Benutzer:Frankenfeld/Veranstaltungs Konzept Bielefeld

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Du möchtest eine Veranstaltung in Bielefeld organisieren

Frag andere, was sie von Deiner Idee halten. Frag auf Reallife-Treffen, frag über die Mailinglisten, frag auf Twitter.

Such Dir ggf. Mitstreiter, denen Du vertraust und mit denen Du gut zusammen arbeiten kannst.

Erstelle eine erste grobe Konzeption. Die erste Grobkonzeption muss noch nicht alle unten aufgeführten Punkte beinhalten. Die Grobkonzeption bringst Du zuerst zur Abstimmung auf der Bielefelder Mitgliederversammlung, damit klar ist, dass der KV Bielefeld diese Veranstaltung durchführen möchte und Du (und ggf. andere), diese verantwortlich durchführen sollen.

Konzeption

Am Anfang steht natürlich die Frage: „Was soll gemacht werden?“. Das kann ein Vortrag, eine Schulung, eine Filmvorführung, eine Podiumsdiskussion oder etwas ganz anderes sein.

Dann musst Du Dir im Klaren darüber werden, wer die Zielgruppe der Veranstaltung ist. Natürlich sind alle Piratenveranstaltungen grundsätzlich öffentlich, jedoch wäre eine Liquid-Feedback-Schulung in seiner Ausrichtung grundsätzlich nur als für Piraten anzusehen. Ein allgemeines Referat über Online-Partizipationsmodelle könnte auch für Gäste sehr interessant sein. Wie viele werden wohl kommen? Bei einer internen Schulung oder einem Referat im Rahmen des regelmäßigen Stammtisches kannst Du mit ca. 20-30 Gästen rechnen. Wenn das Thema sehr interessant ist und Du Werbung in den angrenzenden Kreisen machst (siehe unten), können auch 35-40 Piraten kommen.

In dieser Größenordnung reicht „unser“ Raum in der Tangente aus, der im Maximum eine Kapazität von ca. 50 Personen hat. Wenn, wie zum Beispiel auf einem Kreisparteitag, gearbeitet werden soll, dann sollte man in der Tangente mit maximal 35 Personen rechnen. Danach wird es zu „kuschelig“. Wichtig ist während der gesamten Planung die Transparenz derselben. Führe ein Pad (am besten im Read-Only-Modus, damit das keiner „kaputt“ macht), in dem Du fortlaufend Deine Aktivitäten und den generellen Stand der Dinge einträgst. Schicke den Link regelmäßig raus, berichte auf Stammtischen oder im Mumble regelmäßig, sei darauf gefasst, dass Dir Fragen gestellt werden.

Raum

  • Tangente
  • Ravensberger Spinnerei
  • Haus der Kirche
  • GENAUE AUFSTELLUNG ALLER VA-ORTE!

Zur Konzeption gehört ein Finanzplan. In den Finanzplan gehört eine Aufstellung der voraussichtlichen Kosten, die idealerweise großzügig berechnet werden und nicht „auf Kante“. Wenn ein Referent kommt, könnte ein Honorar gezahlt werden müssen. Die Anfahrt muß berechnet werden, ggf. auch Hotelkosten. Ein innerparteilicher Referent hat ggf. eine Beauftragung durch den Landesvorstand und bekommt seine Fahrtkosten direkt durch diesen erstattet. Das gleiche gilt für Mitglieder des Landesvorstands selber. Auch unsere Landtagsabgeordneten bezahlen ihre Reisekosten selber.

Am Anfang schätzt man die Kosten, später werden die Angaben immer weiter verfeinert, wenn bestimmte Summen feststehen. Bei allem ggf. auf die Mehrwertsteuer achten, die dazu kommen kann!!!

Wenn andere Kreisverbände finanziell involviert werden sollen, empfiehlt sich eine Bitte um einen Beschluss nach Maximalzuschuss. Wie viel am Ende tatsächlich benötigt wird, berechnet man nach der Schlußabrechnung. Bestelle, kaufe oder unterschreibe erst dann verbindlich etwas, wenn es entsprechende Beschlüsse gibt!!!!

Finanzplan

  • Honorar Referent
  • Reisekosten Referent
  • Unterbringungskosten Referent
  • Genehmigungsgebühren
  • Kosten für Flyer
  • Kosten für Veranstaltungsaufkleber für Plakate
  • Kabelbinder, Kleber, Tesafilm
  • Zusätzliches Equipment
  • Raummiete
  • Wo kommt das Geld her (KV Bielefeld, andere Kreise, Landesverband, Privatspenden)? (ERKLÄRUNG ANTRÄGE AG EVENTS UND LaVor)
  • Kann der KV Bielefeld die Kosten im Vorfeld auslegen? (Schatzmeister ansprechen!)
  • Versicherungsfrage klären! Eintragungen im offiziellen Kalender! (GENAUERE ERKLÄRUNG)

Zeitplan (Milestones)

  • Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Wann soll welche Marketingmaßnahme (siehe unten) erledigt sein?
  • Bei Anträgen an andere Kreisverbände/AG Events/Landesvorstand: wann sind die Sitzungen? Wie schnell können die entscheiden? Berechne einen Puffer im Falle der Ablehnung aufgrund von einzelnen Punkten, die nachgebessert werden müssen.

Equipment

  • Beamer, Leinwand
  • Streaming: Kamera, Internetanschluss, Piratenstreaming-Account (Kosten?). Ansprechpartner hierfür wären Isabelle, Ralf und Lars
  • Rechner notwendig? Welche Spezifikationen?
  • Steckdosenleisten
  • Zusatzbeleuchtung (speziell in der Tangente)
  • Deko (Plakate, Fahnen, Banner, Infomaterial, Pavillon, Tapetentisch, Sonnenschirm)
  • Befestigungsmaterial (Tesafilm, Gaffa-Tape, Stecknadeln), Werkzeug (Schraubenzieher, Hammer, Kombizange, etc.)
  • Was ist im KV Bielefeld nicht vorhanden und könnte ggf. von den anderen Kreisverbänden in OWL oder der AG Technik geliehen werden?
  • Während der Veranstaltung sollten Fotos gemacht werden. Wer macht?

Marketing

  • Pressemitteilung vorher, ggf. hinterher (LINK) (mindestens 4 Tage vor der VA, höchstens 7)
  • Blogeintrag vorher, Bericht hinterher. Bereitstellung für die Blogs der anderen Kreise. (so früh, wie möglich. Wenn das Datum, Ort, Referent, Thema feststeht, dann muß die Info kommuniziert werden)
  • Wikiseite der Veranstaltung (ab Beginn. Fortlaufend ergänzt)
  • Erstelle eine Doodle-Umfrage
  • Bekanntmachung über die Mailinglisten (Bielefeld, OWL , einzelne Kreis-ML, ggf. NRW-Info, NRW-Aktive, angrenzende Kreise, z.B. WAF, Hameln). Sobald der Blogeintrag/die Wikiseite fertig ist, beginnt auch diese Maßnahme, die regelmässig Wiederholt wird (aber nicht zu oft…)
  • Socialmedia-Postings: Facebook-Seite des KV Bielefeld (auch auf denen der anderen Accounts), FB-Accounts der einzelnen Mitglieder, eine Facebook-Veranstaltung erstellen, Google+ in allen Punkten ebenfalls. Regelmässige Twitter Postings (ggf RT-Bitten an die entsprechenden Multiplikatoren mit vielen Followern) (siehe ML). Wenn Dir sonstige Kanäle einfallen: nur zu!
  • Wenn Flyer ausgelegt werden sollen: wer macht das Design? Wo sollen die ausgelegt, verteilt oder aufgehängt werden? Benötigte Menge (50 reichen für gewöhnlich aus)? Größe (DIN A5 reicht fürs auslegen, Aushänge DIN A4, oranges Papier)? Wer legt aus, verteilt oder hängt auf? (2 Wochen vorher sollte das Design fertig sein, eine Woche vorher Einsatz der Flyer)
    • Die Kreativen NRW sind vom Landesverband beauftragt, sich um Design im Landesverband NRW zu kümmern. Solange nicht gerade Wahlkampf ist und alle Plakate und Flyer haben wollen, geht das auch recht fix. Die Kreativen NRW sind eine Untergruppe der SG Gestaltung (bundesweit). Sie haben die ganzen Vorlagen für das corporate Design und Profi-Tools. Aufträge könnt Ihr einfach per Webformular einreichen: Kreative Auftrag. Bedenkt, dass Ihr mind. eine Woche für den Druck braucht und die Kreativen auch nur ehrenamtlich arbeiten. Das heisst, Ihr solltet den Auftrag etwa 4-6 vorher bei den Kreativen eintippen, dann gibt es auch keine schmollenden und frustrierten Designer.
  • Wir haben 33 Veranstaltungsplakate (=16 Doppelplakate). Dafür benötigt man Veranstaltungs-Aufkleber in DIN A3 quer.
    • Wer macht das Design?
      • Auch hier könnt Ihr einfach die Kreativen fragen. Kleine Dinge macht miracee (Susanne) für die Bielefelder auch ohne Auftrag. Einfach pingen.
    • Wer beklebt die Plakate?
    • Wer hängt die Plakate auf?
    • Wer hängt diese ab?
    • Wo sollen die hängen (LINK)?
    • Wer beantragt die Genehmigung (LINK)?
    • Ist Kleber vorhanden oder muß das noch gekauft werden?
    • Sind noch Kabelbinder vorhanden?
    • Abhängen: Seitenschneider/Kombizange)
    • ca. 7-10 Tage vorher Plakate aufhängen. Entsprechend muss die Genehmigung, die ca. 2 Werktage dauert, beantragt werden.
    • Abhängen am Tag nach der Veranstaltung)
  • Es sollte durchaus nach Privatspenden angefragt werden. Es empfehlen sich zweckgebundene Spenden, die am besten direkt auf das KV-Konto überwiesen werden, die Absprache erfolgt mit unserem Schatzmeister. Die Anfrage nach Privatspenden erfolgt über dieselben Wege, wie die Bekanntmachungen.

VA-Flowchart Bielefeld.png