HE:Offenbach/Planung/Orgatreffen

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Telefonkonferenzen

Donnerstag, 06.10.2011

Protokoll: Nicole Seiler

Anwesend: Nicole Seiler, Michael Ebner, Stefan Schimanowski, Florens Dölschner, prauscher, Julia, Tim, Gregory

Teamplanung

  • Struktur: pyth und Michael Ebner
  • Infoteam: Julia Reda
  • Beamteam: Florens
    • Beam: Florens
    • Ton: Markus Drenger
    • Stream: Wolfgang Preiss
  • Netzwerk: prauscher
  • Presseteam: Bundespresse? Julia kümmert sich um Kontakt notfalls kommt Kungler zur Begehung
  • Catering: Stefan
    • Je mehr Essen abgenommen werden, desto günstiger (und es geht um _garantierte_ Abnahme)
    • Mate: 1.500 l - Klärung mit Age: Es sind 12 Kästen vernichtet wurden, also 240 Flaschen a 0,5 Liter.
    • Alkoholische Getränke? Glühwein?
  • Event: Stefan
  • Akkreditierung: Wilm
  • Internationale Betreuung: Gergory
  • Team Hotel aufnehmen? : Stefan/Nicole

Bitte in die Helferliste eintragen! http://wiki.piratenpartei.de/HE:Offenbach/Planung/Helferliste

Mailinglisten

Hallenplan

  • Stefan klärt maximale Bestuhlung
    • Aus einer Mail von Fr. Huber: "Eine Erhöhung der Kapazität kann zudem nur in Absprache mit uns erfolgen und darf die vorgegebene Maximalkapazität von 1.300 Personen definitiv nicht überschreiten."
    • mit dem Bestuhlungsplan 4 (kleine Bühne, Hellau) sind im Parkett 1300 Plätze, und 436 im Rang = 1736 max insgesamt.
    • mit Großer Bühne sind das dann entprechend max 1104 Plätze im Parkett, und 436 im Rang.
    • Bei über 1000 Leute wird wohl der Cateringzelt notwendig werden (+5 kEUR), und wahrscheinlich auch mehr Flucht/Räumungshelfer (je 18€ pro Stunde)
    • Eigenes Pad für Fragen, die im Rahmen der Hallenbegehung geklärt werden sollen anlegen - Stefan schickt Link über Verteiler https://of.piratenpad.de/BPT-issues

Zeitplan

Budgetplan

Abendprogramm

  • Klärung Locations: Stefan?, Julia?
  • Anfrage Offenbacher Sportamt wg. Turnhallen läuft
  • Am besten direkt beim Paul Gerhard Weiß (Schuldezernent) - er weiss auch von unserem Parteitag bescheid... (gregory)

Unterkunft

  • Jugendherberge zentral verwaltet durch Stefan und Nicole --> Klärung Teilnehmerzahl
  • Shuttle --> Klärung Teilnehmerzahl
  • eMail auf OF-Mailingliste bzgl. kostenloser Unterkunft (Stefan)
  • Anfrage Offenbacher Sportamt wg. Turnhallen läuft (Gregory)

Infostände

  • Platz muss geklärt sein (Platz ist für mind. 10 Stände da, es gehen auch 20)
  • Seitfish Design (fix und spendet 20% der Partei -> ist das ein Sponsor?)
  • Jupis
  • PoG? (=Piraten ohne Grenzen, hatten bei den letzten 3 BPTs immer ein Stand gehabt)
  • AG Markt laut http://wiki.piratenpartei.de/HE:Offenbach/Planung/Stand
  • Piratorama (eher etwas abseits, am liebsten in einem eigenen Raum / räume sind schon etwas knapp, aber ab 5000 Euro Sponsorvertrag, kann ich schauen, was sich machen lässt ;-p ge. )

Bändchen

Helfer

Erste Hilfe

    • wird extern vergeben - Klärung durch pyth
    • Tim fragt auf ML nach (Versicherungsfrage klären)

Raucherbereich

  • kein expliziter Raucherbereich mit Zelten und/oder Heizpilzen

Hashtag/Twitter

  • Julia Reda
  • #bpt11

Rechnungen

  • wer ist unterzeichnungsberechtigt?
    • Nach Aussage René: nur René (bzw Bernd) ist für die Zahlungen zuständig. Wir sollen alle Verträge mit der Rechnungsandresse "Piratenpartei Deuschland, Pflugstr. 9a, Berlin" eingehen, und ihm bescheid sagen, dass es abgesprochen ist, dann zahlt er das dann sofort. (gregory)

Orga T-Shirts/Poloshirts

  • Infoteam sollte gut sichtbar sein
  • Beschriftung: INFOTEAM - BPT 2011 - Offenbach

Übersicht ToDos

Name Was? Erledigt?
Tim Doodle für nächste Telko
Tim Wikiseite Zeitplan aktualisieren
Tim Klärung bzgl. Sanitäter/Erste Hilfe
Tim Verfügbarkeit einer Halle für Abendveranstaltung klären
prauscher Wikiseite Netzwerkteam aktualisieren
prauscher Julia in Verteiler
prauscher Aufstellung Helferteam
prauscher hase ausm Verteiler
Gregory Wikiseite Budgetplan aktualisieren
Gregory bei PoG anfragen, ob Infostand gemacht wird
Gregory hat Anfrage laufen bzgl. Sporthalle
monges kümmert sich um Mate-Bestellung
monges kümmert sich um Bändchen-Bestellung
monges evtl. Mail bzgl. kostenloser Übernachtung auf OF-ML
Nicole Restrukturierung "Aufbau und Technik" X
Julia Wikiseiten "Infostand"
Julia Zusammenstellung Helferteam "Infostand"
Julia Twitter-Account #bpt11
Julia Kontakt Bundespresse
pyth Klärung bzgl. Sanitäter/Erste Hilfe
pyth Wikiseiten Strukturteam (Versammlungsämter/GO/etc.)
Michael Ebner Wikiseiten Strukturteam (Versammlungsämter/GO/etc.)
Florens Dölschner Wikiseite Streamteam aktualisieren

Donnerstag, 18.10.2011

Protokoll: Nicole Seiler

Protokoll: Nicole Seiler Anwesend:

Letztes Protokoll: http://wiki.piratenpartei.de/HE:Offenbach/Planung/Orgatreffen#Donnerstag.2C_06.10.2011 Offene ToDos aus dem letzten Protokoll: Agenda:

Berichte aus den Teams

  • Struktur: pyth und Michael Ebner
    • Antragskommission ist seit der om11 zusammen, hat seit heute OTRS-Zugang und nimmt heute abend die Arbeit auf.

http://wiki.piratenpartei.de/Bundesparteitag_2011.2/Antragskommission

  • Infoteam: Julia Reda (nicht anwesend)
  • Beamteam: Florens
    • Beam: Florens (Beamteam trifft sich im Anschluss an die Telko)
    • Ton: Markus Drenger (läuft)
    • Stream: Wolfgang Preiss (läuft)

Florens hat momentan etwas Bedenken wegen Beamer, Michael kann zwei 6000er besorgen Zur Klärung steht momentan noch, wer unten und wer oben sitzt.

  • Netzwerk: prauscher
    • Bottleneck ist im Moment der Uplink. Telekom kann kein VDSL legen - HEAG noch keine Rückmeldung.
    • Verkabelung in der Halle ist soweit sicher.
    • Stromverteilung reicht gerade nicht aus - auch das KnowHow ist nicht ausreichend.
    • max 960 Plätze mit Strom/Netzwerk - für mehr reicht das Equipment nicht. Es wird auch zu aufwendig, wenn man noch mehr machen müsste.
    • Endgültiger Bestuhlungsplan wird nächste Woche erst finalisiert.
    • AP: Mark Neis in Chemnitz (hat dort Strom verlegt) email: neismark(#)piraten-sachsen.de
    • Christian wer? aus chemnitz?
  • Presseteam: Bundespresse
  • Catering: Stefan
    • kann verschoben werden bis auf 14 Tage vor der Verschoben werden.
    • Gregory steht in Kontakt zu Leetmate. Wie ist denn da der Preis? Sonst keine Neuigkeiten. Weitere Klärungen mit dem Caterer erfolgen 2-3 Wochen vor dem BPT
  • Event: Stefan
    • Hier sieht es schlecht aus, derzeit keine Party.
    • Kontakt mit Dezernentem (Weiss?) über Gregory möglich?
  • Akkreditierung: Wilm
    • Wilm hätte gern, dass wir Schilder aufstellen für unterschiedliche Akkreditierungen. Piraten, Presse, Gäste, Barzahlungsschlange für Neumitglieder. Ebenso muss die Nachakkreditierung in der Halle gut sichtbar sein
    • Akkreditierung Presse wird an der "LKW Laderampe", direkt vor
  • Internationale Betreuung: Gergory
    • Es gibt Interessenten, die mithelfen wollen - diese Woche geht eine Mail raus an die Interessenten, sowie eine Einladungsmail an die Internationale Vorstände.
  • Team Hotel: Stefan/Nicole
    • Jugendherberge: Wird seit 15.10.2011 angeboten und zentral verwaltet (Nicole + Stefan)
    • Shuttle: Entscheidung? Eher ja, aber ich (Nicole) lasse mir nochmal ein konkretes Angebot erstellen
  • Outdoor
    • Große Fahnen für die Fahnenmäste (4x große Fahne - Tim klärt)
    • Beschilderung in Offenbach, Wegbeschreibung
      • Modulplakate - wir dürfen 80 Stück aufhängen - Auch auf Marktplatz, um Umsteiger von der S-Bahn auf den Bus umleiten, und Parkplatzeinweise - Gregory kümmert sich um Genehmigung
      • Nicole kann Freitag, 02.12.2011 aufhängen
    • Weiterer Blickfang vor der Halle?
      • Später.
  • Indoor
    • Schmücken der Halle mit Fahnen, Plakaten, sonstiges
      • Später.

Zeitplan

Allgemeines
  • Telko alle 14 Tage, ab November ggf. auch wöchentlich, Terminfindung jeweils per doodle
  • Teams können intern arbeiten, Ergebnisse sollten regelmäßig an den Verteiler kommuniziert werden
  • Ernstere Probleme/Neuigkeiten zügig auf den Verteiler!
  • Der grobe Zeitplan unten kann und sollte durch detailliertere Zeitpläne der einzelnen Teams ergänzt werden.
Zeitpan
  • Anfang November - Information über Übernachtungen, Party, etc. an alle Mitglieder
  • 18.11. - Planung in den Teams weitgehend abgeschlossen, nur noch Detailfragen zu klären
  • 25.11. - Hier sollte Planung und Vorbereitung in den Teams abgeschlossen sein.
  • 02.12. - Aufbau, Orga sollte (ab mittags?) da sein

Budgetplan

Infostände

Aufgrund der Kapazitätenerhöhung sind die Ecken, an denen wir Infostände gerne gehabt hätten, nun Fluchtwege. Die Anzahl der Infostände wird sehr gering werden. -> Muss mit der Halle abgestimmt werden.

Helfer

  • jeweilige Teams verantwortlich
Erste Hilfe
  • wird extern vergeben
Orga T-Shirts/Poloshirts


Vorbereitungstreffen

Tag, den 14.10.2011

Das erste Treffen unseres Orgateams. Hallenbesichtigung steht an, Vermessen, klären aller lokalen Dinge, gemeinsames Kennenlernen, Ausloten wer bereit und geeignet ist, Teamleiterposten zu übernehmen.

Ort und Zeit

Anfahrt mit dem Zug:

Für Autofahrer:

Wer direkt zur Halle kommen möchte:

Wir benötigen

Teilnehmer

Bericht

Nächstes Treffen: Tag, XX.XX.2011 XX Uhr

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