BW:Kreisverband Rhein-Neckar/Heidelberg/Mitgliederversammlung2013.1/Ausschreibung

Die letzte Mitgliederversammlung des Kreisverbands Rhein-Neckar/Heidelberg hat den Vorstand damit beauftragt in den kommenden drei Monaten eine Mitgliederversammlung mit dem Hauptthema Kommunalpolitik zu veranstalten. Wir bitten deshalb alle darum, bei der Suche nach einem Raum und dem Organisieren der Veranstaltung zu helfen. Bitte melde dich bis 16.11.2012 mit Vorschlägen/„Bewerbungen“ beim Vorstand (vorstand@piraten-rnhd.de)

Ausschreibung zur Kreismitgliederversammlung 2013.1

Termin

• mögliche Tage:
  • 12.01.2013
  • 13.01.2013
  • 19.01.2013
  • 20.01.2013
• Die Kreismitgliederversammlung soll eintägig stattfinden.
• Zeitrahmen der Veranstaltung:
  • Von ca. 11:00 Uhr bis 18:00 Uhr (Akkreditierung ab 10:00 Uhr)
  • Der Aufbau muss vorher stattfinden!

Bei Fragen könnt ihr euch auch gerne an den Vorstand wenden.

Budget

Es stehen insgesamt 75 Euro inkl. aller anfallenden Kosten zur Verfügung.

Raum

• Es müssen mindestens 40 Menschen einen Sitzplatz an einem Tisch haben.
• Es muss eine Möglichkeit für eine Art Bühne geben. Diese muss nicht unbedingt erhöht sein. Sie muss Platz bieten für mindestens drei Personen und einen kleinen Tisch.
• Am Eingang muss es Platz für einen Tisch geben. (Für die Akkreditierung)

Erreichbarkeit

• Der Raum soll in Heidelberg oder dem Rhein-Neckar-Kreis liegen.
• barrierefrei zugänglich (notfalls durch geringe Hilfestellung)
• mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar (Fußweg < 5min)
• Parkplatzmöglichkeiten in der Nähe (Fußweg < 5min)

Technik

• Stromanschlüsse für Laptops
• Beamer und Leinwand
• W-Lan (für die Versammlungsleitung/Orga erforderlich)

Alle folgenden Punkte sind wünschenswert aber nicht zwingend notwendig

• Mikrofon auf der Bühne
• Saal-Mikro
• Streaming-Ausrüstung

Verpflegung

• Der Verzehr von selbst mitgebrachten Getränken und Essen sollte erlaubt sein.
• Ein Mindestumsatz pro Person kann und wird nicht garantiert werden.
• Ist der Raum nicht teil einer Gaststätte o. ä., sollte eine Teeküche/Küche zur Verfügung stehen. Bäcker, Metzger oder andere Lieferdienste sollten in diesem Fall in kurzer Nähe sein.

Budget-Erklärung

• Wichtig: Alle Preise inkl. MWst angeben!
• Alle Preise müssen verbindlich sein – d.h. wir brauchen eine Zusage, dass keine weitere Kosten anfallen, keine Nebenkosten entstehen, etc (bsp. nachträgliche Auflagen zur Stellung eines Handwerkers, Müllentsorgung usw.).
• Es steht ein Budget von 75,– € zur Verfügung. Der Betrag umfasst alles, was der Kreisverband bezahlt:
  • Raummiete (einschließlich eventuellen Nebenkosten)
  • Technik (Ton, Beamer, Leinwand, Stromkabel und Steckerleisten, ...)
  • Reinungskosten für die Raum
  • Auf- und Abbaukosten
  • evtl. Kosten für die Netzanbindung, Ausdrucke, etc