BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna - Bericht zur GVLiho2015.1
Bericht, den ich im Rahmen der Finanzbeauftragung für die Gebietsversammlung 2015.1 erstellt habe. Erstellt von Corinna.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Ausgangslage
- 2 Tätigkeiten und Themen
- 2.1 Aufarbeitung der alten Vorgänge
- 2.2 Wiki-Dinge
- 2.3 Überweisen, Erstatten und Buchen
- 2.4 Bezirksspendenkampagne
- 2.5 Bußgeld für Wahlplakate
- 2.6 BankCard für das Bezirkskonto
- 2.7 Bezirkslager
- 2.8 Schatzi-Squad
- 2.9 Kommunikation mit dem Schatzmeister
- 2.10 Dokumentation und Ablage
- 2.11 Fundraising-Seminar
- 2.12 Berichterstattung
- 2.13 Die Zahlen
- 3 Zusammenfassung der offenen Aufgaben
- 4 Feedback
Ausgangslage
Berichtszeitraum
Dieser Bericht beginnt ab dem letzten Bericht zur Gebietsversammlung 2014.2.
Aufgaben laut Beschluss
Neu festgelegt auf der GVLiho2014.2 (Protokoll):
Gebietsbeauftragte*r für Finanzen
Die Gebietsversammlung wählt eine*n 'Gebietsbeauftragte*n für Finanzen', im Folgenden Beauftragte*n genannt, und überträgt ihr*ihm stellvertretend für die Gebietsversammlung die Aufgabe der Verwaltung des vom Landesverband zur Verfügung gestellten Bezirksbudgets. In die Verantwortung der*des Beauftragten fallen insbesondere:
- Die Beschaffung und Abrechnung von Geldern aus dem Bezirksbudget beim Schatzmeister/der Schatzmeisterin des Landesverbandes.
- Die stetige Zusammenarbeit mit den aktiven Piraten im Bezirk Lichtenberg.
- Die Erstellung eines voraussichtlichen Haushaltsplanes für die Amtszeit, der voraussichtliche Ausgaben (Raummieten, Standmieten u.ä.) enthält.
- Die Erstellung und Pflege einer öffentlich zugänglichen Anleitung zur Beantragung von Geldern aus dem Bezirksbudget, die Regelungen zu einer transparenten Antragsstellung beinhalten muss.
- Die eigenverantwortliche Entscheidung über Ausgaben von jeweils bis zu 150 Euro pro Einzelbeschluss.
- Für alle anderen Fälle bedarf es der transparent an geeigneter Stelle im Wiki dokumentierten Antragstellung von mindestens drei Lichtenberger Piraten.
- Die Erstellung und kontinuierliche Pflege eines transparenten und öffentlich zugänglichen Rechenschaftsberichts, der mindestens den Betrag und den Verwendungszweck der Kontobewegungen (inklusive der Ausgaben aus der Barkasse) beinhaltet.
Die*der Beauftragte wird für die Dauer von maximal vierhundert Tagen gewählt. Die Amtszeit endet spätestens mit der Wahl einer*s neuen Beauftragten. Die Wiederwahl ist zulässig.
Weitere Aufgaben
Eigene Ziele
- Ansprechpartner sein
- Finanzen transparent machen
- aktuelle Zahlen bereitstellen
- Anleitungen/How To/FAQs überarbeiten/erstellen
- Wikiseiten überarbeiten/betreuen
- Lastschriftverfahren bewerben
- Spendenkampagnen begleiten/kommunizieren
- Schatzi-Squad besuchen
- fortlaufenden Tätigkeitsbericht erstellen
- Kontakt zum Schatzmeister pflegen
Aufgabenbeschreibung vom Schatzi-Squad
- Kassen- und Kontoführung mit dem Softwaresystem pflegen
- Original-Dokumente und -Belege monatlich in die Landesgeschäftsstelle bringen
- Scans der Dokumente monatlich ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochladen
- monatliche Buchung der Vorgänge im Buchungstool
- Tätigkeitsbericht mit den Daten des Bezirkes für Gebietsversammlungen bereithalten
Tätigkeiten und Themen
Aufarbeitung der alten Vorgänge
- Auseinandersetzung mit den Vorgängen aus Matthias' Finanzbeauftragung dauert an
- Anfang Dezember 2014: Infomail an 1 Lichtenberger Piraten, der auf Erstattung wartet
- keine Antwort bekommen
- restliche alte Vorgänge: größtenteils noch nicht geklärt
- ich warte auf ausgefüllte Formulare, Belege, von Zeugen unterschriebenes Schriftstück (das fehlenden Beschluss ersetzt)
- erneutes Nachfragen steht noch aus
- Kontobewegungen (2013 und 2014): Abarbeitung einiger Unklarheiten/verbleibende Aufgaben stehen noch aus
Wiki-Dinge
- zahlreiche Seiten überarbeitet, aktualisiert und erstellt; dabei öfter Hilfe von Wiki-Experten erhalten
- Antragsstellung im Wiki optimiert:
- Tabelle "Offene Anträge" http://wiki.piratenpartei.de/BE:Lichtenberg/Anträge bereinigt
- Reparatur des Buttons: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Lichtenberg/Anträge/Beantragen
- Vorlagen optimiert
- Attribut:Ergebnis optimiert
- bisherige Finanzanträge um SMW-Bestandteile und neue Vorlagen ergänzt
- Antragsstellung im Wiki optimiert:
- Überarbeitung und Kommunikation der Anleitung zur (manuellen) Antragsstellung steht noch aus
- existierendes How-To-Finanzen erweitern und stärker kommunizieren: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Howto:Lichtenberg/Finanzen
- Erstellung von Anleitung und Workflow für die Gewährung eines Vorschusses steht noch aus
- Verfahrensproblem mit der Wiki-Antragsstellung:
- inzwischen eigenverantwortliche Entscheidung bis 150 Euro pro Einzelbeschluss, dadurch die meisten Vorgänge ohne Beschluss möglich
- trotzdem weiterhin Finanzanträge auch unter 150 Euro, weil dadurch Dokumentation und Beschlussnummer
- Aktualisierung der Kontobewegungen
- neue Aufgabenbeschreibung für Finanzbeauftragung (auf GV Liho 2014.2 beschlossen) im Wiki aktualisiert
- immer wieder über Finanzanträge entschieden und im Wiki auf angenommen/abgelehnt gesetzt
Überweisen, Erstatten und Buchen
- Nutzung der Arbeitstools:
- Starmoney: Software für Zugriff auf das Bezirkskonto
- relativ regelmäßig genutzt, seit 01.02.2015 kein Zugriff möglich; Klärung steht noch aus
- Buchungstool: Software für Buchungen der Kontobewegungen
- Buchungen für 2014 relativ regelmäßig erledigt
- seit 01.02.2015 kein Zugriff möglich; Klärung steht noch aus
- Dokumentenmanagementsystem (DMS): Software für Archivierung der Belege
- noch nicht regelmäßig genutzt
- Starmoney: Software für Zugriff auf das Bezirkskonto
- Ziel: gleicher Saldo in Starmoney und Buchungstool
- einige Unklarheiten vorhanden, außerdem für einige Buchungen (5) Platzhalter eingesetzt
- finale Klärung steht noch aus
- VPN-Zugang erhalten und eingerichtet
Bezirksspendenkampagne
- vom LaVo im Zeitraum 16.02.-31.03.2014 durchgeführt: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Finanzen/2014/Spendenaufruf/Bezirke
- Überweisung des LaVo-Zuschusses ist im September erfolgt
- genaue Auswertung (Anzahl der Spende und der Höhen, Unterscheidung Mitglieder oder Nicht-Mitglieder) seitens des LV steht noch aus
- Abschlussbericht steht noch aus
Bußgeld für Wahlplakate
- Belastung des Bezirksbudgets steht noch aus
BankCard für das Bezirkskonto
- Beantragung erfolgte bei Übergabe zwischen dem alten und neuen Schatzmeister im Dezember
- 2x BankCard + 2x PIN im Dezember erhalten
- Klärung der doppelten Karte steht noch aus
- Test-Geldabhebung steht noch aus
Bezirkslager
- mehrere Telefonate mit Pickens Selfstorage
- zweite Mietzeit (19.11.2014 bis 18.05.2015) organisiert:
- Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2014.2 gestellt
- Vertrag mit Pickens besprochen, per Mail erhalten
- Treffen mit Schatzmeister für Vertragsunterzeichnung
- unterschriebenen Vertrag zu Pickens gebracht
- Überweisung der Mietsumme an Pickens
- Wikiseite zum Bezirkslager aktualisiert
- Dokumente einscannen und Originale in der P9a hinterlegen: steht noch aus
- Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers steht noch aus: Antrag zur Weiterführung auf GV Liho 2015.1 gestellt
Schatzi-Squad
- Wikiseite: https://wiki.piratenpartei.de/BE:Squads/Schatzi
- weiterhin Koordination der Treffen
- regelmäßige Teilnahme an den Treffen, Ideen eingebracht und an Aufgaben mitgearbeitet
- Themen im Squad:
- Kassenprüfung/Rechenschaftsbericht 2014
- Neuwahl des Schatzmeisters auf der LMVB 14.2
- Nachweise von (Ab-)Plakatierfahrten
- Funktion von Rechnungsprüfer und Kassenprüfer
- Antrag S006 auf der LMVB 14.2: Abschaffung der Bezirksbudgets
- Nachbereitung Bezirksspendenkampagne
- Finanzplanung 2015:
- "Loch" von 25.000 € errechnet, dadurch "Gefahr", dass LV Berlin vom Nehmerland zum Geberland im Finanzausgleich wird
- Spendenkampagne gestartet, damit 25k wohl erreicht
- Erstattung der Kontoführungsgebühren
- Fundraising
- Mitgliederliste für Finanzbeauftragte
- FAQ für Finanzbeauftragte
- Berliner FAQ
- Verpflegung für Helfer/Gäste aus Parteimitteln
- Streuartikel-Sammelbestellung
- Schatzmeister-Sprechstunde
- Prozess für Auslagenerstattung/Reisekostenabrechnung beim LV
- nächstes Treffen am 06.03.2015, 19 Uhr, P9a
Kommunikation mit dem Schatzmeister
- regelmäßig konkrete Probleme und Vorfälle besprochen
Dokumentation und Ablage
- Scannen der Original-Belege: größtenteils erfolgt
- Hochladen der Scans ins DMS steht noch aus
- Sicherung der Kontoauszüge (Starmoney) und Buchungen (Buchungstool)
- neuere Sicherung steht noch aus
- Anschaffung eines USB-Sticks, um alle Dokumente verschlüsselt zu sichern (auch für spätere Übergabe sinnvoll): steht noch aus
- Original-Dokumente monatlich an den Schatzmeister bzw. in den Bezirksordner geben: steht teilweise noch aus
Fundraising-Seminar
- Nachbereitungstreffen steht noch aus
Berichterstattung
- Logbuch seit Beginn geführt: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna_-_Logbuch
- Zwischenberichte via Mail, dokumentiert im Wiki: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna_-_Zwischenberichte
- Wiederaufnahme der monatlichen Mail-Berichte steht noch aus
- Berichte zu Gebietsversammlungen
- Bericht zur GVLiho2014.2 am 25.10.2014: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Lichtenberg/Beauftragungen/Finanzen/Corinna_-_Bericht_zur_GVLiho2014.2
- Bericht zur GVLiho2015.1 am 28.02.2015: dieser Bericht auf dieser Wikiseite
Die Zahlen
Kontobewegungen bis zum 23.02.2015
- Kontostand: 1.325,92 Euro (siehe BE:Lichtenberg/Bezirksbudget#Bezirksbudget_Lichtenberg:_Kontobewegungen_2015)
Offene Zu- und Abflüsse
- zahlreiche alte offene Vorgänge: dabei teilweise nicht zuordenbar, ohne Formular, ohne Beschluss oder ohne Beleg
- würden alle diese Vorgänge noch abgerechnet werden, wäre das Bezirksbudget aufgebraucht
- erstattungsberechtigte Personen haben meist nicht geantwortet, Formulare und Belege meist nicht geliefert
- daher ist davon auszugehen, dass diese Erstattungen nicht in Anspruch genommen werden
- weitere offene Vorgänge:
- Bußgeld für BTW-Plakate: ca. - 328,50 Euro; wird wohl nicht mehr eingefordert
- Bezahlung der Pfeffersticks: ca. - 8 Euro; wird wohl nicht mehr eingefordert
- Erstattung für 500 Modellierballons: - 41,45 Euro
- Erstattung für Anschaffung des Lichtenberg-Buches für Alex Morlang: - 16,50 Euro
- Erstattung der Miete für die GVLiho2015.1: - 35,00 Euro
Mitgliedsbeiträge und Spenden
- Spenden (davon zweckgebunden)
- eingehende Beschäftigung steht noch aus
- Überarbeitung von Anleitungen und Erhöhung der Spendenbereitschaft steht noch aus
- zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
- eingehende Beschäftigung steht noch aus
Zusammenfassung der offenen Aufgaben
- Abarbeitung der alten Vorgänge:
- erneutes Nachfragen bei Piraten bzgl. der alten Erstattungsvorgänge
- Beseitigung von verbleibenden Unklarheiten in den Kontobewegungen 2013 und 2014
- Wiki-Dinge:
- Überarbeitung und Kommunikation der Anleitung zur (manuellen) Antragsstellung
- existierendes How-To-Finanzen erweitern und stärker kommunizieren: http://wiki.piratenpartei.de/BE:Howto:Lichtenberg/Finanzen
- Erstellung von Anleitung und Workflow für die Gewährung eines Vorschusses
- Überweisen, Erstatten und Buchen:
- Loginprobleme seit 01.02.2015 klären
- Buchungen für 2015 tätigen
- Platzhalter und Unklarheiten klären
- offene Vorgänge abarbeiten
- Bezirksspendenkampagne:
- genaue Auswertung (Anzahl der Spende und der Höhen, Unterscheidung Mitglieder oder Nicht-Mitglieder) von LV einholen
- Abschlussbericht erstellen
- BankCard:
- doppelte Karte klären
- Geldabhebung testen
- Bezirkslager:
- Diskussion/Beschluss über Weiterführung des Bezirkslagers vorantreiben, Formalitäten klären
- Dokumente einscannen und Originale in der P9a hinterlegen
- Aufgaben aus dem Schatzi-Squad:
- zahlreiche Vorhaben stehen noch aus
- Dokumentation und Ablage:
- Scannen von Dokumente der neueren Vorgänge
- mithilfe von ecoICE Scans in maschinenlesbares PDF umwandeln
- Scans ins DMS hochladen
- Original-Dokumente an den Schatzmeister bzw. in den Bezirksordner geben
- Anschaffung eines USB-Sticks
- Sicherung der Kontoauszüge (Starmoney) und Buchungen (Buchungstool)
- Fundraising-Seminar: Nachbereitungstreffen
- Berichterstattung: Wiederaufnahme der monatlichen Zwischenberichte via Mail
- Mitgliedsbeiträge und Spenden:
- Spenden
- Auflistung der Spenden (davon zweckgebunden)
- Überarbeitung von Anleitungen und Erhöhung der Spendenbereitschaft
- Mitgliedsbeiträge: Übersicht über zahlende Mitglieder (davon ermäßigt)
- Spenden
- Haushaltsplan erstellen
Feedback
Fragen, Anmerkungen und Kritik können hier gerne vermerkt werden.