HE:Landesparteitage/HowTo

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Landesparteitag HowTo

Ausschreibung + Einholung von Angeboten

Diese Dinge müssen beim Klarmachen einer Halle abgefragt werden:

  • Benögtigte Räume:
    • Tagungssaal, der bei parlamentarischer oder Bankettbestuhlung Platz für 12-15% der aktuellen Mitglieder des LV bietet
      • parlamentarische Bestuhlung: Tischreihen quer, d.h. wenn die Besucher sitzen "richtig" hinter den Tischen und schauen geradeaus auf die Bühne; die Tische sind entsprechend nur einseitig besetzt. Dies ist die aufwändigste Variante, was Personen pro Hallen-qm betrifft
      • Bankettbestuhlung: Tischreihen längs, laufen auf Bühnenseite zu; Besucher sitzen beidseitig davon und müssen sich zur Seite drehen, um zur Bühne zu schauen. Diese Variante wurde bisher bei den hessischen LPTs praktisch immer gewählt
    • 1 Raum für die Pressebetreuung (20-30 qm)
    • 1 Raum für Wahlen (30-40 qm); kann auch z.B. durch ein Abtrennen eines Bereiches im Foyer o. dergl. mit Stellwänden ersetzt werden
  • Der Tagungssaal muss Platz für die IT mit Sicht auf die Bühne bieten, zwecks Beamersteuerung usw.
  • Nutzungszeiten: Am Vortag werden 3-4 Stunden für den Aufbau benötigt
  • Internet: Im Upload sollten 5-8 MBit verfügbar sein; insbesondere wenn nur drahtlos (LTE), sollte die Bandbreite geprüft werden. Kosten?
  • Stromversorgung: für Laptops der Besucher sollten 12-15 kW zur Verfügung stehen, dazu Strom für Beamer, IT, Antragskommission, Tontechnik
  • Ton- und Lichttechnik:
    • was ist vorhanden?
    • wieviel Miete kostet das?
  • Catering: ist der Saal an vorhandene Gastronomie gebunden oder ist Eigenversorgung nötig/möglich? Preise?
  • Mietpreis:
    • Raum über Nutzungszeitraum kpl. (Aufbau!)?
    • Wird Kaution verlangt?
    • Wie werden Energieverbrauch, Müllentsorgung abgerechnet?
    • Weitere Kosten?
  • Erreichbarkeit:
    • ÖPNV: Hin- und Rückfahrten auch am WE zu den Anfangs- und Endzeiten möglich?
    • Auto: Anbindung? Wenn im Winter: auch bei schwieriger Witterung problemlos befahrbar? Ausreichende Parkmöglichkeiten in Laufnähe (kostenfrei)?
  • Übernachtungsmöglichkeiten: günstige Unterkünfte in der Nähe + frei zur Tagung? Jugendherberge?
  • Möglichkeiten zur Abendunterhaltung?
  • Bilder der Räumlichkeiten

Einreichung des Angebotes

  • Hauptverantwortlichen/Ansprechpartner festlegen
  • Bewerbung gemäß Frist an vorstand(at)piratenpartei-hessen(dot)de
  • Vorstellung des Angebots bei LVor-Sitzung für Nachfragen
  • Budgetrahmen durch LVor festlegen lassen

Beispielseite


Orga

  • 6-10 Wochen vor Veranstaltung sollte ein Team gebildet werden, in dem Zuständigkeiten für die einzelnen Punkte vergeben sind
  • Vertrag von Hallenbetreiber geben lassen + prüfen
  • Absprachen treffen + frühzeitige Besichtigung der Räumlichkeiten machen mit
    • Hausmeister/Hallenbetreiber
    • Streaming- bzw. Ton/Video-Verantwortlichen
    • einem IT-Verantwortlichen
    • Presseteam
    • Versammlungsleitung/Antragsvorbereitung
  • ein Grundriss mit Bestuhlung für die Planung der Infrastruktur (IT, Stromverteilung) ist hilfreich


Aufgaben

  • Ansprechpartner Orga nach außen, Kommunikation in Parteiöffentlichkeit (MLs)
  • Wiki-Gärtner
  • Kostenverantworlicher (ggf. Notwendigkeit zur Budgeterhöhung rechtzeitig klären!)
  • Aufbau-Koordinator
  • Aufbau-Helfer
  • IT (Team; Ansprechpartner?)
  • Tontechnik
  • Streaming
  • Versammlungsleitung (+ Wahlleiter, Wahlhelfern, Protokollanten, Antragskommission)
  • Jurist vom Dienst
  • Akkreditierung
  • Ersthelfer (benötigt: Person mit entsprechender Bescheinigung/Ausbildung (?))
  • Kinderbetreuung
  • Nachfüllen von Papierhandtüchern/Toilettenpapier auf Toiletten
  • Zwischenreinigung (Tische abwischen etc.)
  • Putzen des Saals nach Ende (sofern nicht von Betreiber gemacht)


räumliche Bedingungen

  • wird der Raum bestuhlt, oder muss das selbst gemacht werden? Desgl. für das Räumen des Saales nach Ende
  • ist Essen/Trinken grundsätzlich in der Halle erlaubt?
  • darf auf dem Boden Gaffer-Tape geklebt werden?
    • wenn nein, werden schwere Gummimatten zum Abdecken von Kabeln benötigt
  • muss der Raum nach Abschluss selbst gereinigt werden?
  • Müllentsorgung: wie? hauseigene Mülltonnen? Zusatzkosten?
  • sind im Außenbereich Flaggenmasten vorhanden? Ist zum Aufziehen von Piratenflaggen eine Genehmigung erforderlich?
  • Nutzungszeiten (ab wann morgens zugänglich, bis wann muss man abend raus sein, kann man ad hoc verlängern?)
  • Zugänglichkeit der Halle für Aufbau: ab wann, wie lange?
  • Zugänglichkeit des Daches: für besseres Internet kann die Installation von Antennen dort nötig sein. Ist das möglich?
  • Hausmeister
    • ist er die ganze Zeit vor Ort bzw. wie schnell kann er vor Ort sein
    • muss er ggf. Überstunden machen, würde er das, kostet das extra?
  • Brandschutz:
    • auf der Bühne: Wie viele Leute dürfen dort sein? Stehen/sitzen? Tische? (ist abhängig von Bühnentiefe, Änderung kann ggf. über Abhängen/Vorhang geregelt werden)
    • Bestuhlung: nach Hallen-Standardplan, oder muss extra abgenommenem werden?
    • muss nach Aufbau/vor Beginn der Brandschutz abgenommen werden? (Achtung, versch. Gepflogenheiten vor Ort)
    • wenn ja: Ansprechpartner? Kontaktdaten? Terminvereinbarung?
  • wo findet das Antragsbüro (Bühnennähe!), wo die Technik (Überblick!) Platz?
  • gesonderte Bereiche / Tische + Stühle für
    • Presseraum
    • Akkreditierung
    • Antragskommission/Versammlungshelfer
    • Kinderbetreuung
    • Infostände
  • ist ein Rednerpult vorhanden? Beleuchtung u./o. Mikrofon integriert?


Catering

  • Wenn kein Catering vorhanden
    • Imbisse in Laufnähe und geöffnet während Tagungszeiten? Mobilen Imbiss buchen?
    • Kaffee, Kaltgetränke, Süßwaren: Wer macht Verkauf? Automaten dafür aufstellen lassen?
  • Wenn Catering vorhanden: ist parallel Selbstversorgung erlaubt?
    • Wenn eigentlich nein, sollte unbedingt mit dem Gastronomen besprochen werden, dass Besucher dennoch manches mitbringen werden (und z.Tl. zum dauernden Kaufen einfach das Geld fehlt), damit das nicht zu Problemen führt
  • Eine Grundversorgung zu günstigen Preisen sollte enthalten:
    • Kaffee 1,-/Tasse
      • für Kaffee wäre auch eine pauschale Lösung denkbar (z.B. 500 Tassen werden in Thermosbehältern bereitgestellt); wie läuft dann die Bezahlung dafür (z.B. bei Akkreditierung direkt um kleinen Betrag pro TN bitten?)
    • Club Mate (hat konventionelle Gastronomie i.d.R. nicht im Programm oder kennt sie nicht einmal)
    • Wasser sollte in großen Flaschen zur Verfügung stehen
    • einfache belegte Brötchen o. dergl. zu ca. 1,50
    • Süßkram (Riegel etc.)
  • Warmes Gericht/Mittagessen
    • mind. 1 x vegetarisch, 1 x mit Fleisch
    • mögl. ab 5,-/Gericht
    • zu welcher Zeit wird das angeboten? (z.B. feste Mittagspause 13-14 Uhr)
    • wenn mit dem Catering im Vorfeld schon konkrete Gerichte abgesprochen werden, können die in der Mitgliederumfrage zuvor abgefragt werden, und der Caterer kann besser planen
  • wie soll der Verkauf erfolgen?
    • direkte Bezahlung (Ausgabe langsamer, führt ggf. zu verschleppter Mittagspause mit Unruhe)
    • Ausgabe von Essensmarken zuvor (ggf. schon bei Akkreditierung, erlaubt Gastronom bessere Mittagsplanung)
  • Die Presseabteilung braucht in ihrem Raum ggf. separates kleines Catering (Obst etc.), absprechen!


Technik

  • Eine Stückliste mit entsprechenden Mietpreisen sollte Bestandteil der Bewerbung sein; was in der Halle vorhanden ist, kann dann gestrichen werden.
  • Allgemein sollte immer eine Werkzeugkiste mit Klebeband, Kabelbinder, etc. vorhanden sein – wer bringt das mit?
  • am Aufbautag rechtzeitige Technikanlieferung gewährleisten
  • Anmietung:
    • z.B. bei Freaksound (Hanau), AEM (Gießen)
    • für mehrtägige Veranstaltungen werden ggf. Rabatte gewährt, z.B. bei AEM (2/3 des Tagespreises ab 2. Tag) oder Freaksound (1/2 des Tagespreises ab 2. Tag)
    • Freaksound gewährt der Piratenpartei ggf. ebenfalls nochmal Nachlaß auf die Gesamtsumme, beim #help123 waren das immerhin 30%
  • hier eine Tabelle mit einer detaillierten Technik-Checkliste: Media:Technik-Anforderungen_LPTs.ods

Stromversorgung

  • auf Boden verlaufende Kabel müssen zum Stolperschutz abgedeckt werden!
  • der LV besitzt 60 6-fach-Steckdosenverteiler (bei wem sind die?)
  • Anschlüsse
  • i.d.R. sind in Hallen CEE-Steckdosen vorhanden (meist abgesichert bis 16A und/oder 32A, in großen Hallen ggf. auch 64A)**Sondergrößen spielen i.d.R. keine Rollen (für diese kann man auch gewöhnlich keine Verteiler mieten)
    • Beispiel: beim #help123 waren 2x 32A Verteiler mit je 6 Schuko-Ausgängen ausreichend; von jedem wurden pro Schuko-Ausgang über Mehrfachstecker 21 Steckdosen versorgt, abgesichert mit 16A / Leitung. Diese ges. 210 Schuko-Steckdosen waren ausreichend.
  • wo sind die Anschlüsse, wie lange Kabel werden benötigt?

Ton

  • Die Frequenzen von Funkmikros können sich mit Datenfunknetzen (z.B. LTE) überlagern, das Ergebnis sind Tonstörungen; über Kabel angeschlossene Mikros sind also sicherer. Dazu werden u.u. lange XLR-Kabel oder ein kleines Multicore von der Bühne zur Tontechnik benötigt.
  • Ein Kompressor sollte in den Signalweg eingeschliffen werden, das erhöht die Sprachverständlichkeit und erleichtert das Handling für den Tonmenschen
  • ggf. benötigt die Presse eigene Technik zur Übertragung und Verstärkung (mindestens bei personalbezogenen Versammlungen (Vorstandswahlen, AVen)). Dazu gehören ein sog. Splitter, der das Signal aus der Halle parallel zur Verfügung stellt und an den sich mehrere Abnehmer (z.B. Sender) einfach anschließen können (im Presseraum)

Projektionen

  • Es sollte 2 separate Projektionen geben
    • eine für allgemeine Informationen, z.B. Überblick über momentan behandelte konkurrierende Anträge oder für Orga-Mitteilungen **eine für aktuelle Inhalte, z.B. Antragstext
  • benötigt:
    • für Haupt-Projektion 1 x Beamer vorne, groß (je nach Lichtverhältnissen 3.500...7.000 ANSI-Lumen)
    • ODER mehrere kleinere Beamer dezentral installieren (das Videosignal wird sowieso zentral von der IT verteilt)
    • für allg. Info 1 x mittel (ab 2.000 ANSI-Lumen)
  • bei einer großen Hauptprojektion:
    • ist Beamer in Halle vorhanden + zu akzeptablen Konditionen verfügbar?
    • wenn nein: gibt es eine Leinwand / geeignete Projektionsfläche?
    • ist Abdunkelung an Projektionsstelle möglich?
  • für kleinere Projektionen:
    • Beamer oft von privat - von wem?
    • Leinwände?

Internet

  • was ist verfügbar: Festnetz? Kabel? LTE? Anderes (z.B. WLAN über Telekom-Hotspot, Funk-DSL/WiMax)? Von welchen Anbietern?
  • Geschwindigkeiten:
    • Download: mittelschnelles DSL ist hinreichend
    • Upload: 5-8 MBit für Streaming benötigt (in schlechter Qualität möglich ab 3 MBit)
    • angegebene Geschwindigkeiten müssen von der IT nachgemessen werden – insbesondere bei Funkanbindung sind die tatsächlich verfügbaren sehr unterschiedlich
  • bei Festnetz/Kabel: wessen Anschluss ist das (Gastronomie, Hallenbetreiber), kann er benutzt werden? Kosten?
  • Wenn keine gute Anbindung in Gebäude vorhanden, kann eine Versorgung über Nachbarschaft mit Richtfunkstrecke eingerichtet werden?
  • Ausschließlich Funkanbindung (LTE) ist ungünstig, weil private Nutzung der Besucher dem Streaming Bandbreite wegnimmt
  • wie ist die Empfangsqualität für Besucher mit eigenem Funk-Internet (LTE/UMTS) im Saal?
  • gibt es Besonderheiten wie Portsperren oder Überwachung?
  • soll es separates (W)Lan für die Presse geben?

Technik sonstiges

  • Monitor vor Rednermikro für sichtbare Redezeit-Uhr
  • Ausstattung Antragskommission (Drucker, Computer)
  • Computer für Protokollanten (wenn keine eigenen Notebooks mitgebracht)
  • Drucker für Presse?
  • Drucker für Namensschilder-Herstellung bei Akkreditierung?


Weitere Ausstattung

  • Wahlkabinen: wie viele gibt es, wo sind sie, sind sie intakt?
  • Wahlurnen: wo sind sie?
  • Werden auf den Toiletten Papierhandtücher benötigt? Muss Nachschub selbst eingekauft werden?
  • Deko
    • Bühne
    • Flaggen für innen: müssen feuer-imprägniert sein (Nachweis muss vorhanden sein!)
    • Presseraum (Fotohintergrund!), dort auch Tischdecken, Tisch-Namensschilder etc.
  • Erkennbarkeit von Orga-Mitarbeitern/Ansprechpartnern vor Ort
    • T-Shirts machen lassen? – alternativ Armbinden, Ausweise am Schlüsselband, Buttons o. dergl.
    • andersfarbige für Presselotsen, sofern vorhanden
    • sollen Pressevertreter eigene Marker bekommen, z.B. Badges?

Akkreditierung

  • Bändchen, Stimmkarten, Stimmzettel
    • noch von anderem Parteitag vorhanden? Sonst: Drucken lassen
    • Stimmzettel: ist die vorhandene Aufschrift geeignet?
  • Namensschilder
    • müssen vor Ort erstellt werden – wie? (Klebestreifen, Klebeetiketten, Anstecker; handschriftlich, drucken)
    • Kosten?
    • der LV hat 200 Ansteckhüllen (Stand Jan. 2013)
    • zum Bedrucken werden 1 Computer + Drucker und 1 Person bei Akkreditierung benötigt


Versammlungsleitung

  • Sortierung Antragseingang
  • Detaillierte Planung Tagesordnung
  • Ausarbeitung Geschäftsordnung


Wiki-Seite


Umfrage

Im Vorfeld eines LPT sollte eine Umfrage unter den Mitgliedern diese Fragen klären:

  • wer wird vor Ort Mittagessen einnehmen?
    • vegetarisch o. mit Fleisch?
    • welches Gericht (sofern Optionen bereits bekannt)
  • wer will vor Ort seinen Abend gestalten (betrifft Samstag an WEn)?
    • sofern es besondere Möglichkeiten für ein Abendprogramm gibt (z.B. Kegeln): wer würde daran teilnehmen wollen?
  • ggf. Bedarf an Übernachtungen
  • ggf. Bedarf an Kinderbetreuung

Übernachtungsmöglichkeiten

  • prüfen
  • ggf. Rabatte aushandeln
  • Kontingente reservieren/buchen?


Sonstiges

  • Einladung an Bürgermeister für Grußwort
  • Übernachtungsmöglichkeiten reservieren?
  • Stand in Foyer mit Infomaterial etc.?
  • Abendgestaltung
    • was gibt es vor Ort?
    • sollen Plätze/Räume reserviert werden (ggf. Umfrage) in
      • der Gastronomie der Halle?
      • anderer Gastronomie vor Ort?
  • dürfen Tiere mitgebracht werden?
  • Ausschilderung in der Umgebung
    • braucht es das?
    • ist auch Werbung
    • ohne Genehmigung möglich/Genehmigung beantragen/erhalten?


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