen markieren und relevante Artikel an MdA weitergeben

Referententätigkeiten

  • es kann durchaus sein, dass persönliche Mitarbeiter das gar nicht machen, sondern nur der thematisch passende Fachreferent
  • Sprechzettel anfertigen (Kurzeinweisung in Sachverhalte für Veranstaltungen wie beispielsweise das Jahrestreffen des Bauernverbands in Reflexion zu dem programmatischen Bestand der PIRATEN)
  • Reden vorbereiten
  • die formale Ausgestaltung muss mit dem Abgeordneten durchgeklärt werden:
  • Beispiele für Ausgestaltung:
  • inhaltl. Zusammenfassung mit hervorgehobenen Begriffen...
  • 22 pt, große Durchschüsse, Zeilenumsprung so, dass Schlagwürter immer am Anfang stehen
  • etc.
  • Thema Fussball Rede bis morgen? fremdes Thema => Referent einbinden; der ist im Thema; der brieft einen dann, und auf Basis dessen lässt's sich dann leichter einen Beitrag verfassen

Parlamentarische Arbeit und Treffen der Abgeordneten dokumentieren

  • Tageszusammenfassung der vergangenen Tätigkeiten der Abgeordneten verfassen, die die Abgeordnete dann bei der Fraktionssitzung vorträgt
  • Webseite der Abgeordneten aktuell halten

Büro in Ordnung halten und ggf. dekorieren

  • Blumen
  • Materialien für Termine ausdrucken und zusammenstellen
  • etc.

E-Mails beantworten

  • von Bürgern, Lobby, Partei, Presse usw.

Erinnern des Abgeordneten an Termine und ToDos

Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen, fraktionsnahen Akteuren des parlamentarischen Betriebs

  • Geschäftsstelle:
  • Anfragen von Besuchergruppen weiterleiten
  • Router ausleihen
  • Räume buchen
  • Post holen
  • Pressestelle (Pressemitteilungen)
  • Fachreferenten:
  • Kleine Anfragen unterschreiben lassen
  • Termine mit Referenten buchen
  • Infos austauschen
  • Rechtschreibung korrigieren

ab und zu mal bei einer Fraktionssitzung oder Plenarsitzung vorbeischauen ^^

Visitenkarten und wichtige Adresssen im Adressbuch archivieren

Vernetzen

  • Hierzu wird es noch ausführliche Informationen geben
  • Interessierte persönliche Mitarbeiter sind genau so wie andere herzlich dazu eingeladen, sich hierzu ihre Rübe zu zerbrechen und passend dazu an dem eigens hierfür initiierten Barcamp "Bundestag – Fraktionspolitik 2.0″ teilzunehmen, zu dem unser politischer Geschäftsführer auf Bundes-Ebene Johannes Ponader einlädt und das am 1. und 2. September 2012 in Essen stattfindet. Näheres hierzu ist dem Flaschenpost-Artikel zu entnehmen: http://flaschenpost.piratenpartei.de/2012/07/24/einladung-barcamp-bundestag-fraktionspolitik-2-0/

Sonstiges

Vorlagen


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