BW:Arbeitsgruppen/Material/Konzept
Aus Piratenwiki
Diese Seite enthält die im PiratenPad erarbeiteten Vorschläge.
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Konzept zur Bestellung und Verteilung von Give-Away-Artikeln und Flyern
Vorschlag 1: Kanban für die Piraten
Material, das vor Ort verbraucht wird, muss zunächst erstmalig verteilt werden. In der Laufzeit, in der es den Status "verfügbar" hat, wird es nachgeliefert und schließlich wird es auslaufen.
Wir unterscheiden die Bedarfsstellen, also die Vorratsstellen aus denen Infostände (oder andere Piratenveranstaltungen an denen Material verbraucht wird) ihren Bedarf ohne Mengenbuchung entnehmen, und die Verteilerstellen, die an nachgeordnete Stellen Material verteilen (z.B. Bezirksverbände). Die Materialbewegungen der Verteilerstellen werden durch die Karten erfasst und verbucht.
- Solange ein Material "in Planung" "in Einführung" oder "verfügbar" ist, kann eine Bedarfsstelle beantragen, auf die Liste der Materialempfänger genommen zu werden.
- Wenn eine Bedarfsstelle das erhaltene Material nicht (mehr) will, sendet sie es inklusive Karte zurück und wird für dieses Material von der Bedarfsstellenliste gestrichen. Später wieder aufgenommen zu werden bleibt davon unberührt.
Materialeinführung
Sobald (von wem?) beschlossen wurde, neues Material in den Warenkorb aufzunehmen, wird eine solche Menge beschafft, dass alle dafür festgelegten Bedarfsstellen eine Erstausstattung von mindestens 2 Verpackungseinheiten bekommen und der Nachschub für mindestens eine Nachbestellung gesichert ist. Allen Bedarfsstellen wird diese Erstausstattung unaufgefordert zu gesendet. Alle Bedarfsstellen müssen das Material prüfen und mit der Verteilerstelle Rücksprache halten, wenn sie das Material nicht benötigen oder eine Reklamation dazu haben.
Nachlieferung
Wenn einer Bedarfsstelle das Material einer Verpackungseinheit ausgegangen ist bestellt es mit der Bezeichnung auf der Karte eine neue Verpackungseinheit.
Materialauslauf
Da der Verbrauch nicht überall in gleichem Maße laufen wird, aber möglichst "olle Kamellen" irgendwann auch tatsächlich ausgelaufen sein sollen, muss auch der Auslauf organisiert sein.
Bekommt ein Material den Status "auslaufend", geben die Bedarfsstellen, die den geringsten Verbrauch an dem Material hatten, ihre Restbestände zurück an den Verteiler.
Bei Nachbestellungen zu diesen Artikeln müssen die anfordernden Bedarfsstellen die tatsächliche benötigte Menge angeben, um möglicht kleine Restbestände übrig zu behalten. Sie erhalten also nicht mehr unbedingt die vorher gültige "Verpackungseinheit".
Ist kein Material mehr im Verteiler vorhanden, bekommt das Material den Status "aus" und Nachbestellungen werden keine mehr angenommen.
Einleitung
Für Bedarfsermittlung, Bestellung und Verteilung von Dingen wie Flyern und anderem Infostandbedarf haben wir (die AG-Material) uns ein System überlegt, das sich an einer Methode namens Kanban orientiert. Im Gegensatz zu unserer bisherigen Vorgehensweise werden Beschaffung und Verteilung von Material nicht von oben herab gesteuert, sondern erfolgen stufenweise von unten herauf.
Geeignet ist dieses System für alle Artikel, die über einen längeren Zeitraum einen gleichmäßigen Verbrauch haben. Dies betrifft vor allem die typischen Verbrauchsgüter an einem Infostand, wie z.B Flyer, Kulis, Buttons. Nicht geeignet ist dieses System für Dinge wie Plakate, die nur einmal zu einem bestimmten Zeitpunkt gekauft werden.
Informationen über Kanban
Das Kanban-System stammt aus der japanischen Automobilindustrie und wurde von Toyota erfunden. Es orientiert sich an einem Supermarktprinzip, bei dem Ware entnommen und danach die Lücke im Regal bemerkt und wieder aufgefüllt wird. Jeder kümmert sich dabei nur um seine eigenen Vorräte. Weitere Informationen findet man unter http://de.wikipedia.org/wiki/Kanban
Warum Kanban für die Piraten
Beschaffung von Flyern und Ähnlichem werden bisher durchgeführt, indem der Besteller durch Befragungen der Stammtische bzw. Infostände einen geschätzten Verbrauch für die nächste Zeit ermittelt. Üblicherweise erhält er von einigen Befragten keine Antwort, obwohl sie vermutlich Material benötigen. Andere antworten zwar, haben aber Probleme eine realistische Prognose über ihren Materialverbrauch abzugeben.
Dies führt dazu, dass die Informationen, die als Grundlage für die Bedarfsermittlung dienen, eine schlechte Qualität haben. Entweder werden die Daten vom Besteller zeitaufwändig aufbereitet oder die Bestellung geht deutlich am tatsächlichen Bedarf vorbei. Wir haben nicht die Mittel, um Übermengen zu besorgen, wollen aber auch keine Aktionen aus Mangel an Material versäumen. Auch das nachträgliche Umverteilen von Material kostet Zeit und Geld.
Das Piraten-Kanban soll nun für die Beschaffung von Material und für dessen Verteilung eine Baumstruktur nutzen. Bestellungen erfolgen durch den Landesverband. Dieser gibt das Material an die Bezirksverbände weiter. Infostandbetreuer erhalten dann von ihrem Bezirksverband Material.
Das heißt in der Praxis: Jeder Infostand hat ein Lager und bestellt bei seinem Bezirksverband nach, sobald eine bestimmte Materialmenge unterschritten wird. Auch die Bezirksverbände und der Landesverband haben jeweils ein Lager und eine Materialmenge, bei deren Unterschreitung eine Ebene höher nachbestellt wird. Jeder achtet also auf seinen eigenen Lagerbestand, versorgt seine "Kunden" und bestellt, sobald sich Lücken auftun, Material nach.
Sobald sinnvolle Mindestlagerbestände für alle Beteiligten ermittelt wurden, organisiert sich diese Art der Bestellung und Verteilung von unten nach oben. Dabei trägt jeder einen Teil der Gesamtverantwortung.
Vorschlag 2: Konzept zur bedarfsgerechten Anlieferung von Flyern
Statt einer Anlieferung im Kanban verfahren über verschiedene Zwischenlager wäre eine Direktverhandlung mit dem Lieferanten eine Alternative. Für generische Flyer bei der wir nicht zeitnah Änderungen erwarten und die in großen Stückzahlen abgenommen werden können bestellen wir nicht die Gesamtmenge Zentral sondern handeln mit dem Lieferanten ein Preis bei garantierter Mindestabnahme und Minimalbestellmengen aus. z.B. "100.000 Flyer in 2010 mit maximal 20 Bestellungen/Anlieferungen". Damit können wir dann 20 Events/Bezirke mit jeweils 5k Flyern beliefern ohne Lager oder Verteiler einzurichten.
Vorteil: das gleiche Logistiksystem (Direktbestellung) kann auch bei den wesentlich häufiger vorkommenden Bestellungen von aktuellen Flyern genutzt werden. Verwaltungsarbeit begrenzt sich auf Verwaltung von Verträgen, und nur an den Bedarfsstellen auch physikalischer Waren. Weniger beteiligte Zwischenstationen (bei denen Transportkosten und Arbeitszeit anfallen). Weniger Risiko von Bestandsunterschreitung, keine unterschiedlichen Prozesse für die unterschiedlichen Beschaffungsarten. Web Shop und Logistik des Herstellers kann benutzt werden ohne dass eigene Arbeit geleistet werden muss. Lädt auch zur Selbstbeschaffung (Sachspenden) ein. Kein totes Kapital in Lagerware (Schwund, Veralterung, wird Vergessen, geht Kaputt). --eckes
