Benutzer:ValiDOM/Einladungsservice

Nachdem ich öfters danach gefragt werde und schon die Einladungen zum

• LPTby2010.1
• BPT2010.2
• LPTby2010.2
• LPTbb2011.1

verschickt habe, stelle ich hier mal einen Workflow auf.

Einladungsversand für Gliederungen der Piratenpartei

Je nach Satzung darf man auch per eMail einladen. In vielen Fällen muss der Empfang der email aber bestätigt werden, sonst muss das Mitglied per Brief eingeladen werden. In speziellen Fällen können die Mitglieder auf Ihr (individuelles) Recht, einen Brief zu erhalten, (einzeln) verzichten.

Ablauf

1. Ihr wisst, dass ihr einladen wollt und die Rahmendaten für den PT stehen fest (Datum, Ort, vorl. Tagesordnung)
2. Ihr habt Eure Satzung dahingehend überprüft, ob ihr Euch die Brief-Einladung an einzelne Mitglieder sparen könnt
   1. wenn diese den Erhalt der Einladung per email bestätigen ODER
   2. Eure Satzung email-Einladungen nicht vorsieht ABER diese das auch nicht ausschließt. Hint: dann wird die Frage auf der Bestätigungsseite anders gestellt (ala "Hiermit.. *verzichte ich* auf die *persönliche Einladung per Brief*. Genauso rechtsgültig...)
3. Erstellt die Texte, die für die Einladungen notwendig sind (4 Stück! S.u.)
4. Erst DANN Mailt mir MIT den Texten (link zu einem pad reicht) UND den Datensätzen (s.u.). Bitte beachtet, dass ich KEINE Anhänge verschicken KANN. Ladet diese ggf. auf eine Webseite, ins Wiki... und dann verlinkt es im Text.
5. Ich erstelle die Einladung und schicke Euch das als Test zu. Die Domain, auf die in den emails verwiesen wird, ist piratenpartei-bayern.de (ssl), das kann ich nicht ändern.
6. Ihr gebt das frei, ich haus raus
7. nach 2-3 Tagen verschicke ich eine Erinnerung an die, die noch nicht bestätigt haben. (Erhöht den Erfolg um ca. 30%)
8. je nachdem wie viel zeit noch ist, können wir eine weitere Erinnerung raus schicken (jede weitere Erinnerung erhöht die Bestätigungszahlen um ca. 10%)
9. aller-spätestens eine Woche vor Eurer Briefeinladungsfrist übergebe ich Euch den Datensatz der enthält, wer bestätigt hat.

Zeitfaktor

Allerspäteste Versendung der email-Einladungen ist:

PT-Termin minus Brief-Einladungsfrist minus 2 Wochen.

I.d.R. also 6 Wochen vor dem PT. Je früher, desto besser. Vorlauf für die Versendung ist erfahrungsgemäß eine Woche, mindestens aber 2 Tage.

Datensatz

Um die Mails zu verschicken brauche ich einen Datensatz aus mindestens

• Email, Mitgliedsnummer

Die Antwortzahlen sind deutlich höher wenn man die Anrede personalisiert, also empfehle ich sehr dazu noch

• Vorname

in den Datensatz aufzunehmen.

Orga Allgemein

Mir ist EGAL was ihr intern tut. Ich werde beauftragt durch ein Organ, also z.B. durch einen Vorstand. Da in der Außenwirkung zu mir ein Vorstandsmitglied den Gesamtvorstand repräsentiert GEHE ICH DAVON AUS, dass ihr z.B. beschlossen/genehmigt/beauftragt habt, dass (und wie) Eingeladen wird, mir die Daten übermittelt werden etc. pp. Ich kümmere mich nicht um Anträge/Beschlüsse bei Euch und auch nicht darum, ob ihr noch eine unterschriebene Datenschutzerklärung von mir braucht. Holt Sie Euch bitte bei mir, wenn ihr das braucht.

Datenschutzerklärungen habe ich unterschrieben von

• Bundesverband (liegt in der BGS)
• Landesverband BY (per-se durch Vorstandsamt)

Die Datenschutzerklärung des Systems befindet sich unter http://piraten.in/limedse

Das mögen jetzt harte Worte gewesen sein, aber ich lerne auch dazu ;-)

Beispiele für Texte

Texte für die Einladungen an Mitglieder

Wir

• schicken zuerst per mail die Einladungen raus und fordern auf, den Empfang zu bestätigen.
• ein paar Tage später gehen Erinnerungen raus (ggf. mehrfach)
• erst dann schicken wir den Brief

Deshalb brauchen wir ALLE 4 TEXTE BEVOR ES LOSGEHEN KANN!

Text für die erste Einladung per Mail

Subject: Einladung zum Landesparteitag der Piraten XYZ am XXXX in XXXX

Ahoi {FIRSTNAME},

Bitte bestätige mit einem Klick auf folgenden Link den Erhalt dieser Einladung (unabhängig davon ob du am Parteitag teilnehmen möchtest oder nicht). Dies spart der Partei viel Geld ein, da sonst - laut Satzung - Einladungen per Brief verschickt werden müssen und wir möchten das Geld lieber für andere Zwecke ausgeben.

{SURVEYURL} - Vielen Dank!

Liebes Mitglied der Piratenpartei,

hiermit laden wir Dich herzlich zu unserem Landesparteitag am XXXXXXX in XXXXXXXXX

Vorläufige Tagesordnung:

• XX:00 Uhr - Beginn der Akkreditierung
• Eröffnung und Begrüßung durch den Vorstand
• Wahl der Versammlungsämter (Versammlungsleitung, Protokollführer, Wahlleiter, Wahlhelfer)
• Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit
• Beschluss über die Zulassung von Gästen sowie von Audio- und/oder Videoaufnahmen
• Beschluss der Tagesordnung
• Beschluss der Geschäftsordnung
• Tätigkeitsberichte
• Satzungsänderungsanträge, die sich mit der Zusammensetzung oder Organisation des Vorstands befassen
• Wahl des Vorstands, des Schiedsgerichtes sowie der Kassen- und Rechnungsprüfer
• Satzungsänderungsanträge
• Programmänderungsanträge
• Sonstige Anträge
• Sonstiges
• Schließung der Sitzung

TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT

Bitte beachte, dass Dein Stimmrecht auf dem Landesparteitag an die Zahlung Deines Mitgliedsbeitrages gebunden ist.

Mit freundlichen Grüßen Der Landesvorstand XYZ

--

Piratenpartei Deutschland, Landesverband XYZ Geschäftsstelle Str PLZ ORT Web: http://piraten... E-Mail: vorstand@piraten...

-- Diese Einladung wurde im Auftrag des Landesvorstands XXXXXXX durch das Umfragesystem des Landesverbands Bayern versendet. Verantwortlich ist Roland 'ValiDOM' Jungnickel. Die Datenschutzerklärung zu diesem System befindet sich unter http://piraten.in/limedse

Text für die Erinnerung

Subject: {FIRSTNAME}, hast Du die Einladung zum Landesparteitag bekommen?

Hallo {FIRSTNAME},

vor einigen Tagen haben wir Dir eine Einladung zum Landesparteitag der Piraten XXX am XXX in XXXX geschickt.

Details: http://....

Wir müssen Dir laut Satzung diese Einladung auch per Brief schicken, wenn Du den Eingang nicht bestätigst. Dieses Geld würden wir gern für andere Zwecke wie Flyer oder Aktionen verwenden. Wenn Du auf den nachfolgenden Link klickst, kannst Du auf der aufgerufenen Webseite auf eine persönliche Einladung per Post verzichten. Vielen Dank!

Wenn Du auf den nachfolgenden Link klickst, kannst Du auf der aufgerufenen Webseite auf eine persönliche Einladung per Post verzichten. Das würde sehr helfen die Kosten zu sparen!

Klicke dazu einfach auf diesen Link und bestätige auf der Webseite, dass Du die Einladung schon per eMail bekommen hast.

{SURVEYURL}

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen Der Landesvorstand XYZ

Piratenpartei Deutschland, Landesverband XYZ Geschäftsstelle Str PLZ ORT Web: http://piraten... E-Mail: vorstand@piraten... -- Diese Erinnerung wurde im Auftrag des Landesvorstands XXXXXXXXXx durch das Umfragesystem des Landesverbands Bayern versendet. Verantwortlich ist Roland 'ValiDOM' Jungnickel. Die Datenschutzerklärung zu diesem System befindet sich unter http://piraten.in/limedse

Bestätigungstext

(Diese Bestätigung geht immer raus, egal ob man mit "ja" oder "nein" Antwortet. Daher muss das Neutral sein ;o))

Subject: Bestätigung der Einladung zum Landesparteitag Piraten Brandenburg am 05.-06.02.2011 in Cottbus.

Hallo {FIRSTNAME},

vielen Dank, dass Du Dir die Zeit genommen hast die Erklärung zum Einladungsversand per Brief ab zu geben.

Viele Grüße,

Mit freundlichen Grüßen Der Landesvorstand XYZ

Piratenpartei Deutschland, Landesverband XYZ Geschäftsstelle Str PLZ ORT Web: http://piraten... E-Mail: vorstand@piraten...

Limesurvey-Text

Der Landesparteitag 2011.1 der Piraten XXXX findet am XXXX in XXXX statt. Wir müssen Dir laut Satzung eine Einladung auch per Brief schicken, wenn Du den Eingang nicht bestätigst.

Es würde uns daher sehr helfen wenn Du bestätigst, dass Du die Einladung schon zur Kenntnis genommen hast und auf eine förmliche Einladung per Brief verzichtest, unabhängig davon ob du am Parteitag teilnehmen möchtest oder nicht. Die Bestätigung würde die Kosten für Druck, Papier und Porto senken.

Version 1

Bitte bestätige den Erhalt der Einladung per Email mit ja: Ich habe meine Einladung zum Landesparteitag der Piratenpartei Deutschland Landesverband Brandenburg am XXXX in XXXX per Email erhalten. Diese Erklärung gebe ich persönlich ab und und sie gilt nur für den Landesparteitag am XXXX in XXX. Auf eine Einladung per Brief verzichte ich daher ausdrücklich.

Version 2

Bitte bestätige den Erhalt der Einladung per Email mit ja: Ich habe meine Einladung zum Landesparteitag der Piratenpartei Deutschland Landesverband Brandenburg am XXXX in XXXX per Email erhalten. Ich verzichte daher ausdrücklich auf mein individuelles Recht, eine Einladung per Brief zu erhalten. Diese Erklärung gebe ich persönlich ab und und sie gilt nur für den Landesparteitag am XXXX in XXX.

ja nein

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(Absenden)

Kosten

Die absolute Unterwerfung Eures Gebietsverbands unter königlich-bayrische Herrschaft!!11elf!!!!!

Im ernst.. kost nix. Freu ich aber über Tierstempel oder Bier (=einzig alternatives Zahlungsmittel in BY :o))